Te kameralne spotkania w ścisłym gronie, a więc konferencje małe – szyte na tak zwaną miarę, wcale nie muszą być płatne (i często nie są). A to, czego możemy dowiedzieć się poprzez uczestnictwo w nich, może okazać się na tyle wartościowe, że pomoże nam zrobić krok na przód, w stronę rzecz jasna sukcesu. Warto zatem uczestniczyć w konferencjach (sprawdź kalendarium konferencji).

Podczas konferencji, zarówno tych międzynarodowych – wielkich, jak i tych lokalnych – małych zawsze wszystko odbywa się według ustalonego scenariusza. Stałe elementy to oczywiście, powitanie uczestników, wykłady, prezentacje, przerwy kawowe, a także przerwa obiadowa oraz uroczyste zakończenie spotkania i wręczenie certyfikatów potwierdzających nasze uczestnictwo. Jednak w skład oprawy konferencji wchodzą także inne elementy, które powodują, że uczestnik czuje się wyjątkowo. To właśnie wówczas, gdy te elementy „poczujemy” osobiście – mówimy, że czas poświęcony na spotkanie konferencyjne nie jest stracony, bo osobiście czujemy, iż podniósł się poziom naszej wiedzy.

Wyróżnikiem konferencji w dobrym stylu są przygotowane indywidualne, bezpłatne konsultacje ze specjalistami branżowymi, które mogą odbywać się równolegle z konferencją, lecz w oddzielnych pomieszczeniach, bądź po konferencji. Można także wyznaczyć godziny konsultacji na przykład adaptując na ten czas przedłużoną przerwę obiadową, bądź czas wolny po kolacji. Rozpoczynając konferencje warto wspomnieć uczestnikom o możliwości korzystania z konsultacji ze specjalistami.

Jeżeli natomiast przewidujemy, że uczestnicy konferencji będą wygłaszać lub omawiać także własne prezentacje, warto, aby zapoznali się wcześniej z obsługą urządzeń multimedialnych. Musimy pamiętać, że nie każdy 50 – 60 letni uczestnik naszej konferencji zna doskonale nowoczesny sprzęt stanowiący wyposażenie sal konferencyjnych. Bardzo często zdarza się również tak, że nawet młodzi uczestnicy mają problem z obsługą sprzętu konferencyjnego, co wywołuje u nich oczywistą irytację, od której już tylko krok do zwykłej ludzkiej złości.

Nie dajmy powodów uczestników, aby mogli narzekać na organizację i przebieg wydarzenia. Wręcz odwrotnie zróbmy wszystko, aby doceniono nasze starania.

Warto zadbać także o samo miejsce, w którym odbywać się ma nasza konferencja, niech to nie będzie zwykłe pomieszczenie w pierwszym lepszym biurowcu, a precyzyjnie wybrana sala konferencyjna w profesjonalnym ośrodku konferencyjnym. Piękne pomieszczenie zlokalizowane przykładowo w obiekcie muzealnym (konferencje w muzeach), bądź pałacu już na samym początku spotka się z uznaniem prelegentów.

Ważne elementy każdej konferencji, to nie tylko dobrze wybrana firma cateringowa, to nie tylko zaproszeni ważni goście, to także dbałość o szczegóły, które to dopiero świadczą o eleganckim przygotowaniu naszego wydarzenia.

M-S-M