Określ cel, temat i odbiorców
Zastanów się jaki jest główny cel konferencji? Jak wpisuje się w biznesowy plan przedsiębiorstwa? Czy celem spotkania jest pozyskanie nowych klientów, umocnienie relacji z obecnymi kontrahentami, wprowadzenie na rynek nowego produktu, itp. W zależności od celu oraz odbiorców – z myślą, o których organizujesz wydarzenie, zastanów się nad listą tematów, jakie zaprezentować chcesz podczas konferencji. Jeśli masz już wstępny zarys interesujących Cię kwestii, pomyśl kogo mógłbyś zaprosić jako prelegenta. Często to właśnie prelegenci – ich prestiż, wizerunek eksperta w danej dziedzinie, warunkuje sukces konferencji. W zależności od rozmiaru i rozmachu wydarzenia, to kwestie, które należy rozważać najpóźniej na pół roku przed planowanym wydarzeniem.
Tworzenie budżetu konferencji
Określ próg rentowności – oszacuj, kiedy przychody z konferencji, pokryją koszt wydatków. Dowiesz się ilu „pewnych” uczestników konferencji musisz pozyskać, by przedsięwzięcie okazało się rentowne. Ustal całkowitą listę kosztów stałych. Do takich kosztów stałych zalicza się: koszt wynajmu sali, sprzętu audiowizualnego, koszta związane z zaproszeniem i zakwaterowaniem prelegentów, koszt druku ulotek, działań marketingowych związanych z promocją wydarzenia, wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w organizację konferencji. Zabezpiecz dodatkową kwotę na koszta zmienne i nieplanowane wydatki.
Zaplanuj harmonogram działań i określ tzw. nieprzekraczalne terminy, np.: dostarczenia ulotek, materiałów konferencyjnych. Pozwoli Ci to łatwiej zaplanować i skoordynować działania.
Wybór miejsca konferencji
Miejsce, w którym odbędzie się konferencja, może przesądzić o sukcesie wydarzenia. Wybierz miejsce o odpowiednim standardzie i lokalizacji. Sala powinna być dostosowana do liczby uczestników, wyposażona w odpowiedni sprzęt audiowizualny.
Zaproszenia i materiały konferencyjne
Wybrałeś temat, prelegentów i miejsce konferencji, czas zaprojektować, zamówić i wysłać zaproszenia oraz materiały promocyjne. Zadbaj, by wszystkie najistotniejsze informacje znalazły się w broszurach, na plakatach oraz zaproszeniach. Zadbaj o szatę graficzną i estetykę. Określ maksymalny termin ostatecznych zgłoszeń – to pozwoli Ci zarezerwować odpowiednią liczbę miejsc hotelowych oraz zamówić właściwą liczbę posiłków.
Archiwizacja i informacja zwrotna
Udokumentuj wydarzenie. Zaproś fotografa, który przygotuje relację fotograficzną z konferencji. Jeśli budżet Ci na to pozwoli, zatrudnij kamerzystę. Zarejestruj przebieg wydarzenia, poproś o wypowiedź prelegentów oraz uczestników konferencji. Zadbaj, by o wydarzeniu wiedzieli przedstawiciele mediów – prasa, radio, telewizja.
Daj szansę wypowiedzi i oceny wydarzenia przez osoby w nim uczestniczące. Możesz dokonać tego, rozdając pod koniec konferencji, uczestnikom ankiety oceniające do uzupełnienia. Zadbaj, by uczestnicy mieli okazję ocenić nie tylko poziom merytoryczny, ale również lokalizację czy catering. Wyciągaj wnioski, by z każdym kolejnym wydarzeniem, zbliżać się do perfekcji.
Hotel Lenart zaprasza
Hotel Lenart z Wieliczki, czterogwiazdkowe centrum konferencyjno-szkoleniowe, usytuowany jest w odległości 5 km od autostrady A4 Wrocław-Kraków-Rzeszów, zaledwie 20 minut drogi od Rynku Głównego w Krakowie. Hotel posiada doświadczenie w organizowaniu szkoleń, eventów, konferencji. Dysponuje 11 klimatyzowanymi salami konferencyjnymi. Dzięki nowoczesnym zastosowaniom architektonicznym, sale można dowolnie aranżować, by przystosować je do oczekiwań organizatorów. Łączna powierzchnia sal konferencyjnych wynosi 1250 m kw, jednocześnie może pomieścić 1000 użytkowników. Do dyspozycji organizatorów i członków konferencji udostępniany jet nowoczesny sprzęt multimedialny.
Organizatorzy konferencji, mogą liczyć na spore upusty cenowe na noclegi dla gości. Hotel dysponuje 55 pokojami dwuosobowymi o wysokim standardzie oraz 7 luksusowymi apartamentami. Goście hotelowi mogą bez ograniczeń korzystać ze strefy spa. Przed hotelem znajduje się monitorowany parking na 200 samochodów.
Hotel Lenart może poszczycić się znakomitą restauracją „Pod Kominem”, serwującą specjały kuchni słowiańskiej. Doświadczeni kucharze oraz profesjonalni kelnerzy, zapewnią doskonałą obsługę gastronomiczną wydarzenia.
Szczegółowa oferta centrum konferencyjno-szkoleniowego dostępna na stronie Hotelu Lenart – hotellenart.pl.
