Najmniejsza wpadka oznacza utratę klientów, zgodnie z zasadą – jeden zadowolony klient przyciągnie kolejnych dziesięciu klientów, lecz jeden niezadowolony klient to utrata stu potencjalnych – mówi Mariusz Michalski z serwisu magazynprzedsiebiorcy.pl.
Kluczowe jest wyposażenie sali szkoleniowej w taki sposób, by uczestnicy w istocie …. nie zauważyli wysiłku organizacyjnego, a w ich pamięci pozostało ogólne wrażenie komfortu i wygody. Merytoryki spotkania nie mogą zakłócić żadne problemy techniczne ani sprzętowe.
Wielkość sali konferencyjnej
W konferencji może brać udział 10 osób, ale również kilkaset. Od ilości uczestników zależy dobór elementów wyposażenia oraz potrzebnego sprzętu. Poza liczbą uczestników, ważny jest również charakter konferencji. Może ona polegać na wykładach z jednym wykładowcą i tzw. dyskusją z sali lub też na konferencji czynnej, w której aktywni są wszyscy uczestnicy i przybiera ona formę wspólnej dyskusji z pracą przy dokumentach.
Sala konferencyjna, bez względu na liczbę uczestników oraz charakter spotkania musi być wygodna komunikacyjnie, tzn każdy z uczestników powinien mieć możliwość swobodnego dojścia do swojego miejsca.
Sala konferencyjna powinna mieć kształt umożliwiający ustawienie krzeseł (i stołów) w wielu konfiguracjach. Wszelkie elementy konstrukcyjne, np. słupki lub ścianki znacznie utrudniają odczytywanie treści na ekranie projekcyjnym lub stanowią dyskomfort fizyczny słuchaczy.
Organizatorom i uczestnikom konferencji będą potrzebne również inne elementy, a w tym materiały drukowane. Jednym z najbardziej przydatnych, a wręcz koniecznych, są teczki konferencyjne, określane często jako teczki ofertowe. Nadadzą się doskonale na wszelkie materiały reklamowe i inoformacyjne.
Meble konferencyjne
Każda sala konferencyjna powinna być wyposażona w:
- Krzesła – stabilne, lecz lekkie, łatwe do przesuwania. Nie powinny być składane. Ze względu na wygodę uczestników, krzesła powinny być miękkie (obite materiałem) oraz wyprofilowane.
- Fotele – opcjonalnie sala konferencyjna powinna być wyposażona w fotele. Taka potrzeba jest wówczas, kiedy elementem konferencji jest np. debata zaproszonych gości specjalnych. Fotele ustawiane są przed widownią, przed fotelami ustawiane są niskie stoliczki z miejscem na wodę i szklanki lub notatki.
- Stoły – proste, solidne, bez zbędnych ozdób, najlepiej drewniane lub płyty MDF, wygodne do utrzymania czystości. Stoły konferencyjne powinny również wygodne do dowolnego ustawiania ich w taki sposób, by tworzyć z nich prostokąt lub kwadrat bez nieestetycznych przerw w blatach na styku stołów. Muszą ściśle do siebie przylegać.
Uwaga – wiele konferencji odbywa się bez potrzeby ustawiania stołów.
- Mównica – w zależności od potrzeb, wykładowca lub prezenter korzysta z mównicy. Powinna być odpowiednio wysoka, z blatem umożliwiającym ustawienie na niej laptopa oraz szklanki z wodą. Wskazane jest dla komfortu mówcy, żeby mównica miała tzw. krytą nogę, tzn., żeby widoczny był przede wszystkim tułów osoby prowadzącej wykład.
- Budka dla tłumaczy symultanicznych (jeżeli jest taka potrzeba) ustawiana jest zazwyczaj z tyłu sali konferencyjnej, jest przeszklona od połowy.
- Stół operatora nagłośnienia oraz wypożyczającego sprzęt do wysłuchiwania tłumaczeń (tourguide) najczęściej jest ustawiony z boku, w pobliżu budki tłumaczy symultanicznych, ewentualnie tourguide jest użyczany przed wejściem do sali konferencyjnej.
Krzesła biurowe, fotele, tablice i inne elementy wyposażenia sal konferencyjnych znajdziesz na https://janshop.pl
Wyposażenie audiowizualne sal konferencyjnych
Sprzęt audiowizualny musi być bezawaryjny i bezszmerowy. Nic nie może zakłócać komfortu uczestników konferencji.Wyposażenie obowiązkowe to:
- Projektor multimedialny z uchwytem sufitowym (najczęściej) lub windą do projektora.
- Ekran projekcyjny (rozwijany, stale umocowany w tzw. ramie, ewentualnie, w przypadku dużych konferencji i wielkich sal – tzw. ściana wizyjna)
- Zintegrowany komputer lub laptop konferencyjny ze wszystkimi potrzebnymi do prezentowanych treści urządzeniami,
- Elektroniczny wskaźnik dla wykładowcy, dla wygodnego wskazywania treści na ekranie,
- Zegar wskazujący upływający czas przeznaczony na wykład z sygnałem dźwiękowym o zbliżającym się końcu wykładu.
- Nagłośnienie oraz system dyskusyjny – w przypadku konferencji z zastosowaniem stołów tę funkcję pełnią stojące na stołach mikrofony z głośnikami, w przypadku konferencji o charakterze wykładów niezbędna jest odpowiednia ilość mikrofonów bezprzewodowych
- W zależności od wielkości pomieszczenia i liczby uczestników przebywających poza salą i łączących się zdalnie można wykorzystac dedykowany sprzęt do telekonferencji , który zapewni wysoką jakość rozmowy i komunikacji.
- W przypadku konferencji coraz popularniejszych konferencji “hybrydowych”, w których uczestnicy konferencji łączą się z gośćmi przebywającymi poza salą konferencyjną, niezbędne jest dodatkowe wyposażenie w terminale wideokonferencji
- System Centralnego Sterowania urządzeniami na sali, który umożliwia wygodne uruchamianie lub wyłączanie sprzętu konferencyjnego
- Pętla indukcyjna (czyli system wspomagania słuchu) jest wskazana dla osób, które używają aparatów słuchowych. Pozwala ona na odbieranie dźwięków bez zakłóceń płynących z innych urządzeń w pobliżu lub związanych a nieodpowiednią akustyką pomieszczenia. Pętla indukcyjna “zbiera” głos z mikrofonu wprost do aparatu słuchowego.
Wyposażenie sal szkoleniowych
Sale szkoleniowe, ze względu na formę zajęć mogą wymagać nieco innego wyposażenia. W tych przypadkach sale muszą być wyposażone w odpowiednią ilość przyłączy do podłączenia większej ilości sprzętu komputerowego lub innego, specyficznego dla typu szkolenia.
Jeśli szukasz pomocy w działaniach marketingowych, zdecyduj się na Brandformers
Sprawdź również: biuro tłumaczeń ReddoTranslations
Zapisz sie na darmowe szkolenie o KSeF w firmach. Nadchodzi Rewolucja w fakturowaniu w 2024:
Dodatkowe wyposażenie sal szkoleniowych i konferencyjnych
Pełen komfort korzystania z sal konferencyjnych to dodatkowo niezbędna w obecnych czasach klimatyzacja, a także możliwość sterowania zaciemnieniem sali konferencyjnej (żaluzje okienne).
Sprzęt musi być sprawny techniczne i każdorazowo, przed każdą konferencją dodatkowo sprawdzany.
