Artykuł:
Na co zwrócić uwagę wybierając salę konferencyjną?
Napisany przez white, dnia 2019-05-07 10:38:36
Sala konferencyjna to miejsce, w którym organizowane są wszelkie spotkania o charakterze biznesowym. Organizacja takowych eventów musi być dobrze przemyślana, gdyż zwykle jest wizytówką dla naszej firmy oraz wpływa na dalszą współpracę z kontrahentami. Poniżej przedstawimy kilka czynników, które warto uwzględnić przy wyborze miejsca na konferencję.
Strategia spotkania
Tego rodzaju przedsięwzięcie na długo zapadnie w pamięci zaproszonych gości. Dlatego bardzo ważną kwestią jest dokładne zaplanowanie i określenie celu oraz korzyści, które chcemy pozyskać w wyniku współpracy. Szczególnie istotne jest uwzględnienie swoich priorytetów oraz stworzenie planu działania, który znacznie ułatwi nam poszczególne etapy przygotowania eventu.
Kolejnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę jest budżet, jaki jesteśmy w stanie przeznaczyć na organizację spotkania. Na wstępie warto również określić liczbę zaproszonych gości. Te czynniki pomogą nam wybrać optymalną salę konferencyjną oraz wyeliminować te, które nie spełniają wyznaczonych kryteriów.
Wielkość sali i komfort
Kluczową kwestią jest wybór pomieszczenia adekwatnego do liczby gości. W przypadku, kiedy lokum okaże się zbyt duże- istnieje ryzyko zapanowania chaosu, rozproszenia, co więcej zbyt duże echo może przyczynić się do słabej słyszalności prelegenta. Natomiast w małej sali może szybko zrobić się duszno i ciasno, co może wywołać wiele negatywnych emocji u zaproszonych gości. Warto więc zadbać o optymalną wielkość pomieszczenia.
Równie ważnym aspektem jest komfort, jaki odczuwają uczestnicy konferencji. Normą jest zapewnienie wszystkim wygodnych miejsc siedzących, jak również stołów oraz materiałów niezbędnych do przeprowadzenia prezentacji. Warto zadbać, aby każdy zaproszony miał do dyspozycji coś do picia.
Indywidualne potrzeby gości
Mimo, że takowe przedsięwzięcia organizuje się, by odnieść korzyści dla własnej firmy, niemniej jednak warto zadbać o indywidualne potrzeby każdego z uczestników. Należy wyeliminować wszystkie aspekty, które mogłyby wprawić gości w zły nastrój.
W przypadku, gdy planujemy poczęstować zaproszonych posiłkiem, wówczas powinniśmy wybrać lokum, które dysponuje również restauracją. To miły gest ze strony organizatorów, który z pewnością wpłynie na odniesienie dobrego wrażenia o firmie. Oprócz tego ciepły, smaczny posiłek bez wątpienia wprowadzi miłą, przyjazną atmosferę.
Wyposażenie i obsługa
Nowoczesna sala konferencyjno-szkoleniowa do wynajęcia, powinna dysponować sprzętem audiowizualnym, który usprawni przeprowadzenie prezentacji. Obraz jest jedną z najważniejszych form przekazu, dlatego w takowym pomieszczeniu nie może zabraknąć sprzętu typu projektor do wyświetlania różnego rodzaju grafiki.
Nieodzownym elementem wyposażenia jest także urządzenie nagłaśniające, bez którego niemożliwa byłaby dyskusja i rozmowy pomiędzy kontrahentami. Jeśli liczba zaproszonych gości wymaga większej sali konferencyjnej, wtedy warto zwrócić uwagę na wyposażenie w profesjonalne głośniki audio. Dodatkowo należy uwzględnić rodzaj krzeseł, na których zazwyczaj uczestnicy spędzą większą ilość czasu. Dobrym rozwiązaniem będą krzesła ergonomiczne, dopasowane do kręgosłupa. Ponadto ważnym czynnikiem jest również układ stołów. Wskazane jest zadbać, aby każdy z uczestników spotkania miał ze sobą kontakt.
Obsługa zobowiązana jest w sposób profesjonalny i doświadczony przyjąć przybyłych gości. Pracownicy powinni charakteryzować się uprzejmością oraz być kompetentni w stosunku do uczestników. Ich obecność powinna być jak najmniej odczuwalna wśród przybyszów. Ubiór personelu powinien być elegancki i schludny.
Profesjonalizm
W obawie przed wszelkimi zakłóceniami czy nieprawidłowościami powstałymi w wyniku spotkania, warto wziąć pod uwagę wybór ośrodka konferencyjno-szkoleniowego, w którym organizowane są różnorakie przedsięwzięcia. Doświadczeni profesjonaliści niewątpliwie zadbają o potrzeby każdego z gości oraz nie dopuszczą do powstania przyczyn, które mogłyby doprowadzić do burzenia nastroju spotkania.
Dobra lokalizacja
Niezbędnym aspektem jest także dogodna lokalizacja, dzięki której możliwe będzie szybkie i nieskomplikowane dotarcie na konferencję. Pobliski parking to dodatkowy atut. Dobre położenie sali wiąże się z dużą frekwencją. Natomiast lokale umieszone w najmniejszych zakątkach, często uważane za mało prestiżowe, co może zniechęcić przybyszów. Wskazane jest wybierać obiekty położone w pobliżu centrum miasta oraz takie, które są połączone ze środkami komunikacji. Jeśli zajdzie taka potrzeba- miło będzie, gdy Ty jako organizator eventu zadbasz o miejsce noclegowe dla swojego gościa.
Dodatkowe udogodnienia
Dodatkowym, dość istotnym szczegółem jest sprawdzenie dostępności do internetu, Wi-Fi oraz zasięgu telefonicznego na terenie lokalu. Warto wybierać takie obiekty, które wyposażone zostały w darmowy internet. Ten fakt zdecydowanie zostanie zauważony przez uczestników konferencji i wpłynie na wizytówkę Twojej firmy.
Podsumowanie
Organizacja konferencji to bezspornie ważne wydarzenie. Jednak, gdy zwrócisz uwagę na wspomniane czynniki i powierzysz organizację spotkania w ręce profesjonalistów, unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek. Warto zwrócić uwagę na takie sale konferencyjne, które spełniają powyższe kryteria oraz Twoje indywidualne wymagania.
Użyte tagi: wybnajem sali, sale konferencyjne, hotele
