Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

W firmach dokumenty zawierają wrażliwe dane klientów, które mogłyby zostać wykorzystane do przestępstw gdyby wpadły w nieodpowiednie ręce. W obecnych czasach wiele informacji nadal znajduje się na fizycznych nośnikach, takie jak papier lub dyski. Jak więc zadbać o to aby zniszczenie niepotrzebnej dokumentacji przebiegło zgodnie z prawem?

Kto zajmuje się niszczeniem dokumentów?

Zlecanie tego zadania osobom w firmie nie jest najlepszym pomysłem, ponieważ w miejscu pracy nie mają dostępu do maszyn, które zrobią to odpowiednio. Niszczarka do papieru i nożyczki nie są odpowiednim sprzętem do niszczenia dokumentów. A więc kto powinien się tym zajmować?

Najodpowiedniejszymi organami do utylizacji tego typu rzeczy będą firmy wyspecjalizowane w tej dziedzinie, dysponujące odpowiednimi narzędziami, spełniającymi rygorystyczne normy.

Pamiętajmy o tym, że głównym celem tego procesu jest uniemożliwienie rekonstrukcji tych danych i powinniśmy dołożyć wszelkich starań, aby przeprowadzić ten proces w odpowiedni sposób – inaczej na nas, jako właścicielach firmy spoczywa odpowiedzialność za wyciek i niepożądane wykorzystanie danych, które podali nam klienci.

Poznaj także – Zarządzanie dokumentami w firmie – Poradnik

Zanim faktura wyląduje w koszu – jak składować dokumenty?

Zanim nie minie czas, po którym jesteśmy zobowiązani do zniszczenia dokumentacji mamy obowiązek przechowywać ją w bezpiecznym miejscu. Obecnie wiele firm przechowuje dane na papierze, jednak standardem staje się przechowywanie ich w formie cyfrowej – na dyskach lub w chmurze.

Aby archiwizacja danych była bezpieczniejsza, to usługę digitalizacji plików także można zlecić firmom zajmującym się ochroną danych. Jedną z takich firm jest HSM-Recykling Warszawa jak i wiele dużych miast zapełniona jest siedzibami firm, które w ciągu roku przyjmują tysiące dokumentów, przez co nawiązanie współpracy z firmą zajmującą się ochroną i profesjonalnym niszczeniem dokumentów powinno leżeć w ich interesie.

Zajmują się one procesem archiwizacji i niszczenia dokumentów od początku do końca – poczynając od przyjazdu do Twojej firmy i odebraniu wszystkich materiałów, przez transport aż do zniszczenia i udokumentowania tego zdarzenia.

Dodatkowo podczas wyceny możesz poprosić o środki pozwalające Ci na monitorowanie całej ścieżki, na przykład wgląd w GPS samochodów transportujących dokumenty i nagranie z niszczenia, tak abyś miał pewność, że cały proces przeszedł pomyślnie.
Jeśli szukasz firmy  oferującej niszczenie dokumentów Warszawa – HSM-Recycling jest godne zaufania. Działają na rynku od lat i zaopiekują się Twoimi danymi od A do Z.
Aby zapoznać się z ich ofertą dotyczącą ochroną danych odwiedź stronę https://hsm-recycling.pl/pl/archiwizacja-danych/

Old Town Haston to nietuzinkowe miejsce zlokalizowane w zabytkowym, XIV-wiecznym budynku. Usytuowany jest w bliskiej odległości od Starego Miasta, a bliskość przystanków autobusowych i tramwajowych umożliwia wygodną komunikację do dowolnej części miasta

Fabryka Wełny Hotel & Spa to wielofunkcyjny i nowoczesny obiekt konferencyjny położony
w samym sercu Pabianic,w malowniczej okolicy tuż pod Łodzią.
Stworzony dla gości ceniących sobie komfort, relaks jak również lubiących aktywnie spędzać czas. Hotel idealnie nadaje się do organizacji różnego rodzaju konferencji, szkoleń oraz spotkań biznesowych czy bankietów.

Jesteśmy idealnym miejscem na odpoczynek podczas podróży służbowych dla biznesmenów, handlowców a także świetnym punktem wypadowym w czasie prywatnych wizyt w Łodzi dla osób ceniących spokój i ciszę.Nowocześnie wyposażony i profesjonalnie przygotowany M HOTEL, z sympatyczną i pomocną obsługą, łączący w sobie współczesność i duszę.