Sukces organizowanej konferencji zależy od kilku czynników. Istotny jest zatem nie tylko jej temat i cel, ale i prestiż zaproszonych gości czy też strategia promocyjna. Należy więc zadbać o wszystkie szczegóły, by konferencja przyniosła zadowalający efekt bez względu na jej typ.
Określenie celów
Tematyka konferencji jest głównym czynnikiem wpływającym na cel jej organizacji. Inne cele ma bowiem spotkanie przedstawicieli firmy z potencjalnymi jej klientami i partnerami biznesowymi, a inne – spotkanie szkoleniowe z pracownikami. Cele wydarzenia należy zatem określić możliwie szybko – im większe przedsięwzięcie, tym szybciej trzeba je wskazać.
Określenie celów konferencji w znacznym stopniu ułatwia przygotowanie wstępnych tematów do omówienia, a także zaproszenie osób, które mogłyby zająć się ich opracowaniem i przedstawieniem. Bardzo istotne jest, aby osoby zaproszone na konferencje jako mówcy, odznaczały się szacunkiem w danej dziedzinie i by były one postrzegane jako eksperci. Obecność autorytetów jest bowiem świetnym wabikiem każdego wydarzenia. Aby zachęcić ekspertów – nie tylko polskich, ale i zagranicznych – do przybycia na konferencję, warto wysłać im zaproszenie, do którego dołączony będzie folder opowiadający o organizowanym wydarzeniu oraz drobny, związany z tematem upominek. W dobrym tonie jest przesłanie takiego zaproszenia kurierem. Mówcom zza naszej zachodniej granicy zaproszenie może dostarczyć kurier Niemcy, który zagwarantuje, że odbiorca otrzyma przesyłkę z zaproszeniem najszybciej jak to możliwe. Sprawi to, że odbiorca w krótkim czasie będzie mógł odpowiedzieć, czy zgadza się na przybycie na konferencję w wyznaczonym terminie.
Wybór miejsca
Niezwykle istotny jest też wybór miejsca, w którym ma się odbyć konferencja. Tego typu wydarzenia dobrze jest więc organizować w wysokiej klasy hotelach czy ośrodkach, w których przygotowane są specjalne sale z dobrym nagłośnieniem i oświetleniem. W tego rodzaju miejscach często można też skorzystać z dodatkowych atrakcji dla uczestników konferencji (np. ognisk, wycieczek tematycznych, kuligów), jak również pozwolić im nacieszyć się pięknym krajobrazem, ciszą i możliwością kontaktu z naturą.
Czytaj:
Jak zorganizować konferencję: kompletny przewodnik z poradami
Konferencja w województwie świętokrzyskim – jak ją zorganizować?
W samym hotelu bądź ośrodku konferencyjnym powinna być też odpowiednia ilość miejsca dla określonej liczby uczestników imprezy. Złym pomysłem jest wybieranie dużego ośrodka, gdy w konferencji ma wziąć udział jedynie 30 czy 40 osób – w sali przystosowanej do obecności 200 czy 300 gości będą one bowiem czuły się niekomfortowo z powodu zbyt dużej ilości pustej przestrzeni lub pustych krzeseł i stołów. Warto zatem wcześniej odwiedzić ośrodek konferencyjny i zapoznać się z wymiarami oraz aranżacją sali, którą zamierza się wynająć. Podczas jej oglądania mogą nam bowiem przyjść do głowy pomysły, dzięki którym sala ta będzie lepiej przygotowana na przyjęcie uczestników konferencji.
