Jeszcze kilkanaście lat temu wystawianie faktur było nie lada wyzwaniem – każdy tego typu dokument wypisywało się ręcznie lub na maszynie, samodzielnie wyliczając kwoty podatku, sumy brutto i netto itp. W dobie komputerów, urządzeń mobilnych oraz doskonałych programów do fakturowania tworzenie tego typu dokumentów zostało uproszczone do minimum – wystarczy kilka kliknięć, by stworzyć poprawną, kompletną fakturę VAT, początkową, końcową, w złotówkach czy walutach obcych. Nie sprawia to żadnych problemów, pozwala oszczędzać czas, a często i pieniądze.
Faktura jako element budowania wizerunku firmy
Skoro wystawianie faktur w większości firm jest już procesem niemalże automatycznym, warto uświadomić sobie, że dokumenty tego typu należy traktować nie jak świstki potrzebne tylko księgowej i urzędnikom skarbowym, ale jako element wizerunku danego przedsiębiorstwa.
W codziennym życiu często mówi się, że dobre pierwsze wrażenie potrafi zdziałać cuda. Nie inaczej jest w biznesie, a zasada ta dotyczy także faktur – podstawą jest to, aby były czytelne (napisane odpowiednią czcionką w wygodnym dla oka rozmiarze), schludne i przejrzyste. Większość programów do fakturowania jest zaprojektowana w taki sposób, aby faktury wyglądały elegancko, ale również czytelnie.
Dobrym pomysłem na budowanie wizerunku firmy wśród klientów jest umieszczanie na fakturze logo przedsiębiorstwa. Nie musi ono oczywiście od razu zajmować połowy strony, ale stylowo wkomponowane np. w prawym górnym rogu dokumentu z pewnością przyczyni się do utrwalenia świadomości marki wśród odbiorców.
Nie można zapominać także o aspektach wizualnych faktury. Dla przykładu – program do fakturowania Intaxo daje przedsiębiorcy możliwość wyboru jednego z kilkunastu gotowych szablonów wizualnych faktury, a także stworzenie własnego szablonu, będącego swoistą wizytówką firmy. U stałych klientów taki spersonalizowany dokument pozwoli utrwalać świadomość marki, zaś u jednorazowych może sprawić, że firma zapadnie osobom decyzyjnym w pamięć. Kreatywność, oryginalność i staranność w wykonywaniu tak podstawowego aspektu w działaniu każdej firmy jak faktura pozwala przypuszczać, że takimi samymi cechami odznacza się przedsiębiorstwo we współpracy z kontrahentami. A taka opinia jest już niewątpliwym rynkowym atutem!
