Lokalizacja i komfort
Na początku warto jest ocenić możliwości firmy i dokonać oceny czy wsparcie w postaci profesjonalnej agencji może ewentualnie pozwolić na zaoszczędzenie czasu i środków. W przypadku samodzielnej realizacji wydarzenia przede wszystkim należy zadbać o komfort pracowników i uczestników biorących w nim udział. Jeżeli konferencja będzie odbywała się np. w stolicy możliwe, że konieczne będzie zapewnienie przyjezdnym noclegu. Luksusowe apartamenty w Warszawie znajdujące się w centrum miasta to jeden z najlepszych wyborów. Należy dołożyć wszelkich starań, aby ważni goście mieli zapewniony komfort zarówno w czasie spotkania, jak i po nim.
Lokalizacja konferencji ma kluczowe znaczenie. Warto pamiętać, że architektura przykuwa uwagę, co można wykorzystać np. w materiałach promocyjnych. Ponadto budynek, w którym będzie odbywało się spotkanie, jest pierwszym, co ujrzy uczestnik po przybyciu na miejsce. Dlatego oprócz zaplecza technicznego i infrastruktury konferencyjnej należy też zwrócić uwagę na sam budynek i jego otoczenie. Ciekawym pomysłem jest zdecydowanie się na lokacje nieoczywistą i oryginalną, co zdecydowanie może pozytywnie wpłynąć na przebieg wydarzenia.
Organizacja konferencji – na co zwrócić szczególną uwagę?
Na początku najważniejsze jest staranne opracowanie projektu całego przedsięwzięcia oraz budżetu. Chodzi o wybór najlepszej lokalizacji, przygotowanie agendy spotkania, wdrożenie systemu rejestracji uczestników, jak również obsługi w zakresie zakwaterowania, cateringu oraz transportu. Należy też pamiętać o przygotowaniu materiałów konferencyjnych, czyli: toreb, druków reklamowych, ulotek, płyt lub innych nośników danych z prezentacjami, zdjęć, itp.
Przygotowanie zebrania należy rozpocząć od sporządzenia listy uczestników oraz zadbania o to, by wszyscy, którzy się na nim pojawią potwierdzili swoją obecność. Informacja o konferencji powinna zostać wysłana np. drogą mailową co najmniej dwa tygodnie wcześniej. Musi zawierać: dokładną datę i godzinę, czas trwania spotkania i jego temat. Konieczne jest również zawarcie prośby o potwierdzenie odbioru wiadomości. W przypadku, gdy konferencja odbędzie się za kilka dni, najlepiej jest poinformować wszystkich osobiście lub telefonicznie.
Miejsce spotkania trzeba przygotować wcześniej. Bardzo istotne jest, aby wszystkie zaproszone osoby miały miejsce, dlatego troska o odpowiednią ilość krzeseł jest w tym przypadku kluczowa. Kolejnym ważnym aspektem jest wyposażenie sali w sprzęt do prezentacji – kilka godzin przed konferencją należy sprawdzić czy wszystko działa.
Catering również musi zostać przygotowany przed spotkaniem, niedopuszczalne jest, aby w czasie prezentacji prelegentów rozpraszały osoby wnoszące poczęstunek lub napoje.
