Odpowiednia aranżacja przestrzeni, dostępność infrastruktury elektronicznej czy nawet takie detale jak poczęstunek, mogą istotnie wpłynąć na przebieg zebrania i jego efekty. Należy więc dołożyć wszelkich starań, by wybór odpowiedniej sali konferencyjnej był odpowiednio przemyślany. Na co należy zwrócić uwagę? Oto 5 najważniejszych rad!

Przestrzeń

Pomieszczenie na spotkanie musi odpowiadać wielkością do spodziewanej liczby gości. Rozpoczynając poszukiwanie odpowiedniej sali, należy wcześniej oszacować, ile osób może przybyć na wydarzenie. Zbyt tłoczne i ciasne wnętrze sprawi, że goście będą siedzieli zbyt blisko siebie, co może wywołać poczucie dyskomfortu, a tym samym wywołać negatywne wrażenie już na starcie. Ponadto, w takiej sytuacji trudno jest również utrzymać prawidłową cyrkulację powietrza. Temperatura wewnątrz może znacząco się podnieść – to z pewnością nie sprzyja rozmowie. 

Aranżacja

Spotkania biznesowe lub konferencje mogą trwać godzinami. Ważne jest, by przebywanie w konkretnym pomieszczeniu było dla gości przyjemnością i nie rozpraszało uwagi. Wnętrze powinno zatem wyglądać schludnie, a meble być ustawione zgodnie z przyjętymi normami (tzw. “L”, okrągły stół bądź układ teatralny w przypadku większej prezentacji). Zwróćmy uwagę także na oświetlenie, by światło dzienne nie raziło uczestników spotkania lub padało bezpośrednio na ekran. 

Wyposażenie

Nie ma nic gorszego niż rozpocząć spotkanie z problemami technicznymi. I chociaż tego typu sytuacja przytrafia się dość często, to jednak można skutecznie jej zaradzić, oszczędzając sobie czas oarz nerwy. Wybierając salę na konferencję, należy bezwzględnie zwrócić uwagę na wyposażenie elektroniczne pomieszczenia. W pierwszej kolejności sprawdzić dostępność rzutnika, gniazdek elektrycznych, dodatkowych przedłużaczy. Jeśli planujemy prezentację głosową, koniecznie należy zweryfikować działanie głośników. Spodziewamy się gości online – sprawdźmy zatem funkcjonowanie systemu telekonferencyjnego. To podstawa!

Posiłki i napoje

Niezależnie od długości trwania spotkania należy zapewnić gościom dostęp do napojów, chociażby wody. Dobrze widziany jest serwis kawowy, który z pewnością podniesie ocenę takiego wydarzenia.  Jeśli planowane wydarzenie z założenia ma trwać dłużej, należy rozważyć opcję cateringu. W przypadku wynajmu sal zazwyczaj istnieje opcja skorzystania z tego typu usług. Warto postawić na potrawy regionalne. W ten sposób sala konferencyjna w Gdańsku będzie oferowała inne dania, niż ta położona w Warszawie czy Krakowie, co pozwoli uniknąć monotonii osobom, które konferencje odwiedzają często.

Obsługa

Korzystanie z pomocy obsługi to powszechnie stosowana praktyka. Pozwala to skupić się organizatorowi na przebiegu spotkania i jego merytorycznej części, natomiast kwestie operacyjne, jak wprowadzenie gości do budynku, zaproponowanie napoju czy uzupełnienie cateringu pozostawia w rękach personelu budynku. Ważne, by takie osoby były nienachalne, dyskretne oraz uprzejme. Organizując duże spotkanie bądź z osobami wysokiego szczebla, taka pomoc może być bardzo cenna i postrzegana niezwykle profesjonalnie.