Kwestia noclegów
Pierwszą rzeczą, o której zazwyczaj myśli się planując taki wyjazd, jest znalezienie noclegu, szczególnie jeśli organizatorzy go nie zapewniają. Szukając ofert w internecie, trzeba pamiętać o tym, aby zawsze zaznaczać opcję business travel. Każdy dobry hotel czy też wiele popularnych portali, jak Airbnb ma takie możliwości. Wtedy też mamy pewność, że będzie możliwe wystawienie rachunku na firmę, a przecież jest to kluczowe do rozliczenia wydatków za nocleg i zwrotu kosztów. Jednak warto zająć się tym jeszcze przed wyjazdem na konferencję, aby nie myśleć już o tym w trakcie jej trwania. W końcu chcemy coś z niej wynieść, a nie tylko stresować się czy będziemy mieli gdzie spędzić noc w obcym mieście.
Co z posiłkami?
Człowiek nie może przecież chodzić cały dzień głodny. Drobne przekąski i kawa na konferencji to zdecydowanie za mało. Zatem trzeba też pomyśleć o zapewnieniu sobie wyżywienia. A warto zdawać sobie sprawę z tego, że to pracodawca pokrywa tego typu koszty w podróży służbowej, nawet jeśli taki wydatek przekracza kwotę dziennej diety. W związku z tym podczas wizyty w restauracji należy po prostu poprosić o rachunek na firmę i zachować go do późniejszego rozliczenia.
Czym się przemieszczać?
Będąc w obcym mieście, którego nie znamy, możemy mieć problem z dotarciem na własną rękę w dane miejsce. Dlatego właśnie sporo osób korzysta z taksówki. Najłatwiej jest ściągnąć wygodną aplikację ITaxi, dzięki której szybko i sprawnie zamówimy transport. Działa ona na terenie całego kraju, więc nie musimy się martwić o dostępność usług w konkretnym mieście. Natomiast za przejazd otrzymamy potrzebną do rozliczenia z pracodawcą fakturę. Poza tym zamawiając taksówkę z pewnego źródła, możemy czuć się bezpieczniej i nie trzeba też obawiać się nieuczciwych kierowców, którzy policzą nam więcej za transport, niż powinni.
Obowiązki po delegacji?
Trzeba pamiętać, że po powrocie z takiego służbowego wyjazdu czeka na nas jeszcze jeden obowiązek, a mianowicie rozliczenie podróży. Oczywiście nie od razu, tylko przynajmniej po ośmiu godzinach odpoczynku, który pracownikowi przysługuje. Wszystkie rachunki, które zbieraliśmy, teraz właśnie się przydadzą. Potwierdzają one bowiem wydatki, które ponieśliśmy podczas trwania wyjazdu.
Podróże służbowe niektórym kojarzą się z dużą ilością obowiązków, jednak zupełnie niepotrzebnie. Oczywiście w każdej firmie sam proces rozliczania wygląda inaczej i trwa różnie. Wiele zależy od tego, czy mamy do czynienia z dużym przedsiębiorstwem, czy też z niewielką firmą. W niektórych przypadkach to pracownik wpisuje wszystkie informacje do specjalnego programu komputerowego, a czasem przedstawia po prostu rachunki w dziale księgowości. Jednak w jednej i drugiej sytuacji kluczowe jest odpowiednie udokumentowanie wydatków, o czym każdy wyjeżdżający w podróż służbową powinien pamiętać.
