Praca zdalna to coś, na co z roku na rok decyduje się coraz to większa liczba osób, dlatego firmy globalne są zmuszone zapewniać swoim pracownikom swobodną komunikację nawet wtedy, gdy mieszkają oni w różnych zakątkach świata. Nie tajemnicą jest jednak to, że do każdej wideokonferencji należy się w odpowiedni sposób przygotować. Osoba, która decyduje się przeprowadzać takie internetowe spotkanie, musi przygotować się w sposób merytoryczny oraz zapewnić sobie odpowiedni sprzęt. Czym tak naprawdę jest wideokonferencja? Jakie rodzaje wyróżniamy? W jaki sposób się do niej przygotować? Przekonajmy się!

• Jeśli potrzebujesz miejsca i pomocy w organizacji tego typu wydarzeń poznaj je – e-konferencje.pl/obiekty/typ_miejsca-na-wideokonferencje-webinaria-wideoszkolenia/ – na tej stronie znajdziesz tego typu obiekty.

Wideokonferencja – co to jest?

Wideokonferencja to nic innego jak przesyłanie w czasie rzeczywistym zarówno swojego sygnału audio, jak i wideo, a także danych w formie wszelkiego rodzaju grafik, dokumentów elektronicznych, czy też wykresów. Wszystko to udostępniane jest użytkownikom, którzy są oczywiście obecnie na naszej wideokonferencji. Dzięki takiemu działaniu są oni w stanie poczuć się, jakby byli z prowadzącym w jednym pokoju. Właśnie to jest celem internetowych spotkań i w większości wypadków jego spełnienie nie jest aż tak trudne, jak mogłoby nam się wydawać. Dlaczego? Oczywiście za sprawą postępującej technologii, która po prostu nam to umożliwia.

Jakie rodzaje wideokonferencji wyróżniamy?

Jak się można domyślić, wideokonferencja to dość szeroki temat, dlatego możemy spotkać się z różnymi typami takich spotkań. Jakimi?

• Wideokonferencja „punkt – punkt”. Pozwala nam ona na przesyłanie sygnałów wideo oraz audio pomiędzy dwoma konkretnymi lokalizacjami, zaliczamy do nich zarówno grupy osób, jak i pojedyncze jednostki. To bardzo prosty oraz tani tryb, gdyż wymaga od nas wykorzystania jedynie dwóch terminali i łącz;
• Wideokonferencja lektorska. W tym wypadku jedną lokalizacją będzie lektor, który będzie jedyną widzialną osobą. Reszta ludzi będzie mogła się z nim kontaktować;
• Wideokonferencja „wielopunkt”. Dzięki niej jesteśmy w stanie przekazywać swój sygnał pomiędzy kilkoma określonymi lokalizacjami;
• Wideokonferencja konferencyjna. Na monitorze wyświetlane są dane z wielu lokalizacji;
• Wideokonferencja dyskusyjna. Podobna do trybu lektorskiego, jednak umożliwia każdemu użytkownikowi sprawdzenie, kto aktualnie zabiera głos.

Teleobecność w wielkich korporacjach – jak to wygląda?

W przypadku, gdy przedstawiciele dwóch firm znajdują się daleko od siebie, jednym ze sposobów na zapewnienie swobodnej komunikacji są tak zwane systemy teleobecności. Prawda jest jednak taka, że to niezwykle zaawansowane, a co za tym idzie, drogie rozwiązania, na które mogą sobie pozwolić tylko największe korporacje. Dzięki nim uczestnicy mogą się poczuć, jakby siedzieli przy tym samym stole, co jest ogromną zaletą.

Jak samodzielnie przygotować się do wideokonferencji?

Zanim zakupimy sam sprzęt do wideokonferencji oraz wybierzemy konkretne oprogramowanie, musimy przygotować odpowiednio dobre łącze internetowe. Transmisja obrazu oraz dźwięku dość poważnie obciąża łącze, dlatego powinniśmy o tym pamiętać. Wraz ze wzrostem ilości planowanych uczestników danej wideokonferencji, przepustowość łącza jej twórcy musi rosnąć. W przeciwnym razie całe przedsięwzięcie po prostu się nie uda.

Kamera, czyli niezbędne urządzenie

Najważniejszym narzędziem, które służy do prowadzenia wideokonferencji, jest oczywiście kamera. Każda osoba, jaka bierze udział w spotkaniu, powinna się w nią zaopatrzyć. Oczywiście w przypadku, gdy nie zamierzamy wykorzystywać do komunikacji, tylko i wyłącznie naszego głosu. Nie możemy zapomnieć o tym, że na obrazie, jaki nadawany jest z naszej kamery, nie powinny znajdować się wszelkie niepożądane przedmioty. Samo urządzenie powinno nam pozwalać na swobodną regulację oraz obsługiwać zarówno tryb panoramiczny, jak i szerokokątny. Możemy nie kupować kamery oraz wykorzystać tą, którą mamy w laptopie, jednak w większości wypadków jakość takiego sprzętu nie należy do najwyższych.

Czy mikrofon jest konieczny?

Wbrew pozorom to kamera, a nie mikrofon jest podstawową częścią całego zestawu przeznaczonego do wideokonferencji. Dzieje się tak za sprawą tego, że spora część takich urządzeń ma już wbudowany mikrofon, co jest bardzo wygodne. W przypadku, gdy nasz sprzęt tego nie ma, warto postawić na kompletny zestaw słuchawkowy. Najważniejsze jest to, aby był on dla nas wygodny oraz pod żadnym pozorem nie zasłaniał naszej twarzy. W przypadku, gdy każdy uczestnik będzie korzystał ze słuchawek zamiast głośników, prawdopodobieństwo wystąpienia sprzężenia zwrotnego będzie bardzo małe, a komfortowa rozmowa jak najbardziej możliwa. 

• Poznaj – Produkty Apple – więcej niż urządzenia

Sprawdź ofertę na sprzęt do wideokonferencji na stronie hdcinema.pl

Jak wybrać oprogramowanie do wideokonferencji?

Jeśli zamierzamy zorganizować wideokonferencję, warto postawić na komunikatory, takie jak Skype, czy też Google Hangouts. Użytkownik, jaki będzie chciał do niej dołączyć, będzie musiał zainstalować stosowną aplikację, czy też wtyczkę. Z kolei zadaniem prowadzącego będzie zaproszenie konkretnych osób, dzięki czemu będą miały one prawo się z nim połączyć.