Targi i konferencje mają wiele cech wspólnych (zwłaszcza, że często są ze sobą połączone) i to właśnie na nich się skupiamy. Organizując targi będziesz musiał stanąć przed większymi wyzwaniami po stronie logistyki czy reklamy masowej, a organizując konferencję będziesz musiał połączyć kwestie sponsoringu z merytoryką i rozpromowaniem wydarzenia zwykle w węższej grupie docelowej.

Wybór miejsca

Większość organizatorów konferencji i targów nie dysponuje własną lokalizacją, w której może je przeprowadzić. Konieczny jest wynajem odpowiednich nieruchomości.

Podejmując decyzję bierze się pod uwagę oczywiście koszty i wielkość (pojemność) budynku. O czym jeszcze warto pamiętać? Ilość miejsc parkingowych, łatwość dojazdu (zarówno własnymi środkami transportu jak i z wykorzystaniem transportu miejskiego), odległość od stacji kolejowej czy lotniska.

W przypadku wydarzeń, które trwać będą 2 i więcej dni sprawdź bazę noclegową, a jeżeli nie organizujesz pełnego cateringu to także bliskość i szerokość oferty usług gastronomicznych.

Logistyka

Organizując targi lub konferencję masz przed sobą spore wyzwanie logistyczne. Materiały promocyjne własne i sponsorów, gastronomia, zapewnienie transportu wielu osobom. Z punktu widzenia wystawców i prelegentów cenne będzie zaoferowanie im pomocy przy transporcie stoisk i materiałów wystawienniczych.

Nawet jeżeli organizujesz wydarzenie skierowane na rynek danego kraju, to zwykle pojawiają się goście, wystawcy i sponsorzy z zagranicy. To sprawia, że organizacja pod kątem logistyki staje się dużo bardziej skomplikowana. Różne stawki, przepisy i regulacje w krajach Unii Europejskiej (nie mówiąc o tych spoza UE) to kolejne obszary wiedzy, które należy zgłębić.

W tej sytuacji rozsądnym wyjściem będzie znalezienia jednego partnera, który umożliwi wykorzystanie kurierów polskich oraz zagranicznych. Przykładowym rozwiązaniem będzie portal usług kurierskich Europaka.pl, który pośredniczy pomiędzy podmiotami z Unii Europejskiej jak również z pozostałych państw i oferuje najtańsze przesyłki kurierskie.

Sprzedaż i dystrybucja biletów

Internet i gotowe systemy do sprzedaży biletów on-line sprawiają, że kwestia udostępnienia biletów na targi czy konferencję ich odbiorcom jest łatwiejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Pamiętaj jednak, aby skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań doświadczonych partnerów. Wydarzeniu które organizujesz nie może przytrafić się nic gorszego niż problemy techniczne przy sprzedaży czy uniemożliwienie wejścia na konferencję uczestnikom, którzy zapłacili za bilety.