W dzisiejszych czasach spotkania zarówno video jak i face-to-face są codziennością, a ich ilość często potrafi cały dzień pracy. Czy musimy jednak tracić ten czas? Odpowiedzią na ten problem jest jedna z nowinek technicznych – system EOS. Zanim jednak pokażemy jak ten problem rozwiązać – zastanówmy się w jaki sposób on się objawia.
Pierwsza często spotykaną przyczyną nieefektywnego wykorzystania czasu na spotkaniach biznesowych jest poświęcanie czasu na konfigurację sprzętu do prezentacji, nagłośnienia lub systemu videokonferencyjnmego w salach konferencyjnych. Bardzo często odpowienie skonfigurowanie i ustawienie sprzętu jest skomplikowane i czasochłonne, co powoduje opóźnienia w rozpoczęciu spotkania lub związane jest z przerwami technicznymi w trakcie spotkań.
Innym częsty probelm to utrudnione podłączenie urządzeń do komputera lub innych systemów, zgodnością oprogramowania i sprzętu, konfiguracją sieci, brakiem aktualizacji lub koniecznością korzystania z różnych programów do komunikacji wideo. Wszystkie te czynniki mogą prowadzić do długiego okresu przygotowania przed rozpoczęciem spotkania.
Dodatkowo, użytkownicy mogą mieć brak wiedzy technicznej i doświadczenia w konfiguracji sprzętu, co może sprawić, że cały proces staje się bardziej skomplikowany. Tutaj warto zwrócić uwagę, że specjaliści w innych dziedzinach nie muszą mieć wiedzy o sprzęcie. Jednocześnie i z punktu widzenia przedsiębiorstwa jak i uczestników – czas jest cenny. Długi czas tracony na obsługe urządzeń pozostaje kosztem dla firmy, a jednocześnie utrudnia uczestnikom szybkie realizowanie ich zadań. Konieczność wywoływania specjalistów IT do rozwiązania problemów technicznych może dodatkowo wydłużać czas potrzebny na rozpoczęcie konferencji. Warto tez zwrócic uwagę, ze czas specjalistów IT jest kosztowny, a koszty ponosi przedsiębiorstwo.
Strata czasu na konfigurację sprzętu może prowadzić do frustracji uczestników, a także zmniejszać produktywność i wydajność spotkań. W dzisiejszych czasach wszyscy wiemy jak ważna jest motywacja podczas wykonywania obowiązków. Ona daje kreatywności i wysoką skuteczność.
Ponadto, opóźnienia mogą mieć negatywny wpływ na harmonogramy, zwłaszcza jeśli jest planowana seria spotkań w ciągu dnia. Organizacja kolejnych spotkań jest utrudniona, a sala konferencyjna pozostaje często zajmowana przez uczestników spotkania, które wydłużyło się przez problemy techniczne.
Aby rozwiązać ten problem, ważne jest, aby sala konferencyjna była odpowiednio wyposażona. Może to obejmować zainwestowanie w wysokiej jakości sprzęt komunikacyjny, zapewnienie regularnych aktualizacji oprogramowania i szkolenie użytkowników w zakresie korzystania z tego sprzętu. Jednocześnie dodakowej wygody może dodać instalacja bezprzewodowego sprzętu, który ułatwi podłączanie urządzeń. Jednak powyższe rozwiązanie jest bardzo drogie i nie zawsze jest skuteczne – nadal pozostajemy w gąszczu różnych systemów, a nowi pracownicy lub goście będą musieli zmierzyć się z dużą złożonością systemów.
Dlatego powstała innowacyjna polska myśl techniczna – system EOS. System EOS integruje wszystkie systemy konferencyjne w jednym małym urządzeniu wielkości telefonu komórkowego. Urządzenie to dysponuje wieloma interfejsami m.in. USB, RS232, UART, I2C, SPI. Jednocześnie umożliwia uruchomienie wideokonferencji bezpośrednio z tego urządzenia.
Kluczową zaletą systemu EOS jest możliwość uruchomienia wszystkich urządzeń konferencyjnych i uruchomienie wideokonferencji jednym przyciskiem. To funkcjonalnośc bezpośrednio adresująca potrzeby rynku. Najwyższy czas, aby tracone minuty na rozwiązywanie problemów sprzętowych poświęcić na inne ważne zadania.
Jednocześnie czas wsparcia IT to także sprawdzanie sprzętu i eliminowanie awarii. Jednocześnie istotne jest również, aby zadbać o zapewnienie wsparcia technicznego w razie awarii sprzętu lub trudności w konfiguracji. W przypadku systemu EOS klient ma możliwość zamówienia EOS IT Support – usługi zdalnego nadzoru salą! Takie rozwiązanie pozwala zapomniec o awariach i cieszyć się sprawnymi i komfortowymi konferencjami.
Wniosek jest taki, że nieodpowiednie rozwiązania sprzętowe i brak wiedzy technicznej są głównymi czynnikami prowadzącymi do straty czasu na konfigurację sprzętu podczas videokonferencji w salach konferencyjnych. Przez inwestowanie w odpowiedni sprzęt można zaoszczędzić czas, zwiększyć motywację pracowników i sprawić, żeby spotkania odbywały się w komfortowych warunkach – podnoszac znacznie ich produktywność.
