By jednak przygotować profesjonalną konferencję z prawdziwego zdarzenia, koniecznie trzeba przestrzegać kilku kluczowych zasad. Jakich? O tym dowiesz się w poniższym tekście, gdzie zagadnieniu „Jak zorganizować udaną konferencję?” przyjrzymy się od podszewki.

Dokładna analiza

Zanim cokolwiek zaczniesz wprowadzać w czyn, gruntownie to przemyśl. Musisz mieć ściśle opracowany koncept swego działania, aby organizowane przez Ciebie spotkanie okazało się idealne. Na starcie warto precyzyjnie określić profil oraz konkretnie oszacować ostateczną liczbę uczestników. Nie ma w zasadzie większego znaczenia to, jak złożona ma być nasza konferencja, czego tematycznie ma dotyczyć oraz w jakim charakterze ma być realizowana. W praktyce, warto sobie odpowiedzieć na zasadnicze pytania- co chcemy osiągnąć? Jaki jest nasz cel i kto stanowi grupę targetową? Gdzie spotkanie ma się odbyć, a także jaka data będzie optymalna? Następny krok to dostosowanie naszego posiedzenia do potrzeb i preferencji zaproszonych gości. Dobrze jest nieco wybiec w czasie i rozważyć, czy taki plan działania, jaki sobie aktualnie wymyśliliśmy, rzeczywiście będzie ciekawy z perspektywy osób, które mają brać udział w organizowanym przez nas przedsięwzięciu. Wciel się zatem w rolę słuchacza i rozważ, czy aby na pewno koncept na który wpadłeś, jest interesujący. Zastanów się, czy słuchając treści i przekazując je w taki sposób jaki sobie początkowo zaplanowałeś zrobiłoby to na Tobie wrażenie, zapadło w Twoją pamięć i skutecznie do Ciebie dotarło, gdybyś to Ty był gościem. W końcu na udany projekt konferencji składa się także skrupulatna selekcja miejsc, w jakich debata mogłaby się odbyć. Idealnie sprawdzają się zwłaszcza świetnie nagłośnione, nowoczesne centra konferencyjne, które są wyposażone w nowoczesne rozwiązania.

Szczegółowo opracowane

Kolejny krok w kierunku organizacji wzorcowej konferencji to szczegółowe opracowanie scenariusza. Musimy mieć przejrzysty harmonogram, jaki będzie stanowił dla nas punkt wyjścia do konkretnego działania. Wyjątkowo istotne jest to zwłaszcza wtedy, kiedy planowane jest złożone wydarzenie z mnóstwem detali. Podpieranie się perfekcyjnym planem daje opcję wyzbycia się ewentualnego stresu, a także dopięcia wszystkiego na ostatni guzik. Co więcej, wyraźny schemat organizacyjny to ogromne ułatwienie współpracy z podwykonawcami, a wreszcie- świetna baza informacji stanowiąca podstawę do rozpoczęcia rzeczowych kalkulacji finansowych dotyczących ogólnych kosztów naszego przedsięwzięcia. Jeżeli masz mocno ograniczony budżet, powybieraj z opracowanej koncepcji te elementy, które chcesz w szczególności zrealizować, bądź które do realizacji są niezbędne. Sporym usprawnieniem pracy będzie też sporządzenie listy kontaktowej z numerami telefonów czy adresami mailowymi wszystkich związanych pośrednio lub bezpośrednio z konferencją.

Czytaj – Jak wybrać miejsce na konferencję?

Właściwa lokalizacja

Dużym plusem, jeśli chodzi o udaną konferencję jest stosownie dobrane miejsce jej odbywania się. Jest to istotne zarówno z punktu widzenia uczestników wydarzenia, jak także organizatora. Wielkie znaczenie ma tak estetyka pomieszczenia, jego wygląd i standardy w nim panujące, jak też praktyczność i przystosowanie obiektu do tego typu wydarzeń. Sprawdzić warto, czy budynek dysponuje odpowiednią liczbą stanowisk parkingowych, czy ma opcję przesuwania ścian, stosowne nagłośnienie, wystarczającą ilość krzeseł, dobry układ sal i ewentualną sposobność jego zmiany.

Artykuł powstał przy współpracy z konferencjenimbus.pl