Ustalenie budżetu konferencji to pierwsze poważne zadanie dla organizatora. Budżet zazwyczaj narzucony zostaje przez zwierzchników, a osoba odpowiedzialna za przygotowanie konferencji musi jak najlepiej zaplanować wszystkie wydatki, by nie przekroczyć limitu. Doświadczony organizator często już na pierwszy rzut oka może ocenić, czy „zmieści” się w danym budżecie, jednak i tak należy oszacować koszty stałe oraz koszty zmienne. Regularnie należy także dokonywać przeglądu ponoszonych kosztów, ponieważ umożliwi to większą kontrolę nad budżetem.
Koszty stałe:
Do najważniejszych kosztów stałych należy zaliczyć produkcję, wynajem i przygotowanie sali oraz wydatki na prelegentów. W przypadku produkcji koszty mogą ulegać zmianie wraz z dodawaniem i usuwaniem pomysłów, jednak wciąż należy traktować je jako koszty stałe. Poziom wydatków stałych szacunkowo można określić na 35% całego budżetu. W ich skład wchodzi wiele elementów, takich jak:
– sala konferencyjna: przed rezerwacją należy uzgodnić z obsługą ośrodka, co jest wliczone w cenę wynajmu. W centrach konferencyjnych mogą to być opłaty za wodę, elektryczność, parking, szatnie, wynajem krzeseł czy ochronę. Hotele natomiast zazwyczaj nie pobierają tego typu opłat. Organizator powinien uważnie porównywać stawki w przeliczeniu na delegata i zanalizować niezbędne potrzeby. Można stworzyć budżet opierając się stawkach danego obiektu, co może ułatwić negocjacje w konkurencyjnym ośrodku. W przypadku rezerwacji konkretnego pomieszczenia należy wpłacić zaliczkę.
–obsługa i logistyka: jeśli organizator korzysta z firmy zewnętrznej, która zajmie się rejestracją gości czy logistyką, koszt ten nie ulegnie zmianie od chwili zlecenia, chyba że zdecydowanie zmieni się liczba delegatów. Jeśli pomoc z zewnątrz odgranicza się tylko do rejestracji gości, wtedy warto zatrudnić daną firmę np. na 4 godziny, zamiast na cały dzień.
–zespół techniczny: ekipa montażowa, osoby odpowiedzialne za transport, demontaż, oświetlenie, nagłośnienie, itp.
–obsługa przemawiających: produkcja slajdów, obrazów, tekstu prelekcji, szkolenia mówców, plansze, długopisy
–reklama: plakaty, ogłoszenia, reklama w TV, Internecie lub Radio, zaproszenia
–projekcja: projektory, monitory, ekrany, konwertery, lasery, przełączniki
–dźwięk: głośniki, mikrofony, prawa do odtworzenia muzyki, okablowanie, odtwarzacze płyt CD
–oświetlenie: projektowanie, wynajem sprzętu oraz jego instalacja, transport i demontaż
–scena: podesty, kurtyny, meble, dywany, dekoracje, schody, projektowanie, pulpity
–usługi dodatkowe: są to zazwyczaj usługi niezależne od liczby uczestników, np. parking, ochrona, usługi sekretarskie, prowizja dla tłumaczy. Przed zaakceptowaniem każdej z nich należy rozważyć czy są one potrzebne oraz jak wygląda ich realizacja. Dokładna i wyczerpująca lista powinna pomóc w stworzeniu kosztorysu poszczególnych usług i wyeliminowania zbędnych wydatków.
Koszty zmienne
Drugą grupę kosztów stanowią koszty zmienne, które są zależne od ilości delegatów. Zanim więc rozpoczniemy ustalanie budżetu, należy wstępnie określić liczbę uczestników konferencji. Koszty zmienne to przede wszystkim koszty wyżywienia, napojów, materiałów konferencyjnych (teczki, foldery, ulotki, wydawnictwa), napiwki dla obsługi, dekoracje stołów konferencyjnych, a w przypadku konferencji kilkudniowych także noclegi dla delegatów. Koszty zmienne powinny wynieść 50% całego budżetu.
W przypadku mniejszej niż planowano liczby uczestników, należy pamiętać, że wielu delegatów potwierdzenie udziału wysyła na ostatnią chwilę. Nie można więc ulec pokusie i wydawać nadmiarowych funduszy na dodatkowe atrakcje. Wtedy może okazać się, że budżet okazał się niewystarczający. Dlatego koniecznością jest wydzielenie budżetu awaryjnego.
Koszty awaryjne
Organizator konferencji pod uwagę musi wziąć koszty awaryjne, które mogą pojawić się w każdej chwili. Są to dodatkowe wydatki na napoje, wyżywienie czy nadgodziny dla zespołu przygotowującego konferencję. Koszty te często powstają poza kontrolą organizatorów, dlatego warto mieć na uwadze, że w razie potrzeby należy pokryć nieprzewidziane wydatki. Bezpiecznym rozwiązaniem jest wydzielenie z całego budżetu 15% na koszty awaryjne.
Rentowność konferencji:
Zanim dojdzie do konferencji, należy określić jej rentowność. W przeciwnym wypadku organizator może ponieść straty zamiast spodziewanego zysku. W tym wypadku można posłużyć się następującym wzorem:
Koszty stałe + koszty zmienne (liczba uczestników x koszty zmienne) = całość kosztów poniesionych na organizację wydarzenia
Zakładając, że:
liczba uczestników wynosi 200 osób
opłata konferencyjna wynosi 1000zł
koszty stałe wyniosą 150 000zł
koszty zmienne wyniosą 500zł (na jedną osobę)
150 000zł + 100 000zł = 250 000zł
Jeśli 200 uczestników dokona opłaty rejestracyjnej w wysokości 1000zł, otrzymamy zaledwie 200 000zł, co oznacza straty dla organizatora. Należy więc zmniejszyć budżet (koszty stałe i zmienne) lub podnieść opłatę konferencyjną. Gdy zwiększymy ją do 1500zł, spodziewany przychód wyniesie 300 000zł, a więc w całości pokryje wydatki na konferencje oraz przyniesie dodatkowo 50 000zł zysku. Należy więc rozsądnie oszacować nie tylko poniesione koszty, ale i opłatę za udział, jaką powinni wnieść uczestnicy.
Artykuł przygotowano na podstawie książki Johna G. Fishera „Jak zorganizować perfekcyjną konferencję”
