Kiedy potrzebujemy optymalizacji obiegu dokumentów w firmie?

To, czy proces obiegu dokumentacji firmowej w przedsiębiorstwie – zarówno pracowniczej, jak i typowo księgowej – jest poprawna, zależ od takich czynników, jak:

• ilość tych dokumentów,

• wielkość przedsiębiorstwa.

Zazwyczaj w małych firmach ilość dokumentacji (zwłaszcza pracowniczej) jest mała, a więc dbanie o prawidłowy obiegu dokumentów jest względnie łatwe. Oczywiście, może się zdarzyć, że nawet w małej firmie – jeśli nie zadbano odpowiednio wcześnie o porządek w obiegu dokumentacji – mogą się pojawić problemy w tym obszarze funkcjonowania firmy. Z kolei w średnich i dużych przedsiębiorstwach kwestia zarządzania obiegiem dokumentów to zazwyczaj skomplikowane zadanie – podpowiada wykładowca akademii Rewolucji Umysłów.

Obecnie w coraz większym stopniu stosowane są kompleksowe aplikacje wspomagające zarządzanie obiegiem dokumentacji dzięki wykorzystaniu użytecznych technologii komputerowych oraz sieciowych. Jest to zjawisko dodatkowo nasilające się w wyniku obecnej sytuacji panującej w Polsce i na świecie, tzn. utrudnień w związku z pandemią Covid-19 (np. wynikających z przebywania części pracowników na home office). Zapewnienie efektywnie działającego procesu obiegu dokumentacji księgowej i pracowniczej staje się kwestią niezwykle istotną dla działów zajmujących się w firmie zagadnieniami z obszaru księgowości, kadr, płac, gospodarki magazynowej, sekretariatu. Jest to ważne, gdyż w działach tych nawet drobny błąd (np. niezaksięgowanie faktury dokumentującej sprzedaż towarów/usług) może narazić firmę na dotkliwe sankcje ze strony organów prowadzących kontrole (PIP, ZUS, US) bądź pogorszenie relacji z dostawcami i odbiorcami.

Na rynku istnieje wiele kompleksowych narzędzi, których zadaniem jest wspomaganie procesu obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie, niezależnie od jego rozmiarów oraz specyfiki działalności. Dzięki temu możliwe jest ograniczenie papierowej dokumentacji. Takie rozwiązanie poprawia ergonomię miejsca pracy, wydatnie zwiększa oszczędności w przedsiębiorstwie (dzięki obiegowi dokumentacji w formie cyfrowej ograniczane są wydatki m.in. na segregatory czy szafki na dokumenty); jest to również, o czym często się zapomina, rozwiązanie ekologiczne i przyjazne dla środowiska naturalnego. Ponadto, zainstalowanie w firmie aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentacji sprawia, że można szybko zidentyfikować właściwie każdy dokument, który trafił do danego działu przedsiębiorstwa bądź został stworzony w jej obrębie… oraz ustalić osobę bezpośrednio odpowiedzialną za dany dokument.

Dzięki optymalizacji obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie możliwe jest usprawnienie działań prowadzonych przez działy księgowe m.in. w przypadku takich dokumentów, jak:

• dokumenty księgowe,

• wyciągi kasowe,

• dokumenty bankowe,

Ponadto, możliwe jest przeprowadzenie działań optymalizujących obieg dokumentacji pracowniczej, czyli:

• list płac,

• wniosków o udzielenie urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego, chorobowego itd.,

• dokumentów, które są zamieszczane w aktach osobowych poszczególnych pracowników. Jest to szczególnie istotne, gdyż skład akt osobowych jest ściśle regulowany przez przepisy, a część z nich stanowią takie dokumenty, które powinny być regularnie aktualizowane, jak np. badania okresowe.

Obieg dokumentów w danym przedsiębiorstwie może opierać się o rozwiązania wyłącznie tradycyjne bądź nowoczesne aplikacje. Może być też połączniem obydwu koncepcji, ponieważ, jak już powiedziano, ważne jest dostosowanie wszelkich dostępnych rozwiązań do charakteru przedsiębiorstwa. Najważniejsze jest, by zastosowany system pozwolił na oszczędność nakładów czasu i pracy oraz wydatnie zmniejszył ryzyko błędów. Równie istotne jest, by właściwie funkcjonujący proces obiegu dokumentów chronił przed wyciekiem informacji wrażliwych dotyczących firmy bądź jej poszczególnych pracowników. Jest to istotne niebezpieczeństwo zwłaszcza wówczas, gdy pracownicy przedsiębiorstwa, którzy pełnią obowiązki w działach księgowych bądź kadrowo-płacowych, nie posiadają odpowiedniego doświadczenia. Ponadto, podczas prowadzenia dokumentacji w formie komputerowej warto pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu danych poprzez tworzenie kopii zapasowych oraz zainstalowaniu odpowiedniego oprogramowania antywirusowego.

Podczas wszelkich prób udoskonalania procesu obiegu dokumentacji w firmie należy mieć na uwadze, iż każde przedsiębiorstwo jest oryginalnym, żywym organizmem. Jego funkcjonowanie jest w pewnym stopniu ustandaryzowane poprzez obowiązujące przepisy prawne, aczkolwiek każda firma działa w specyficznych dla siebie i niepowtarzalnych warunkach co sprawia, że jej potrzeby zakresie obiegu dokumentacji. Powody te sprawiają, że jeśli chcemy zoptymalizować obieg dokumentacji, powinniśmy najpierw wnikliwie przeanalizować sposób funkcjonowania firmy oraz możliwości zastosowania pewnych rozwiązań – możliwości te mogą być ograniczone np. w związku z napiętym budżetem na dany rok, w związku z czym zakup niezbędnego w tym celu oprogramowania specjalistycznego nie będzie możliwy. Co więcej, na przeszkodzie może stać także czynnik ludzki – np. kadra pracownicza cechująca się dojrzałym wiekiem, a zatem niechętna wobec wszelkich zmian zachodzących w organizacji. Wówczas konieczne może się opracowanie przed wdrożeniem nowego procesu obiegu dokumentacji takich rozwiązań, jak:

• odpowiednie kursy księgowe, dzięki którym pracownicy będą w stanie odpowiednio przygotować się do implementacji nowego systemu obiegu dokumentacji,

• opracowanie – np. z pomocą specjalisty usprawniającego procesów w przedsiębiorstwie – poradnika dla księgowych, w którym zamieszczone zostaną wszelkie niezbędne informacje z tematyki elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie.