Szacuje się, że sektor organizacji profesjonalnych spotkań biznesowych, konferencji, kongresów, targów itp. w skali roku powiększa polskie PKB o 1 proc. Branża spotkań, nazywana też branżą MICE (określenie to pochodzi od słów: meetings, incentives, conferences, events) jest niejednorodna, tworzą ją m.in. organizatorzy wydarzeń (najczęściej są to profesjonalne agencje specjalizujące się świadczeniu takich usług), podmioty, które im to zlecają (duży formy, organizacje i stowarzyszenia branżowe i naukowe) obiekty, w których wydarzenia te się odbywają oraz podwykonawcy, czyli na przykład firmy cateringowe, przewozowe itp. Wspólnym mianownikiem wszystkich wydarzeń organizowanych przez branżę MICE jest ich charakter – związany z życiem zawodowym uczestników. Odróżniają się one tym samym od uroczystości rodzinnych, prywatnych (wesela, chrzciny, rocznice itp.).
Ośrodki konferencyjne to właśnie miejsca, w których odbywają się spotkania naukowe, biznesowe itp. Zalicza się do nich zarówno obiekty przeznaczone tylko do tego celu, jak i te, które w których po prostu wygospodarowano przestrzeń konferencyjną Z tego względu określenia „ośrodek konferencyjny” używa się w odniesieniu do różnego typu miejsc. Duża część z nich ma charakter wielofunkcyjny.
Hotele jako ośrodki konferencyjne
Działalność biznesowa związania z wynajmem powierzchni konferencyjnych stanowi bardzo ważny aspekt działalności hoteli. Dotyczy to szczególnie hoteli zlokalizowanych w dużych miastach. Zaplecze konferencyjne tego typu miejsc jest mocno rozbudowane, a w jego skład wchodzą sale konferencyjne różnej wielkości – od niewielkich salek, w których mogą odbywać się małe, kameralne spotkania z udziałem kilku, kilkunastu osób – po duże przestrzenie mogące pomieścić setki uczestników.
Ogromną zaletą hoteli jako ośrodków konferencyjnych jest fakt, że są one połączone z bazą noclegową. W przypadku wydarzeń trwających więcej niż jeden dzień, których uczestnicy przyjeżdżają z innych miast, a czasem też z zagranicy – ma to ogromne znaczenie i stanowi duże ułatwienie dla organizatorów. Kolejna kwestią jest wyżywienie – hotelowe kuchnie w większości przypadków są przygotowane do obsługi cateringowej dodatkowych gości biznesowych; hotele niejednokrotnie oddają im również do dyspozycji hotelowe restauracje.
Oprócz bazy noclegowej innym czynnikiem, który czyni hotel atrakcyjnym ośrodkiem konferencyjnym jest możliwość skorzystania przez gości z korzystających z noclegu z takich hotelowych atrakcji jak strefa spa, baseny czy strefa fitness.
Czytaj:
Ośrodki konferencyjne sensu stricto
Chodzi tu o obiekty, których główna działalność opiera się na wynajmowaniu przestrzeni pod różnego typu wydarzenia. Są to miejsca typu centrum konferencyjne, centrum kongresowe itd. Oprócz różnego typu sal konferencyjnych często posiadają one sale audytoryjne, sale widowiskowo-koncertowe, a nawet niewielkie przestrzenie targowe. Wielkość i poziom tych ośrodków jest różna, rozsiane są one po całym kraju. Warto odnotować, że sytuacja Polski w ostatnim czasie w tym aspekcie uległa dużej poprawie. W naszym kraju powstało lub zostało gruntownie zmodernizowanych kilka obiektów, o których bez cienia przesady można powiedzieć, że są na światowym poziomie. Chodzi na przykład o ICE Kraków, MCK Katowice czy Poznań Congress Center. Co ciekawe, Warszawa pozostaje w tym obszarze biała plamą. Stolica nie posiada własnego centrum konferencyjnego, a największe przestrzenie w tym zakresie nadal oferują hotele, ale również… stadion PGE Narodowy oraz obiekty targowe (m.in. Expo XXI).
Obiekty targowo-wystawiennicze jako ośrodki konferencyjne
Sytuacja EXPO XXI, które oprócz swoich głównych funkcji, pełni także rolę obiektu konferencyjnego, nie jest odosobniona. Co ważne, związane jest to nie tylko z brakiem innego rodzaju przestrzeni. Innym powodem, być może nawet ważniejszym, jest charakter organizowanych obecnie wydarzeń. Coraz bardziej widać, że pod wieloma względami granice między nimi się zacierają. Targom towarzyszą konferencje, konferencje zaczynają rozbudowywać część targową, wydarzenia naukowe kończą się wieczornymi galami itd. Z tego względu obiekty targowe inwestują również w przestrzenie konferencyjne.
Czym jest centrum konferencyjne?
Centrum konferencyjne to obiekt przeznaczony do organizowania i prowadzenia różnorodnych wydarzeń profesjonalnych, w tym konferencji, warsztatów, szkoleń, czy spotkań biznesowych. Takie miejsce jest wyposażone w nowoczesne udogodnienia techniczne i infrastrukturę, które umożliwiają efektywną komunikację i prezentację. Centra konferencyjne charakteryzują się przestronnymi salami, które mogą być konfigurowane w zależności od potrzeb danego wydarzenia, oraz zapewniają dodatkowe usługi, takie jak catering, obsługa techniczna, a czasami także zakwaterowanie. Są one zaprojektowane tak, aby zapewnić maksymalny komfort i funkcjonalność zarówno dla organizatorów, jak i uczestników wydarzeń.
Nietypowe venue konferencyjne
Venue (bo tak w języku branży określa się często miejsce, w którym organizowane jest wydarzenie) może mieć bardzo nietypowy charakter. Venue konferencyjnym może być więc nie tylko hotel, centrum targowe czy konferencyjne, ale również obiekt sportowy czy obiekt historyczny (przykładami mogą być wspomniany już PGE Narodowy oraz Kopalnia Soli „Wieliczka”). Czasem funkcję venue konferencyjnych pełnią również obiekty kulturalne.
