Artykuł:
Organizacja imprezy charytatywnej krok po kroku
Napisany przez WP, dnia 2017-03-13 09:40:53
Impreza charytatywna może być ogromną pomocą dla organizacji zajmującej się chorymi dziećmi, ludźmi w potrzebie, bezdomnymi zwierzętami czy ochroną przyrody. Jak przymierzyć się do organizacji tak szczytnego eventu?
Imprezą charytatywną może być zarówno koncert czy festyn, jak i prostszy w organizacji kiermasz. Przygotowanie takiego wydarzenia wymaga sporo czasu, dobrego planu, a także zdolności organizacyjnych i umiejętności rozmowy z ludźmi.
Miejsce określa rozmiar eventu
Najważniejszą kwestią jest rodzaj przedsięwzięcia, jakiego się podejmiemy. Zacznijmy od wyboru miejsca na imprezę charytatywną. Wiedząc, jakim obszarem oraz typem lokalizacji dysponujemy, będziemy mogli łatwiej określić, jak duży może być nasz event i jak zorganizować go logistycznie. Zaletą dużej, otwartej przestrzeni jest jej dostępność dla większej liczby ludzi (również przechodzących przypadkowo). Nie rezygnujmy jednak z obiektów zamkniętych, gdy nadarzy nam się okazja. Kiermasz możemy zorganizować na przykład w ośrodku kultury czy w szkole. O możliwość organizacji koncertu i odpowiednie miejsce spytajmy władze lokalne oraz właścicieli terenów prywatnych, których mogłaby zainteresować taka forma promocji ich obiektu. Nie zapominajmy bowiem, że dla sponsora nasza impreza będzie reklamą i elementem tworzenia pozytywnego wizerunku marki.
Sponsorzy – klucz do sukcesu
Sponsorami mogą być firmy fundujące przedmioty do kupienia na kiermaszu, artyści grający nieodpłatnie, instytucje użyczające miejsca na imprezę, graficy, którzy wykonają plakaty i bannery informacyjne o evencie oraz producenci i dystrybutorzy artykułów spożywczych lub napojów. Zwłaszcza w trakcie wydarzenia na świeżym powietrzu uczestnicy będą mieli ochotę na lekką przekąskę oraz orzeźwiający napitek. Możemy też pokusić się o przygotowanie czegoś samodzielnie, pamiętajmy jednak, że będą to niemałe ilości. Nie zapomnijmy o przestrzeni, w której znajdzie się zaplecze gastronomiczne i rozmaite stoiska. Powinna być to przestrzeń zadaszona, która uchroni zarówno część gastronomiczną, jak i np. sprzedawane fanty przed ewentualnym deszczem. Warto zastanowić się nad niewielką halą namiotową wynajętą od specjalizującej się w takich konstrukcjach firmy, np. TENT.
Organizacja koncertu od strony prawne
Zorganizowanie kiermaszu jest o tyle łatwiejsze, że nie wymaga żadnych opłat. Musimy tylko otrzymać zgodę władz samorządowych na lokalną zbiórkę publiczną. Poza tym potrzebujemy „jedynie” atrakcyjnych fantów do kupienia. Powinniśmy zacząć zdobywać je wcześniej – warto uruchomić zbiórki takich darów za pośrednictwem mediów społecznościowych, zamieścić ogłoszenia w internecie, a także udać się do znanych osób – przedmiot podpisany czy pomalowany przez gwiazdę może sprzedać się za niemałą sumę.
Przygotowanie koncertu w plenerze będzie wymagało więcej wysiłku. Organizator musi uzyskać zezwolenie władz samorządowych na event, jeśli jest on imprezą masową w rozumieniu ustawowym. Powinien także spełniać odpowiednie wymogi sanitarne, przeciwpożarowe, ustaw podatkowych czy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Jak czytamy na stronie ZAiKS: W każdym przypadku imprezy charytatywnej trzeba przed jej odbyciem zapytać o zgodę autorów lub organizację zbiorowego zarządzania – ZAiKS, który mocą woli zarządzających nim twórców może zwolnić organizatora z zapłaty tantiem lub je obniżyć, ale nie musi. Gdyby podczas takiej imprezy były wykorzystywane artystyczne wykonania z nośników, czyli nie byłoby żywych artystów, np. charytatywna dyskoteka, projekcja filmu, trzeba by o zgodę zapytać także organizacje zarządzające prawami pokrewnymi (źródło: http://www.zaiks.org.pl/170,154,5_imprezy_charytatywne_w_swietle_prawa_autorskiego.st_2). Organizacja koncertu wiąże się ponadto z zapewnieniem odpowiedniej akustyki oraz sprzętu nagłaśniającego.
Warto, aby nasza impreza miała także walory edukacyjne. Jeśli zbieramy fundusze dla dzieci niepełnosprawnych, przygotujmy materiały informujące o problemach, z jakimi się borykają; możemy też pomyśleć o wspólnych zabawach integracyjnych. Jeżeli wspomagamy schronisko dla zwierząt, przyszykujmy ulotki na temat zwierzaków lub materiały zachęcające do adopcji. A może nawet któreś spośród bardziej towarzyskich zwierząt „zgodzą się” na udział w tej imprezie? Wspólna zabawa z psem może przyciągnąć rzesze chętnych. Pamiętajmy, że wiele zależy od pomysłów na imprezę oraz od naszego zaangażowania.
Użyte tagi: TENT, halą namiotową, tent.com.pl, namiot, namiot na imprezę, organizacja eventu, impreza plenerowa, wp
