Mamy w czym wybierać i dobrze… Dzięki wieloaspektowej ofercie możemy wybrać to, co dla nas najlepsze.
Przypomnijmy zatem znaczenie pojęcia „konferencja”. Konferencja to wydarzenie zainicjowane przez dowolną organizację w celu spotkania i wymiany poglądów, rozpowszechnienia informacji, otwarcia dyskusji lub przekazania w określonym środowisku opinii na temat konkretnego problemu albo zagadnienia. Konferencja nie musi być powtarzalna ani zgodna z tradycją ewentualnych poprzednich spotkań. Choć nie ogranicza się formalnie czasu trwania tego typu imprez, to konferencje trwają zwykle krótko i mają określone cele. Konferencje są wydarzeniami o mniejszej skali niż kongresy.
Z podanej definicji wynika, iż konferencja ma na celu spotkanie się twarzą w twarz z prelegentami w celu wymiany poglądów lub pogłębienia wiedzy danej dziedziny. W momencie, gdy decydujemy się na organizację spotkania konferencyjnego face2fase musimy zadbać o wiele szczegółów tworzących otoczenie naszego spotkania. W skład otoczenia konferencji wchodzą między innymi: sala konferencyjna, wyposażenie sali, catering, serwis samoobsługowy kawowy, zapewnienie noclegu, zapewnienie materiałów konferencyjnych. Pracy jest ogrom, ale jest to praca opłacalna, gdyż w dalszym ciągu nie brakuje zwolenników tradycyjnych konferencji, którzy cenią sobie możliwość bezpośredniej komunikacji i stawiają ją na pierwszym miejscu wśród pozytywnych cech właśnie zwyczajowych konferencji.
Wideokonferencje są rozwiązaniem pośrednim pomiędzy wspólnym spotkaniem wszystkich stron w jednym miejscu i czasie a telekonferencją, czyli rozmową wielu osób za pośrednictwem telefonów.
Technologia do przeprowadzania wideokonferencji jest już bardzo zaawansowana i zwolenników tego stylu kontaktowania się „w sprawie” także jest sporo. A gdzie wideokonferencje znajdują swoje zastosowanie najczęściej? Chociażby w sądownictwie (przesłuchania na odległość ważnych świadków) wideokonferencje zaczynają być doceniane, gdyż gwarantują bardzo dużą oszczędność czasu, a czas raczej jego ciągły brak jest największą bolączką polskiego sądownictwa.
Wideokonferencje wkradły się także w proces nauczania studentów, przykładem tego jest Politechnika Wrocławska, która prowadzi zajęcia dla studentów wykorzystując oprogramowanie do wideokonferencji. W tym przypadku takie rozwiązanie przynosi efekty w postaci oszczędności czasu i pieniędzy, ponieważ z wykorzystaniem kilku kamer, niewielkiego studia, komputera do slajdów i jednego wykładowcy można prowadzić zajęcia dla trzech grup studentów z różnych miast (tak zwany wykład na odległość).
Wideokonferencje umożliwiają znaczne podniesienie efektywności komunikacji w porównaniu z rozmową telefoniczną, czyli telekonferencją. Dzieje się tak dzięki temu, że:
– Komunikacja jest szybsza.
– Rozmówcy lepiej się rozumieją.
– Unika się błędów w zrozumieniu.
– Ogranicza się koszty podróży służbowych i delegacji.
– Efektywniej wykorzystuje się czas wysoko opłacanych specjalistów i menedżerów.
– Istnieje możliwość natychmiastowej reakcji w sytuacjach kryzysowych.
Jednak zwolenników telekonferencji także nie brakuje, a to dlatego, że jest to tańsze rozwiązanie – a cena to kluczowy czynników dla małych, czy średnich przedsiębiorstw/firm. Urządzenia dostosowane są do małych i średnich sal konferencyjnych i umożliwiają prowadzenie rozmów symultanicznych, których naturalność pozytywnie zaskoczy każdego użytkownika. Charakteryzuje je wysoka jakość transmisji głosu. Użytkownicy przebywający w odległości do kilku metrów od telefonu mogą prowadzić konwersację normalnym tonem, a mimo to będą doskonale słyszalni, co czyni każdą rozmowę łatwiejszą i bardziej wydajną.
Skutecznych rozwiązań do komunikacji mamy wiele, wystarczy tylko dobrać najbardziej odpowiadający nam typ łączności. Analizujmy zatem szeroką ofertę technik do przeprowadzania skutecznych spotkań i wybierajmy to, co dla nas najlepsze.
Małgorzata Michalska
