Obiekty, hotele i sale konferencyjne

Jak zorganizować dobrą konferencję lub targi? Poradnik dla początkujących

Organizacja konferencji to niezależnie od branży i jej wielkości ogromne wyzwanie. Przygotowując poniższy poradnik skoncentrowaliśmy się tylko na kilku najważniejszych obszarach, o których musisz pamiętać już na etapie planowania.

Targi i konferencje mają wiele cech wspólnych (zwłaszcza, że często są ze sobą połączone) i to właśnie na nich się skupiamy. Organizując targi będziesz musiał stanąć przed większymi wyzwaniami po stronie logistyki czy reklamy masowej, a organizując konferencję będziesz musiał połączyć kwestie sponsoringu z merytoryką i rozpromowaniem wydarzenia zwykle w węższej grupie docelowej.


Wybór miejsca

Większość organizatorów konferencji i targów nie dysponuje własną lokalizacją, w której może je przeprowadzić. Konieczny jest wynajem odpowiednich nieruchomości.

Podejmując decyzję bierze się pod uwagę oczywiście koszty i wielkość (pojemność) budynku. O czym jeszcze warto pamiętać? Ilość miejsc parkingowych, łatwość dojazdu (zarówno własnymi środkami transportu jak i z wykorzystaniem transportu miejskiego), odległość od stacji kolejowej czy lotniska.

W przypadku wydarzeń, które trwać będą 2 i więcej dni sprawdź bazę noclegową, a jeżeli nie organizujesz pełnego cateringu to także bliskość i szerokość oferty usług gastronomicznych.

Logistyka

Organizując targi lub konferencję masz przed sobą spore wyzwanie logistyczne. Materiały promocyjne własne i sponsorów, gastronomia, zapewnienie transportu wielu osobom. Z punktu widzenia wystawców i prelegentów cenne będzie zaoferowanie im pomocy przy transporcie stoisk i materiałów wystawienniczych.

Nawet jeżeli organizujesz wydarzenie skierowane na rynek danego kraju, to zwykle pojawiają się goście, wystawcy i sponsorzy z zagranicy. To sprawia, że organizacja pod kątem logistyki staje się dużo bardziej skomplikowana. Różne stawki, przepisy i regulacje w krajach Unii Europejskiej (nie mówiąc o tych spoza UE) to kolejne obszary wiedzy, które należy zgłębić.

W tej sytuacji rozsądnym wyjściem będzie znalezienia jednego partnera, który umożliwi wykorzystanie kurierów polskich oraz zagranicznych. Przykładowym rozwiązaniem będzie portal usług kurierskich Europaka.pl, który pośredniczy pomiędzy podmiotami z Unii Europejskiej jak również z pozostałych państw i oferuje najtańsze przesyłki kurierskie.

Sprzedaż i dystrybucja biletów

Internet i gotowe systemy do sprzedaży biletów on-line sprawiają, że kwestia udostępnienia biletów na targi czy konferencję ich odbiorcom jest łatwiejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Pamiętaj jednak, aby skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań doświadczonych partnerów. Wydarzeniu które organizujesz nie może przytrafić się nic gorszego niż problemy techniczne przy sprzedaży czy uniemożliwienie wejścia na konferencję uczestnikom, którzy zapłacili za bilety.

AC Hotel by Marriott Wroclaw

AC Hotel by Marriott Wrocław to marka lifestylowa, należąca do sieci Marriott. Jest to pierwszy hotel AC w Polsce i pierwszy Marriott we Wrocławiu.

Zamek Królewski w Rydzynie

Mieszczący się na wyspie okolonej fosą zamek wraz z 12 ha parkiem był w przeszłości jedną z najokazalszych rezydencji magnackich w Polsce. Był siedzibą króla Polski Stanisława Leszczyńskiego oraz książąt Sułkowskich. Sale paradne zamku wraz z wystawami eksponatów są udostępnione dla zwiedzających. Zamek jest obiektem konferencyjnym i miejscem organizacji wszelkiego rodzaju imprez firmowych i prywatnych. Posiada hotel w kategorii 3* oraz własną gastronomię z obszerną restauracją.

The Loom Hotel

Twój hotel uszyty na miarę! Nasz czterogwiazdkowy obiekt hotelowy znajduje się tuż przy kompleksie handlowo-usługowym Manufaktura. Odwiedź nas i poczuj klimat “Ziemi Obiecanej”, miejsca w którym rodziły się wielkie inwestycje i spełniały się marzenia o fortunie!