Od czego zacząć?
Przede wszystkim należy zacząć od określenia swoich potrzeb. Musimy zastanowić się jak dużą salę potrzebujemy, na ile osób, czy będą jakieś warsztaty praktyczne w grupach, czy będziemy potrzebować czegoś do jedzenia i picia. Te rzeczy pomogą nam wykluczyć sale, które nie będą spełniały naszych najważniejszych wymagań. Warto też zapytać grupę, dla której organizujemy szkolenie, czego by na nim oczekiwała od strony technicznej. Na pewno o wiele lepiej sprawdzą się nowoczesne tablice interaktywne niż takie szkolne (tak, jeszcze istnieją miejsca gdzie szkolenie odbywa się przy pomocy kredy i gąbki), zwykle przydatny jest również projektor (na przykład w czasie wygłaszania prelekcji). Nie można zapomnieć, że jeżeli planujemy szkolenie na komputerach, to powinny być one dostępne dla każdej osoby wraz z odpowiednim oprogramowaniem. Dwie osoby na jednym komputerze nie wyniosą zbyt wiele ze szkolenia. Kawa i herbata to takie minimum, które powinno być zapewnione w ramach cateringu, dobrze jednak pomyśleć ozapewnieniu kursantom lunchu.
Lista i wykreślanie
Kiedy już wiemy, czego szukamy, to musimy zrobić listę sal szkoleniowych w Warszawie spełniających nasze wymagania i skontaktować się z osobami nimi zarządzającymi. Upewnijmy się, że oferta zawiera wszystkie niezbędne elementy i zapytajmy o cenę. Kiedy wybierzemy już te obiekty, które spełniają nasze podstawowe oczekiwania (również cenowe), czas na wizję lokalną. Informacje z Internetu czy też od właściciela czasami bardzo odbiegają od rzeczywistości. Dlatego najlepiej jest osobiście zobaczyć salę szkoleniową. Zobaczymy czy temperatura w środku jest odpowiednia (co ma niebagatelne znaczenie przy wielogodzinnych sesjach), czy można ją regulować za pomoca klimatyzacji oraz czy wystarczy miejsca dla żądanej przez nas liczby osób. Wszystkie udogodnienia zawrzyjmy na umowie o wynajem. Zawsze lepiej mieć wszystkie ustalenia na piśmie – na wszelki wypadek.
Cena wynajmu sali szkoleniowej w Warszawie?
Nie można powiedzieć, że cena nie gra roli, gdyż każdemu przedsiębiorstwu zależy na minimalizowaniu wydatków. Najlepiej jest wypisać sobie w tabeli wszystkie opcje sal, jakie mamy do dyspozycji, wraz z dodatkowymi benefitami, jeżeli są one oferowane. Dzięki temu będziemy mogli w bardzo prosty sposób porównać poszczególne sale. Oczywiście musimy zwrócić uwagę na detale – jeżeli sama z klimatyzacją jest droższa, a szkolenie będzie się odbywać latem, to lepiej jest zapewnić pełen komfort szkolonym osobom. Tak samo ma się sprawa z cateringiem – być może okaże się, że ten zewnętrzny, załatwiony przez nas, będzie tańszy niż ten oferowany na miejscu.
Wynajem sali szkoleniowej w Warszawie może być prosty, jeżeli prawidłowo zdefiniujemy nasze potrzeby oraz dokładnie sprawdzimy oferowane nam warunki. Pamiętajmy także o spisaniu umowy wynajmu, a nie spotka nas żadna przykra niespodzianka.
