Organizacja konferencji to odpowiedzialne i czasochłonne zadanie – efekt końcowy powinien być wolny od błędów, dlatego warto zlecić ją profesjonalnym firmom, które zajmą się nią od początku do końca. Od wyszukania najlepszego obiektu po zapewnienie dodatkowych atrakcji po zakończeniu konferencji i pożegnalnych upominków.

Organizacja konferencji pochłania sporą ilość czasu – to szukanie najlepszego obiektu, rozmowy z kontrahentami, dbanie o właściwą logistykę, a także załatwianie wielu drobnych z pozoru spraw. Zlecenie organizacji profesjonalnym menadżerom sprawia, że odcinamy się od zamieszania związanego z organizacją i możemy skupić się na merytorycznej stronie konferencji -wystąpieniach, analizach itp. Warto dodać, że obie strony (organizator konferencji, czy profesjonalny menedżer eventów jak i zleceniodawca) powinny być w ciągłym kontakcie, a menadżer powinien przedstawić rożne warianty ofert- różniące się ceną i jakością.

Organizatorzy konferencji, podobnie jak właściciele obiektów mają wspólny cel – zaprezentować się jak najlepiej. Dlatego profesjonalni organizatorzy imprez, powinni zadbać o to, by jak najlepiej współpracować z obiektami przyjmującymi zlecenie i klientami korzystającymi ze zlecenia. Wszystko w celu zapewnienia udanego spotkania biznesowego bądź konferencji tak, aby efekt zadowolenia był po obu stronach.

Dobra organizacja oparta na dobrym planie.

Pierwszym krokiem jest wyszukanie odpowiedniego obiektu – organizatorzy muszą zadbać o dobrą lokalizację, przeszukując bazę obiektów konferencyjnych, a także wynegocjować korzystne ceny i opłaty. Gdy obie strony dojdą do porozumienia, można rozpocząć planowanie drobniejszych elementów, jak zakwaterowanie uczestników, ustalenie menu podczas konferencji, czy zorganizowanie czasu wolnego po spotkaniu. Wiele hoteli i ośrodków konferencyjnych oferuje dodatkowe atrakcje dla gości – w zależności od położenia obiektu i oferty, może to być boisko sportowe, basen, strzelnica, kręgielnia, tor dla quadów, mini golf czy park linowy. Menedżer powinien dobrać dla uczestników najlepszą formę spędzania wolnego czasu, najlepiej w oparciu o wskazówki zleceniodawcy.

Oferty hoteli nie zawsze są zgodne z prawdą, dlatego rola organizatora to przede wszystkim sprawdzenie wiarygodności danego obiektu i jego możliwości. To organizator sprawdza stan obiektu. Sala konferencyjna nie jest dostatecznie przygotowana pod względem technicznym bądź pokoje noclegowe nie odpowiadają oczekiwanym standardom? To sygnał, aby wycofać się z oferty hotelu, czy obiektu konferencyjnego. Do zadań organizatora należy wyłapanie takich nieścisłości, jeszcze przed podjęciem dalszych działań.

Praca organizatorów konferencji dostosowana jest indywidualnie do potrzeb i preferencji klienta. „Diabeł tkwi w szczegółach” to przysłowie, które sprawdza się w przypadku każdej konferencji – jeden detal może negatywnie wpłynąć na ocenę całości. W ten sposób buduje się markę przedsiębiorstwa – jak wiadomo, sukces osiąga się dzięki ciężkiej i wytrwałej pracy, natomiast jeden błąd może go zniszczyć w ciągu sekundy.

Odpowiadając za powodzenie naszego klienta odpowiadamy także za swój sukces.