Kiedy podejmujemy się wyzwania polegającego na zorganizowaniu konferencji, jesteśmy nastawieni na znalezienie odpowiadającego naszym wymaganiom hotelu, a w nim sali, potem ustaleniu terminu, ilości gości, sprzętu potrzebnego nam do przeprowadzenia prezentacji poszczególnych mówców, ewentualnie cateringu. Na tym jednak nasza rola nie powinna się kończyć. Istnieje bowiem wiele rzeczy dodatkowych, które możemy wykonać i które pozwolą nam zrobić jeszcze większe wrażenie na zaproszonych gościach. Warto je poznać, by wykorzystać je przy najbliższej okazji.

Oto 3 szczegóły, o których możliwe, że nie pomyślałeś, organizując swoją ostatnią konferencję, a które mogą pozostawić naprawdę pozytywny ślad w pamięci Twoich gości:

1. Zadbaj o dostępność czasu na dyskusje i zadawanie pytań

Zmorą źle przygotowanych konferencji jest nieumiejętne ustalenie ich planu. Mowa tu głównie o nierozgraniczaniu czasu właściwego od technicznego oraz o niedawaniu swobody czasowej na wypowiedzi po prezentacjach. Wypadniemy naprawdę dobrze, jeśli damy naszym gościom możliwość zadawania pytań prelegentom oraz rozpoczęcia żywej dyskusji na widowni, która przecież nie jest tam dla ozdoby.

2. Zaprezentuj wszystkim zaproszonym szczegółowy plan wydarzeń

Wydarzenia, podczas których nikt o niczym nie wie, nie są wydarzeniami udanymi. Ważne, aby nasi goście byli poinformowani, co, gdzie, kiedy i w jaki sposób. Z wyszczególnieniem każdej godziny. To pozwoli na zachowanie większego porządku podczas przebiegu wydarzenia i oszczędność czasu (na przykład nie będzie trzeba czekać z rozpoczęciem danej prezentacji na kluczowych gości). Dobrym sposobem nad zapanowaniem nad tą sytuacja będzie wydrukowanie dokładnego planu konferencji dla każdego gościa.

3. Jak rezerwujesz noclegi – zadbaj o pokoje typu twin

Często bywa tak, że goście chcieliby wykupić noclegi w pokojach dwuosobowych. Znacznym ułatwieniem będzie więc dla nich, jeśli rezerwując noclegi, zapewnisz im taką możliwość. Dodatkowo warto również dowiedzieć się, czy pojedyncze łóżka można łączyć w duże łoża dwuosobowe. Niekiedy bowiem na konferencjach pojawiają się pary lub małżeństwa.

Niby tak niewiele, a może podnieść poziom całego naszego wydarzenia. Szczegóły wyżej opisane to jednak tylko wierzchołek góry lodowej! Podobnych rad znaleźć można więcej i warto ich szukać. Wówczas staniemy się profesjonalistami w organizowaniu konferencji i wszelkich eventów biznesowych. Artykuł powstał we współpracy z Hotelem Nadmorskim w Gdyni specjalizującym się w organizacji konferencji.