Warto wziąć pod uwagę kilka rzeczy, które pomogą nam podjąć dobrą decyzję. O czym należy pamiętać, wybierając miejsce na organizację konferencji?

Weź pod uwagę zaopatrzenie sali konferencyjnej

Bardzo ważnym kryterium wyboru jest zaopatrzenie sali konferencyjnej. Warto ustalić plan spotkania i zastanowić się, jakie sprzęty i udogodnienia będą nam potrzebne. Jeżeli chcemy, aby uczestnicy spotkania odebrali je poważnie, musimy zadbać o każdy, nawet najmniejszy szczegół. Profesjonalizm właścicieli sali konferencyjnej przekłada się na to, czy nasz występ również taki będzie.

Idealna sala konferencyjna powinna być wyposażona nie tylko w miejsca siedzące dla uczestników spotkania, ale również w narzędzia, które umożliwią im aktywny udział w wydarzeniu. Powinniśmy zainteresować się tym, czy na sali znajduje się projektor, rzutnik oraz scena lub mównica. Niezwykle ważne jest także odpowiednie nagłośnienie oraz mikrofon, który sprawi, że wszyscy uczestnicy będą nas dobrze słyszeć. Niemniej istotne jest to, czy właściciele sali oferują swoim klientom możliwość skorzystania z darmowego internetu.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Wyposażenie sali konferencyjnej jest bardzo ważne, jednak nie tylko ono wpływa na powodzenie i dobry odbiór spotkania. Przede wszystkim najpierw powinniśmy ustalić budżet. To na tej podstawie poczynimy wstępne ustalenia dotyczące tego, które sale weźmiemy pod uwagę. Jednak nie tylko koszt wynajmu jest ważny, liczą się także:

• Lokalizacja, w której znajduje się sala konferencyjna. Powinna ona być dogodna dla wszystkich uczestników.
• Transport w przypadku wybrania miejsca, które jest mocno oddalone od miejsca zamieszkania osób biorących udział w konferencji. Jeżeli organizujemy np. szkolenia dla pracowników naszej firmy, to warto zastanowić się nad wynajmem busa.
• Ustalenie ilości uczestników, ponieważ te dane pomogą nam określić, jakiej wielkości salę konferencyjną wybrać.
• Dostępność napojów takich, jak kawa, herbata, czy woda jest ogromnym atutem, szczególnie podczas dłuższych spotkań.
• Ogrzewanie lub klimatyzacja, w zależności od pory roku jest dużym udogodnieniem.
• Możliwość noclegu przydaje się podczas organizacji spotkania w innych miastach. Często sale konferencyjne znajdujące się w hotelach lub nieopodal nich są świetnym rozwiązaniem.

Warto pamiętać, że od tego, w jakim miejscu odbędzie się konferencja, może zależeć stopień zaangażowania w szkolenie, czy konferencję oraz wizerunek naszego przedsiębiorstwa. Ważne jest zwrócenie uwagi nawet na najmniejsze detale, bo właśnie to pozwoli nam wybrać najlepszą ofertę.