Zła lokalizacja

Miejsce konferencji odgrywa ważną rolę – jeśli źle dobierzemy lokalizację, spotkanie może nie przynieść spodziewanych korzyści. Wpływ na to może mieć na przykład zbyt mała pojemność sali, brak odpowiedniego wyposażenia, klimatyzacji czy niewygodne krzesła. Dlatego tak ważne jest, by dokładnie sprawdzić salę konferencyjną przed rezerwacją.

Brak prelegenta

Wydaje się to nieprawdopodobne, jednak jest całkiem realne – nagła choroba, wypadek drogowy, który uniemożliwia przyjazd prelegenta na miejsce czy brak odpowiednich informacji przekazanych przez organizatorów, mogą okazać się fatalne w skutkach. Uczestnikom konferencji nie pozostaje nic innego, jak wrócić do domu, sytuacja komplikuje się jednak, gdy spotkanie odbywa się w innym mieście. Jest także możliwe, że prelegent spóźni się na konferencję, wtedy uczestnicy powinni dostać stosowną informację od organizatorów. Jedno jest pewne – w takiej sytuacji poniosą oni dodatkowe koszty, zwłaszcza jeśli konferencja zostanie definitywnie odwołana.

Hałaśliwi uczestnicy

Konferencje w pewnym sensie przypominają zajęcia lekcyjne – większość uczestników bierze w nich udział, by dowiedzieć się czegoś nowego, jednak nie wszyscy. Dla niektórych to dobra okazja, by porozmawiać na temat najnowszego filmu, pogody czy reklamy w TV. Najgorsze, że taka dyskusja przeszkadza innym delegatom w koncentracji i przyswajaniu wiedzy. Jak wiadomo, nie wszyscy potrafią usiedzieć w ciszy w jednym miejscu. Czasami takiej osobie uwagę musi zwrócić sam prowadzący, a i tak zdarza się, że i to nie pomaga. Wtedy jedynym rozwiązaniem jest wyproszenie takiej osoby z sali.

Trener

Prowadzący konferencję ma odpowiedzialne zadanie – musi w sensowny sposób przekazać posiadaną wiedzę, za która najczęściej uczestnicy zapłacili niemałe pieniądze. Schody zaczynają się w momencie, kiedy okazuje się, że prelegent/trener/ coach ma wiele do powiedzenia na każdy temat, z wyjątkiem tego ustalonego w planie konferencji. Osoby, które odwiedziły wcześniej niejedną konferencję, dość szybko zorientują się, że prelegent „gra na czas” -zamiast dzielić się konkretni informacjami, rozwodzi się nad rzeczami mało istotnymi dla delegata i nic niewnoszącymi do tematu.

Prymus wśród uczestników

W każdej grupie znajdzie się przynajmniej jedna osoba, która uwielbia rywalizację i popisuje się swoją wiedzą. Przykładem takiego zachowania jest na przykład serialowa Monica ze słynnych „Przyjaciół”, która nie znosi przegrywać, a przedmiotem rywalizacji jest dla niej nawet wchodzenie po schodach.

Osoby o takim charakterze uważają najczęściej, że wiedzą więcej od samego trenera/ prelegenta- przerywają i komentują poszczególne wypowiedzi czy odpowiadają na wszystkie pytania, nawet te, które nie zostały zadane. Skupiają na sobie uwagę pozostałych uczestników i skutecznie przeszkadzają w demokratycznej dyskusji.

Nieprzewidziane wypadki 

Nieprzewidziane wypadki zdarzają się w każdej dziedzinie życia – w przypadku konferencji, najwięcej takich „niespodzianek” ma miejsce na konferencjach prasowych. Konferencje prasowe mają jednak trochę inny charakter niż tradycyjne spotkania biznesowe – tu dziennikarze najczęściej z założenia przychodzą usłyszeć jakąś sensacyjną nowinę czy kontrowersyjne wypowiedzi. Podczas niedawnej konferencji w Poznaniu doszło do tragedii, gdzie polski pułkownik próbował popełnić samobójstwo. Na szczęście takie sytuacje nie zdarzają się na co dzień i uczestnicy spotkań biznesowych mogą spać spokojnie. Co jednak może zepsuć taką konferencję? Awaria prądu? Brak uczestników? Nagły zgon? Fałszywy alarm bombowy? Wydaje się niemożliwe, jednak należy pamiętać jedno – w naszym kraju nie ma rzeczy niemożliwych.

grafika: sxc.hu