-
Rejestracja uczestników – zbyt długi czas rejestracji delegatów rzuca złe światło na konferencję już od pierwszej chwili jej trwania. Warto zatem przećwiczyć sprawny sposób rejestracji, pamiętając o tych uczestnikach, którzy „już” czekają na rozpoczęcie wydarzenia.
-
Przedstawienie uczestników – przekręcone nazwiska wybitnych gości, bądź pominięcie największych autorytetów. Takie sytuacje niestety mają miejsce i to dość często (nie tylko w świecie polityki). Pamiętajmy, aby sprawdzić kilka razy listę „specjalnych” gości, bo nasza pomyłka nie tylko zdyskredytuje nas jako organizatora, ale także zaprzepaści relacje z zaproszonymi.
-
Sprzęt i sala konferencyjna – brak wiedzy o rozmieszczeniu włączników światła, o regulatorach klimatyzacji, brak wiedzy dotyczącej obsługi projektorów. Takie sytuacje są niedopuszczalne. Należy dokładnie zapoznać się z obsługą urządzeń dostępnych na sali jeszcze przed wydarzeniem, a razie problemów technicznych mieć w gotowości telefon do obsługi obiektu. Na naszej liście powinna pojawić się rubryka dotycząca sytuacji nadzwyczajnych (brak prądu, zepsuty projektor, klimatyzator), a przy każdej pozycji imię, nazwisko i numer telefonu do osoby odpowiedzialnej za wyznaczone elementy.
-
Przejdźmy do rzekomo najprzyjemniejszej części wydarzenia – lunch i … brak menu dla wegetarianów, weganów! Miałam okazję obserwować nieprzyjemną sytuację, a mianowicie – uczestnik konferencji (wegetarianin) dostał na obiad danie mięsne, gdy dyskretnie poprosił o zestaw bezmięsny w odpowiedzi usłyszał, że takowego nie ma! (Warto dodać, że wspomniana osoba zgłaszała na karcie uczestnictwa fakt, iż obowiązuje go dieta wegetariańska) – mówi Małgorzata Michalska Redaktor Naczelna serwisu www.e-konferencje.pl. Sytuacja nie tylko nieprzyjemna, ale kompromitująca organizatora!
-
Pożegnanie uczestników równie ważne jak powitanie. Zakończenie spotkania powinno być wyraźnie zaakcentowane, poprzedzone krótkim podsumowaniem oraz słownym pożegnaniem autorytetów i zaproszonych gości. Materiały pokonferencyjne muszą zostać wręczone wszystkim obecnym w formie papierowej bądź elektronicznej.
To tylko nieliczne z czyhających pułapek na organizatorów konferencji. Problemów może być znacznie więcej rozpoczynając od wybrania odpowiedniej sali, poprzez wybór atrakcji dodatkowych, a na rezerwacji noclegów kończąc. Pomocą służą oczywiście pracownicy hoteli i centrów konferencyjnych – warto zatem korzystać z ich pomocy.
