Stylowa sala konferencyjna

Napisany przez WP, dnia 2016-02-29 12:54:52

Organizacja konferencji, czy to biznesowej, czy edukacyjnej, stanowi poważne wyzwanie. Oprócz koordynacji przebiegu wykładów, prelekcji oraz szkoleń, organizator musi zadbać o bardziej podstawowe sprawy, jak np. wybór najlepszej lokalizacji. Na co zwrócić uwagę w poszukiwaniu stylowej i funkcjonalnej sali konferencyjnej?

Decydując się na salę konferencyjną, w której chcemy zorganizować konkretne wydarzenie, powinniśmy zwrócić uwagę przede wszystkim na jej wielkość oraz na to, czy właściciel zapewnia całe niezbędne wyposażenie – mówi manager z Centrum Konferencyjno-Bankietowego Hotel Trylogia pod Warszawą.

Wielkość ma znaczenie 

Ta uwaga wydaje się być banałem, jednak wciąż zdarza się, że organizatorzy nie przykładają wystarczającej wagi do dokładnego oszacowania planowanej liczby uczestników konferencji. Sytuacje, w których brakuje miejsc dla gości są bardzo krępujące dla wszystkich obecnych, dlatego wybierając salę konferencyjną warto posiadać dokładnie przemyślaną listę uczestników i nie wychodzić z założenia, że „jakoś to będzie”.

Istotny wpływ na pożądaną powierzchnię pomieszczenia ma też charakter planowanej konferencji i wynikające stąd ustawienie stołów i krzeseł. W przypadku klasycznych wykładów ustawienie stołów dla słuchaczy pozwala na pomieszczenie maksymalnej liczby uczestników. Natomiast spotkania o charakterze warsztatowym, gdzie celem jest nawiązanie lepszego kontaktu prelegenta ze słuchaczami oraz słuchaczy między sobą, wymagają bardziej zamkniętego ustawienia stołów. tzw. układ w podkowę sprawia, że uczestnicy zyskują większą swobodę, ale jednocześnie ogranicza się pełną przestrzeń użytkową. Zatem wybierając salę powinniśmy mieć ogólną wizję przebiegu konferencji czy szkolenia.

Wyposażenie sali konferencyjnej 

Podstawowym elementem wyposażenia sali konferencyjnej jest odpowiednie nagłośnienie. W przypadku dużych wydarzeń, gdzie liczba słuchaczy osiąga od kilkudziesięciu do kilkuset osób niezbędne są mikrofony. Obecnie coraz chętniej podczas prelekcji i prezentacji wykorzystuje się materiały multimedialne, dlatego warto być przygotowanym na takie wymagania sprzętowe.

Jako standard przyjmuje się już wyposażenie sali w projektor multimedialny lub monitor oraz szybki dostęp do internetu. Nie można zapominać, że jakość obrazu z projektora wymaga odpowiedniego zaciemnienia sali. Komfort uczestników zależy także od zachowania właściwej temperatury - ogrzewanie oraz klimatyzacja w pomieszczeniu.

Lokalizacja

Gdzie najlepiej organizować konferencję? Tam, gdzie każdy dotrze bez problemu. Dobra komunikacja powinna być jednym z podstawowych czynników wpływających na wybór sali konferencyjnej. Jeżeli uczestnicy konferencji zapewniają sobie dojazd we własnym zakresie, w gestii organizatora jest maksymalne ułatwienie tego zadania. Bliskość przystanków autobusowych i kolejowych czy lotniska jest tutaj istotną rzeczą. Nie należy zapomnieć o dużej części uczestników dojeżdżających własnymi samochodami. Na taką okazję obiekt powinien dysponować strzeżonym, pojemnym parkingiem, najlepiej bezpłatnym. Doskonałym przykładem takiego miejsca w okolicach Warszawy jest Centrum Konferencyjno-Bankietowe Hotel Trylogia. Usytuowanie kompleksu w podwarszawskiej Zielonce umożliwia korzystanie z ciszy i spokoju malowniczej okolicy, a jednocześnie zapewnia wygodny dojazd z centrum stolicy. Dodatkowo posiada bezpłatny strzeżony parking dla samochodów i autokarów.

Wygoda w najbardziej praktycznym wymiarze to nie wszystko. Na komfort gości wpływa przecież także estetyka miejsca, szczególnie jeśli konferencja planowana jest na kilka dni, a goście przybywają z daleka. Zarówno wystrój samej sali konferencyjnej, jak i całego ośrodka, a więc restauracji oraz pokoi, w których będą zakwaterowani przyjezdni goście, stanowią swego rodzaju wizytówkę organizatorów. Wybór stylowego i funkcjonalnego miejsca, które spełnia najwyższe standardy sprawi, że wydarzenie wywrze na uczestnikach pozytywne wrażenie.

Użyte tagi: Hotel Trylogia