Nie kończą się one w momencie, gdy akta przestają być przydatne, bo konieczne jest także zorganizowanie bezpiecznej utylizacji. Jakie rozwiązania mamy do wyboru?

Samodzielna utylizacja

Taki krok wymaga od nas dokładności i dysponowania przestrzenią, zabezpieczoną przed osobami trzecimi. Trzeba będzie wyznaczyć także osoby, odpowiedzialne za nadzorowanie procesu. Największym wyzwaniem, z jakim nierozłącznie wiąże się samodzielne niszczenie dokumentów, dotyczy jednak kwestii bezpieczeństwa. Większość przedsiębiorstw nie jest w stanie pozwolić sobie na zaawansowane instalacje niszczące lub po prostu nie chce decydować się na tak duży wydatek.

Niszczenie akt – jak wygląda współpraca ze specjalistami?

Przeważnie usługi tego typu konstruowane są w taki sposób, żeby jak najbardziej odciążyć klienta. Ekipa sprawnie zajmuje się więc załadunkiem dokumentów, a następnie transportuje zbiory do swojej siedziby. W takim obiekcie:

1. pracują jedynie przeszkolone osoby;

2. zastosowano szereg zabezpieczeń, chroniących przed nieupoważnionym dostępem.

Bezpieczne niszczenie dokumentów zawsze kończy się wystawieniem faktury i certyfikatu. Całe przedsięwzięcie musi być dokładnie zaplanowane – troska o ochronę danych powinna obejmować nie tylko etap utylizowania akt w instalacji niszczącej. Usługodawca dba także o właściwe przygotowanie dokumentacji do transportu i bezpieczny przewóz zbiorów pojazdami wyposażonymi w GPS.

Inne sposoby na niszczenie dokumentów

Wybór sposobu utylizacji nie kończy się jedynie na samodzielnym niszczeniu lub na niszczeniu akt poza firmą. Ciekawym rozwiązaniem jest usługa mobilnej utylizacji akt. To świetna opcja dla przedsiębiorstw, którym prawo zabrania wywozu dokumentacji poza firmę w nieprzetworzonej postaci. Ale taką metodę docenią również inne podmioty. Mobilne niszczenie dokumentów daje bowiem dodatkową pewność, że nasze informacje są dostatecznie chronione. Jak wygląda taka usługa?

Wystarczy skontaktować się ze specjalistami i umówić się na konkretną datę odbioru dokumentacji. W wyznaczonym dniu pod siedzibą firmy zjawa się specjalny pojazd. To w jego wnętrzu odbywa się wstępne niszczenie. Załoga odbiera akta, a następnie przenosi je do mobilnej instalacji niszczącej. Dopiero gdy odbędzie się wstępne niszczenie, ścinki wywożone są poza siedzibę klienta – trafiają do zewnętrznego obiektu, gdzie odbywa się finalizacja niszczenia.

Którą metodę niszczenia wybrać?

Najprościej będzie wstępnie przeanalizować swoje zbiory pod kątem ich objętości. Najmniejsze firmy często radzą sobie z niszczeniem samodzielnie. Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa archiwum się rozrasta i poświęcanie cennego czasu na organizację i nadzorowanie procesu utylizacji przestaje być opłacalne.

Podczas wyboru metody utylizacji zawsze należy zastanowić się nad kwestiami bezpieczeństwa. Jeśli mamy wątpliwości co do tego, czy potrafimy zapewnić tajność informacjom, nie wahajmy się przed podjęciem decyzji o współpracy z ekspertami. Z usług takich firm jak Rhenus Data Office Polska korzystają również firmy, które mogą pozwolić sobie na wyposażenie w postaci zaawansowanych instalacji czy systemów zabezpieczeń. Preferują jednak skupić się na ważniejszych aspektach swojej działalności, a utylizację przekazać podmiotowi, dysponującemu bogatym doświadczeniem i kompetencjami.