Jednak niestety znalezienie właściwego hotelu dla pracowników nie jest taką łatwą sprawą. Warto wiedzieć jakie czynniki należy wziąć pod uwagę i o czym pamiętać. 

O czym pamiętać szukając kwatery dla pracowników? 

Noclegi dla pracowników powinny być odpowiednio przemyślane. W całym procesie bardzo duże znaczenie ma lokalizacja. Warto wybrać kwatery, które będą w bliskiej odległości od przystanków autobusowych, punktów handlowych, gastronomicznych itd. Jest to niezwykle ważne, ponieważ pracownicy powinni móc z łatwością dostać się do tych najbardziej pożądanych miejsc. 

Duże znaczenie ma także stan pokoi. Powinny być one wyposażone w podstawowe meble, które umożliwią pracownikom schowanie wszystkich potrzebnych elementów garderoby i innych bagaży. Goście powinni mieć też dostęp do Wi-Fi. Dobrze, żeby był także obecny telewizor, który pozwoli pracownikom na chwilę rozrywki i stały dostęp do informacji. 

Zgodnie z założeniami, kwatery pracownicze powinny mieć także dostęp do aneksu kuchennego, który będzie wyposażony w niezbędne naczynia, sztućce oraz inne elementy, które mogą się okazać pomocne, podczas wykonywania posiłków. 

Mile widziana jest także ochrona i monitoring, aby zapewnić bezpieczeństwo gościom i poprawić ich komfort. 

Rozliczanie zakwaterowania pracowników 

Warto wiedzieć w jaki sposób należy rozliczyć noclegi swoich pracowników. Przede wszystkim pracodawca jest zwolniony z podatku dochodowego ponoszonego z tytułu zakwaterowania pracowników w: 

• hotelach pracowniczych, 
• kwaterach prywatnych, które są wynajmowane w celach zakwaterowania, które miesięcznie nie przekracza 500 zł. 

Z ulgi na zakwaterowanie, można skorzystać, kiedy pracownicy muszą zamieszkać poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. 

Niekiedy można się spotkać z sytuacją, w której firma zagraniczna posiada swój oddział na terenie Polski i deleguje swoich pracowników do pracy w nim. Aby oddelegować ich do pracy, główna spółka zawiera umowę najmu mieszkania pracowniczego dla potrzeb wykonywania obowiązków służbowych. W takiej sytuacji do kosztów związanych z uzyskaniem przychodu dolicza się wydatki na wynajem mieszkania. 

Kwatery pracownicze, o czym warto pamiętać

Pracownicy zakwaterowani w hotelach pracowniczych, czy w innych noclegowniach tego typu, muszą posiadać dostęp do: 

• sprawnie działającej wentylacji. 
• własnej sypialni, w której można otworzyć okno, 
• WC oraz łazienki, 
• pralni, 
• miejsca, w którym można przechowywać odzież, 
• przestrzeni do spożywania posiłków. 

Pracodawca powinien podjąć wszelkie starania, aby wybrać najlepszą, możliwą kwaterę dla swoich pracowników. Wbrew pozorom, nie ma zbyt dużo kwater, które spełniają najważniejsze wymagania. Przed podjęciem ostatecznej decyzji, pracodawca powinien się zastanowić, czy dam chciałby nocować w takim miejscu i czy spełnia ono jego wymagania. Warto pamiętać, że pracownik, który nie ma zapewnionych najlepszych warunków, może nie wykonywać swoich zadań efektownie.