Współpraca z agencją eventową to krok do sukcesu w organizacji wydarzenia, które na długo zapadnie w pamięć jego uczestników. Jej wybór nigdy nie powinien być jednak dziełem przypadku. Jak podjąć właściwą decyzję? Poznaj 10 pytań, dzięki którym z łatwością ocenisz kompetencje, doświadczenie i profesjonalizm wybranej firmy.
- Czy firma eventowa ma doświadczenie w organizacji wydarzeń o podobnym charakterze?
To pytanie, które warto zadać już na samym początku. Dotyczy to zwłaszcza wydarzeń, nieco odbiegających od standardowych eventów, co z kolei rodzi konieczność specjalistycznej wiedzy i odpowiedniego podejścia. Mowa tutaj np. o tematycznych warsztatach, konferencjach online czy koncertach gwiazd, organizowanych na świeżym powietrzu. Dobrym rozwiązaniem może być poproszenie o portfolio, stanowiące formę potwierdzenia zrealizowanych do tej pory projektów.
- Jak wygląda współpraca?
To kolejne pytanie, które warto zadać, by nie dać się zaskoczyć. Zanim jednak to nastąpi, należy zorientować się, jak szeroki zakres wsparcia oferują profesjonaliści. Możesz to zrobić na stronie Cafe PR, należącej do agencji, której głównym celem jest organizacja eventów dla firm. W tym przypadku profesjonalna pomoc obejmuje swoim zasięgiem cały proces – od kształtowania się koncepcji, aż po jej pełną realizację. Dzięki temu pytaniu dowiesz się również, czy firma naprawdę rozumie twoje potrzeby i jest w stanie im sprostać.
- Czy wybrana firma posiada doświadczenie w organizacji eventów w konkretnym miejscu?
To pytanie nabiera na znaczeniu zwłaszcza wówczas, gdy miejsce jest nietypowe lub też wymaga szczególnych rozwiązań. Dotyczy to zwłaszcza lokalizacji, w których:
- konieczne staje się zastosowanie specjalistycznego sprzętu,
- obowiązkowe jest pozwolenie,
- trzeba zadbać o organizację dowozu.
Atutem może być jednak również doświadczenie w organizacji wydarzeń w konkretnej restauracji czy hotelu, co pozwoliło poznać zaplecze lokalu i panujące w nim warunki.
- Kto będzie koordynował realizację projektu?
Pytanie to pozwoli uniknąć trudności w skontaktowaniu się z osobą, odpowiedzialną za realizację przedsięwzięcia. Aby zminimalizować takie ryzyko, dobrym rozwiązaniem będzie poproszenie o namiary na przynajmniej dwie osoby.
- A co z zapleczem technicznym?
Wiesz już, jakie doświadczenie ma firma eventowa i kto będzie koordynował działania. Zanim jednak podpiszesz ostateczną wersję umowy, zorientuj się również, jakie zaplecze techniczne posiada dana agencja eventowa. Własny sprzęt, jak np. nagłośnienie czy rzutniki to spory atut, zwłaszcza gdy tego rodzaju urządzenia będą odgrywać istotną rolę. Takie przedmioty można co prawda wypożyczyć, ale zajmuje to więcej czasu i generuje dodatkowe koszty.
- Jak wygląda kosztorys przedsięwzięcia?
A skoro dotarliśmy już do kosztów, warto dowiedzieć się, czy wybrana firma eventowa może przedstawić szczegółowy kosztorys współpracy. W trakcie jego analizy upewnij się:
- jakie elementy zostały w nim zawarte,
- czy nie ma w nim ukrytych kosztów,
- czy jego założenia nie przekraczają ustalonego budżetu.
Dzięki temu unikniesz przykrej niespodzianki w postaci dodatkowych opłat.
- Jak zredagowana jest umowa?
A skoro pytasz o kosztorys, warto zapytać również o umowę. To właśnie na jej podstawie możesz bowiem dochodzić roszczeń w momencie, gdy współpraca nie spełni Twoich oczekiwań. Wzór umowy warto zabrać ze sobą przed jej podpisaniem, by na spokojnie przeanalizować jej treść, skupiając się na wszystkich zapisach.
- Czy można zmienić zapisy umowy?
Zmiana zapisów umowy to, wbrew pozorom, bardzo częsta sytuacja. Mowa tutaj przede wszystkim o:
- zwiększeniu lub zmniejszeniu liczby uczestników wydarzenia,
- dostosowaniu budżetu do zaistniałych okoliczności,
- przedłużeniu lub skróceniu czasu trwania eventu,
- rezygnacji z niektórych atrakcji.
Elastyczność w tym zakresie to spory atut, który warto wziąć pod uwagę, poszukując dobrej firmy eventowej.
- Czy firma posiada plan B na wypadek niespodziewanych sytuacji?
O jakich niespodziewanych sytuacjach mowa? Przede wszystkim o takich, które mogą realnie zakłócić przebieg wydarzenia, a nawet uniemożliwić jego realizację. Na ich liście znaleźć można m.in.:
- awarię sprzętu,
- brak prądu,
- nagłe załamanie pogody,
- problemy z transportem.
Ściśle opracowany plan działania na wypadek sytuacji awaryjnych minimalizuje bowiem ryzyko organizacyjnej porażki.
- Ile projektów realizowanych jest w danym momencie?
To ostatnie, choć równie ważne pytanie, które warto zadać, by uniknąć problemów i opóźnień w realizacji przedsięwzięcia. Nie oznacza to jednak, że należy odrzucać agencje z dużą liczbą zleceń. Wprost przeciwnie! Spore zainteresowanie usługami świadczy bowiem o ich wysokiej jakości. W takiej sytuacji warto jednak dowiedzieć się, ile osób zatrudnionych jest w firmie, jaki jest podział zadań i czy agencja gwarantuje pełną koncentrację sił na realizacji każdego projektu.
