Organizacja konferencji związana jest zawsze z odpowiedzią na pytanie: gdzie najlepiej zaprosić jej uczestników? Mimo iż ilość obiektów konferencyjnych rośnie jak grzyby po deszczu, to trudna decyzja. Wiele argumentów przemawia jednak za dużymi miastami.
Mimo iż coraz częściej wybiera się obiekty zlokalizowane z dala od aglomeracji miejskich, nadal za miastem w parze idzie prestiż oraz większe możliwości, czy to sprzętowe czy związane z dużą ilością sal o wielkiej powierzchni.
Ośrodki konferencyjne zlokalizowane w dużych miastach są też atrakcyjniejsze. Nowe kompleksy handlowe, rosną jak grzyby po deszczu. Życie kulturalne w pełnym rozkwicie każdego dnia stwarza możliwość połączenia przyjemnego z pożytecznym. Można bowiem wykorzystać wolny wieczór na zwiedzanie miasta, udział w koncercie, czy wizytę w teatrze lub kawiarni.
Dodatkowo im większe miasto, tym większa społeczność lokalna, która może być zainteresowana programem konferencji. Zwiększa się więc także ilość obiektów konferencyjnych, a sami organizatorzy mogą przebierać jak w ulęgałkach, uzależniając swój wybór przede wszystkim do możliwości budżetu firmy, którą reprezentują. Na dalszym planie, choć równie ważne, są jakość sali, sprzęt oraz dodatkowe atrakcje. Wielość pomieszczeń odpowiednich do organizacji spotkań służbowych sprawia, że ich właściciele, muszą być konkurencyjni. Nie dziwi więc rosnąca moda na konferencje w miejscach nietypowych, takich jak teatr, opera, muzeum, czy hotele SPA, gdzie właściciele kuszą ciekawymi promocjami, czy usługami dodatkowymi w ramach opłaty.
Można dowoli przebierać w parametrach sali, w tym dostosowywać je do indywidualnych potrzeb np. podzielić większą na kilka mniejszych. Często pomieszczenia wyposażone są w wysokiej jakości sprzęt. Dodatkowo właściciele kompleksów oferują możliwość telekonferencji, transmitując jej przebieg bezpośrednio do pokojów zajmowanych przez uczestników. To bez wątpienia wielka wygoda. Pozwala w komfortowych dla siebie warunkach, bez konieczności wychodzenia, brać udział w przebiegu spotkania.
Duże miasto związane jest z dużą bazą noclegową. Nierzadko wynajem sali konferencyjnej wchodzi w cenę noclegów. Dość powszechną praktyką jest także symboliczny poczęstunek dla uczestników sympozjum. Czasem mogą oni skorzystać w ramach opłaty za nocleg z atrakcji dostępnych na terenie obiektu m.in.: basen, cymbergaj, bilard, sauna czy jacuzzi. Popularne stają się też powoli Centra Rozrywki. Stały dostęp do internetu bezprzewodowego to już niemal standard w obiektach wysokiej jakości. Jednak warto zorientować się, czy na pewno w każdym pokoju, zwłaszcza jeśli konferencja planowana jest na więcej niż jeden dzień.
Zainteresowanym usługami towarzyszącymi spotkaniom biznesowym polecić można serwis obiektów konferencyjnych www.e-konferencje.pl.
Ciekawym wariantem może być Hotel Rest w Warszawie. Mieści się on 11 kilometrów od centrum miasta oraz 10 kilometrów od lotniska Okęcie. Obiekt posiada łącznie 4 konferencyjne sale z możliwością podziału ich na mniejsze. Największa sala jaką dysponuje jest przystosowana do 200 osób. Dodatkowo przygotowano 199 miejsc noclegowych. Warto dodać, że w ramach oferty konferencyjnej, hotel oferuje 20% rabat na nocleg.
W Poznaniu interesującym obiektem jest bez wątpienia popularny hotel Novotel Poznań Malta. W obiekcie do dyspozycji jest sala konferencyjna na 200 osób. Natomiast miejsc noclegowych zaoferowano aż 298. Zlokalizowany w bliskim sąsiedztwie centrum, w parku nad jeziorem. Zainteresowani spędzeniem wolnego czasu na świeżym powietrzu mogą wybrać się do pobliskiego zoo lub pospacerować wśród pięknych okoliczności przyrody.
Zainteresowanym organizacją większego rodzaju spotkania, polecić można krakowski QUBUS HOTEL umiejscowiony w samym centrum miasta niedaleko urokliwego Kazimierza. Obiekt jest nowoczesnym centrum konferencyjnym. Do dyspozycji zostało przygotowanych aż 9 sal, gotowych zmieścić nawet 650 osób. Nocleg natomiast uzyska 375 gości.
Niewątpliwie argumentem przemawiającym za organizacją spotkań biznesowych w dużych miastach jest bezproblemowy dojazd. To z kolei jest możliwe dzięki obecności lotnisk (nawet kilku), które oferują połączenia między największymi miastami w Polsce, stacji kolejowych, korporacji taksówkarskich.
Bliskie sąsiedztwo miejsc kulturalno-rozrywkowych, duża baza noclegowa, wysokiej jakości sprzęt do dyspozycji organizatorów konferencji, prestiż oraz możliwość dotarcia do większej ilości osób, to bez wątpienia największe plusy przemawiające za tym, by na miejsce zebrania wybrać większe miasto.
natalia jurga
