W ostatnich latach coraz więcej mówi się o tym, jak istotne dla przedsiębiorstwa jest zarządzanie jego zasobami ludzkimi. Wprowadzenie systemu DMS (ang. document management system – system zarządzania dokumentacją) powinno być pierwszym krokiem do usprawnienia pracy tego departamentu.
Zamiana papierowych dokumentów na ich elektroniczne wersje rozwiąże problem, jakim jest organizacja urlopów. Zgłaszane elektronicznie wnioski urlopowe układają się w przejrzysty harmonogram, dzięki któremu rozplanowanie sezonu urlopowego nie będzie już skomplikowane. Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala przełożonemu mieć stały wgląd w grafik urlopów, dzięki czemu w łatwy sposób wyeliminować można problem nakładających się nieobecności. Bez problemu zaplanować można zastępstwa.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów sprawia, że pracownicy mają możliwość natychmiastowego sprawdzenia swojej sytuacji urlopowej. Zaoszczędza to czas zarówno samym pracownikom, jak i osobom sprawującym kontrolę nad stanami urlopowymi.
Nie jest to jednak jedyna kwestia, nad którą pozwala zapanować DMS. Zautomatyzowanie systemu obiegu dokumentów umożliwi przełożonym optymalizację pracy podwładnych oraz sprawne zarządzanie ich czasem. Na elektroniczny system obiegu dokumentów szczególną uwagę powinny zwrócić również firmy, których pracownicy często udają się w delegacje. Wprowadzenie DMS pozwoli takie wyjazdy rozliczać natychmiastowo, uwzględniając od razu diety pracownicze czy dodatkowe koszty. W identyczny sposób obsługiwane będą delegacje krajowe oraz zagraniczne. W pełni automatyczne, kompleksowe zarządzanie służbowymi wyjazdami pozwoli także przełożonym sprawować nad nimi szczegółową kontrolę.
Dzięki elektronicznemu systemowi obsługi dokumentów pracownicy mogą ponadto zgłaszać wnioski premiowe w formie elektronicznej. Rozwiązanie oferuje również Intranet pracowniczy, czyli portal do obsługi spraw pracowniczych.
Ogromnym ułatwieniem dla działu HR będzie również fakt, iż elektroniczne zarządzanie dokumentami pozwala przechowywać dokumenty personalne w formie plików. Brak konieczności trzymania papierowych akt oznacza możliwość pozbycia się fizycznych archiwów, a zwolniona w ten sposób powierzchnia przyda się w każdym przedsiębiorstwie.
Tego typu rozwiązania oferuje firma Primesoft Polska z Poznania. Ich intuicyjny program V-Desk pozwala na sprawną organizację systemu obiegu dokumentów. Przed wdrożeniem V-Desk jest ściśle dopasowywany do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Dodatkowo dla pracowników organizowane jest specjalne szkolenie z obsługi programu. System harmonijne współpracuje z już funkcjonującym w firmie oprogramowaniem i nie wymaga zakupu specjalistycznych urządzeń. Będzie on doskonałym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości ani branży w jakiej działa.
