W Polsce jeszcze do niedawna mieliśmy spory problem z organizowaniem konferencji dla uczestników stanowiących grupę tysiąca lub więcej osób. Obiekty konferencyjne nie dysponowały tak ogromnymi salami, a sale konferencyjne znajdujące się w hotelach nie posiadały takich przestrzeni, które mogłyby zostać przystosowane na potrzeby danej dużej konferencji. Uczestnicy natomiast narzekali na ciasnotę, duchotę i brak wygody podczas konferencji.
Obecnie sytuacja jest już lepsza posiadamy obiekty konferencyjne na przykład w samej stolicy, które pomieścić mogą ponad tysiąc osób, a ich wysoki standard świadczy o poważnym podejściu do klientów organizujących wielkie wydarzenia konferencyjne.
Nowoczesne obiekty charakteryzują się tym, że są wielofunkcyjne. A to oznacza, że w skład wyposażenia wchodzi nie tylko najlepszy sprzęt audiowizualny, ale przede wszystkim niebanalne rozwiązania architektoniczne świadczące o wysokiej jakości obiektu konferencyjnego. Foyer to właśnie przykład zastosowania rozwiązania sztuki użytkowej na użytek konferencji. Foyer, a więc duże i rozległe pomieszczenie lub zespół pomieszczeń w budynku (dawniej tylko w teatrach, operach, filharmoniach, czy halach widowiskowych, przylegające pomieszczenie do widowni sali widowiskowej lub koncertowej, przeznaczone dla widzów do odpoczynku oraz spotkań towarzyskich, wykorzystywane przed rozpoczęciem spektaklu oraz w trakcie jego antraktów, czy przerw, ale bywające również miejscem uroczystości po zakończeniu spektaklu). Jego użyteczność przydatna jest szczególnie podczas organizowania dużych konferencji.
Zazwyczaj foyer jest dużą, specjalnie w tym celu zaprojektowaną salą, ale może być to także korytarz okalający główną salę, będący na tyle duży, że oprócz funkcji komunikacyjnych może spełniać funkcje bytowe. Foyer umożliwia publiczności dokonywanie przechadzek, ale jednocześnie jest wyposażone w meble wypoczynkowe, na przykład w skórzane sofy. Zwykle jest ozdobione stałą ekspozycją związaną z charakterem działalności danej instytucji, może również zawierać ekspozycje czasowe, a także stoiska, czy bufety. Często wystrój ściśle związany jest z wystrojem całości obiektu konferencyjnego, czy danego hotelu. Dawniej, foyer było pomieszczeniem ogrzewanym, stąd nazwa – fr. foyer – palenisko, ognisko.
W nowoczesnych ośrodkach konferencyjnych muszą znajdować się także nowoczesne meble, a więc takie, które umożliwią uczestnikowi komfortowo przebyć nawet bardzo długą konferencję bez doświadczania bólu kręgosłupa, czy nóg. Liczy się maksymalna wygoda, poczucie komfortu, a takie warunki spełniają tylko meble nowej generacji, na przykład fotele złożone z oparcia profilowanego z zachowaniem wymagań ergonomii, z uchylnym siedziskiem a także podłokietnikami mocowanymi do elementów nośnych fotela. Wszystkie meble stanowiące wyposażenie sal konferencyjnych powinny posiadać atest.
Nowoczesne obiekty konferencyjne to także systemy konferencyjne z możliwością głosowania na TAK na NIE lub WSTRZYMAŁ SIĘ. Taki sprzęt wykorzystywany jest podczas paneli dyskusyjnych ze wspomaganiem głosowania. Na biurkach delegatów znajdują się kompaktowe – nieduże obudowy zawierające w sobie głośnik, wejście na mikrofon, klawiaturę oraz czytnik kart elektronicznych.
W pulpitach delegatów coraz częściej znajdują się także wysokiej klasy kierunkowe mikrofony. Ich obecność pozytywnie wpływa na komfort pracy przemawiających. Zalety tych nowoczesnych urządzeń są oczywiste, ponieważ wspomagają przeprowadzanie głosowań, pomagają w utrzymaniu porządku obrad i dyskusji, rejestrują dyskusje a także wyniki głosowań i obecność uczestników.
Pomocne w trakcie konferencji są także inne urządzenia, wśród nich na przykład projektory multimedialne, a także tak zwane wizualizery, czyli urządzenia pokazujące zarówno wydrukowane dokumenty, książki, mapy czy foliogramy jak również odręczne notatki. Bardzo ważne jest także profesjonalne oświetlenie sal, a także nagłośnienie.
Nieodzownym elementem każdej konferencji jest przerwa kawowa raz przerwa obiadowa. W tym pierwszym przypadku doskonale sprawdzają się samoobsługowe bufety kawowe wyposażone w ciśnieniowe ekspresy do kawy, a także czajniki elektryczne do szybkiego zaparzenia herbaty. W tym drugim natomiast przypadku problem rozwiązuje sala restauracyjna znajdująca się w obiekcie, bądź ośrodku konferencyjnym, której istnienie znacznie skraca czas przemieszczania się dużej ilości osób z miejsca na miejsce w przerwie obiadowej. W sytuacji, w której obiekt konferencyjny nie posiada swojej sali restauracyjnej warto wykorzystać firmy cateringowe, które przywiozą posiłki w miejsce konferencji.
Organizacja konferencji to przedsięwzięcie wieloaspektowe i aby przebiegło prawidłowo musi zostać najpierw szczegółowo zaplanowane. Tylko dobra organizacja zapewni dobry przebieg wydarzenia konferencyjnego.
Małgorzata Stryjewska
M-S-M
