Sale biznesowe to nic innego jak sale konferencyjne, nie dajmy się zatem zwieść inną nazwą – wyposażenie i przeznaczanie pozostają takie same.
W centrum konferencyjnym, czy też w obiektach hotelowych tego typu sale są w wyposażeniu standardowym. Różnice polegają tylko na tym, co wchodzi w skład takiej sali, jakie są jej rozmiary, układ czy lokalizacja.
Prestiżowe obiekty konferencyjne mają się czym pochwalić, posiadają sale o układzie teatralnym/kinowym, o układzie klasowym/szkolnym, o układzie podkowy/litery U, czy o układzie bankietowym. Zatem zanim przystąpimy do poszukiwania tej najlepszej na nasz użytek, zastanówmy się nad tym, czego tak naprawdę potrzebujemy.
Ważna jest powierzchnia sal biznesowych – to od ilości osób, których spodziewamy się na konferencji zależna jest jej pojemność. W przypadku małych spotkań układ w kształcie litery U, czy typ szkolny sprawdzi się wystarczająco, a dodatkowo profesjonalne sale konferencyjne mają możliwość dowolnej zmiany układu krzeseł, czy stolików według naszych potrzeb. Dla większej konferencji najwygodniejsze będą sale biznesowe o układzie teatralnym.
Wyposażenie sal jest bardzo ważne, a typowa sala konferencyjna powinna być wyposażona w odpowiedni sprzęt. Do sprzętu, który powinien się znaleźć w takich salach należy przede wszystkim projektor multimedialny z ekranem projekcyjnym (optymalne rozwiązanie to montaż projektora na suficie i ekranu na ścianie.) Projektor może być również zamontowany na tak zwanej windzie opuszczanej elektrycznie. Kolejny element wyposażenia sal biznesowych to system nagłaśniający – w małych salach wystarczy kilka głośników w suficie lub na ścianach tak, aby można było bez problemu odtworzyć prezentację multimedialną lub film. Przed złożeniem zamówienia na salę sprawdźmy także oświetlenie oraz klimatyzację.
Lokalizacja sali też jest ważna zwróćmy zatem uwagę także na to, czy znajduje się ona w niedalekiej odległości od toalet, czy w pobliżu znajdują się również dodatkowe wyjścia przed budynek lub na tarasy, które z pewnością docenione zostaną przez palącą część audytorium. Warte uwagi są także tak zwane „punkty kawowe”, czyli miejsca do samodzielnej obsługi z herbatą, kawą, bądź drobnymi przekąskami. Na użytek konferencji przewidzianych na kilka godzin lub 2 – 3 dni ich trwania, warto zastanowić się nad rezerwacją takich sal biznesowych, które usytuowane są w obiektach posiadających zaplecze gastronomiczne. Sale restauracyjne to atut, który docenią także zaproszeni prelegenci.
Klienci biznesowi lubią wygody, pomyślmy więc o kolejnych elementach tworzących całą profesjonalną obsługę konferencyjną. Dobry organizator dba o swoich gości, a to oznacza, że zaproszeni goście mają do dyspozycji pokoje hotelowe, a także zaplecza rekreacyjno – rozrywkowe. Właścicieli obiektów hotelowych nie dziwią już pytania o Spa, o możliwość zamówienia masażu, czy dostęp do basenu.
W przypadku sal biznesowych liczy się jakość ale też i ilość. Im więcej sal konferencyjnych z prestiżowym wyposażeniem w otoczeniu ekskluzywnego wnętrza hotelu tym lepiej. Klienci muszą mieć z czego wybierać, bo tylko wówczas czują satysfakcję z dokonanego zakupu, czy usługi.
Małgorzata Michalska
