Wielu Przedsiębiorców nie orientuje się ile tak naprawdę wydaje na materiały potrzebne do prowadzenia działalności w swojej spółce. Dlatego już od początku należy w firmie wprowadzić politykę efektywnego zarządzania zasobami.
Sprzęt do drukowania a tusze i tonery
Przy wyborze odpowiedniego sprzętu zazwyczaj sugerujemy się ceną. Jednak to nie powinno być podstawowym kryterium przy wyborze drukarki, ale koszty jej eksploatacji. TCO, czyli całkowite koszty druku, obejmujące m.in. rachunki za prąd i serwis i materiały eksploatacyjne, stanowią główną skalę zakupu danego urządzenia do drukowania czy kserowania. Inwestycja w droższy i często bardziej innowacyjny technologicznie sprzęt to niskie rachunki za druk.
Na przykład wielofunkcyjne urządzenie laserowe może zastąpić skaner, drukarkę, faks i kserokopiarkę. Dzięki takiemu rozwiązaniu zaoszczędzimy na kosztach zakupu innego sprzętu, a także na tuszach i tonerach. Tusze i tonery to wydatek niebagatelny w firmie, szczególnie jak potrzebujemy dokumentów w formie papierowej w znacznej ilości.
Producenci urządzeń drukujących nie zarabiają na swoich produktach, lecz na materiałach eksploatacyjnych. Tusze w komplecie do drukarki lub tonery do kserokopiarki mogą przewyższać koszty zakupu samych urządzeń. Ponadto oryginalne kartridże zawierają systemy zabezpieczające przed ponownym ich uzupełnieniem np. chipy. Co eliminuje możliwość regeneracji zużytego pojemnika z tuszem lub tonerem. Zamienniki do drukarek są obecnie najlepszym i najprostszym sposobem na obniżenie kosztów drukowania. Ceny alternatywnych materiałów eksploatacyjnych są o ponad połową mniejsze w porównaniu do oryginalnych. Pozatym sam zamiennik zazwyczaj ma większą pojemność atramentu niż jego oryginalny odpowiednik. Producenci markowych zamienników gwarantują ich wysoką jakość oraz możliwość poniesienia kosztów serwisu drukarki w razie uszkodzenia jej z przyczyn ich produktów.
Jak oszczędnie gospodarować zasobami firmy
Efektywne zarządzanie firmą nakłada na office mangerów i osoby administrujące zasobami firmy pewne ograniczenia, które w każdej szanującej się firmie powinny stać się standartem. Istatoną sprawą jest takie kształtowanie kultury w firmie, która sprzyja oszczędnościom i uczy pracowników dbania o efektywne gospodarowanie firmowym dobrem. Na początku warto wprowadzić pewne zasady:
Papier i jego wykorzystanie
Dziś mamy do dyspozycji możliwość skanowania dokumentów oraz przesyłanie ich drogą elektroniczną. W tym wypadku nie każdy dokument musi być wydrukowany i kserowany w wielu kopiach. Nie da się oczywiście zrezygnować z wszystkich wydruków, ale przy racjonalnej gospodarce można zmniejszyć ich ilość. Dobrym sposobem jest zarządzanie systemem druku dokumentów w firmie poprzez założenie haseł i loginów dla poszczególnych pracowników. Dzięki temu wiemy, kto ile zużył w danym miesiącu papieru, a tym samym sami pracownicy są zdyscyplinowani do stosowania oszczędnej polityki zarządzania zasobami materiałowymi w spółce. Ponadto mamy kontrolę na ilością zużywanych tuszy i tonerów.
Ewidencja przepływu zasobów w firmie
Temat dotyczy wszystkich środków trwałych i nie trwałych należących do spółki. Kontrola dystrybucji narzędzi potrzebnych do pracy, takich jak np.: pomoce biurowe, narzędzia, samochody itp., pozwala na monitoring zasobów firmy, a tym samym uczy pracownika należytego ich traktowania.
Planowanie potrzeb materiałowych
System racjonalnego zaopatrywania w niezbędne środki do prowadzenia firmy to jeden z głównych atrybutów umiejętnego rozplanowania wydatków na prowadzenie działalności w firmie. Warto w tym wypadku nawiązać współpracę z kilkoma stałymi dostawcami i kontrahentami, którzy będą nam dostarczać niezbędne produkty. Przy tym kupując ich wyroby i usługi w stałej kooperacji możemy wynegocjować sobie atrakcyjne ceny oraz dodatkowe przywileje.
Artykuł opracowany przy współpracy konsultantów firmy http://www.asarto.pl/
