Od czego zacząć?

Pierwszym krokiem podczas organizowania konferencji jest przemyślenie koncepcji, a więc określenie tematyki spotkania, która zainteresuje uczestników, a także ustalenie listy gości i prelegentów. Na tej podstawie będzie można przystąpić do kolejnych etapów organizacji całego przedsięwzięcia, a więc planowania scenariusza i poszukiwania podwykonawców. Ustalenie przebiegu całego wydarzenia pozwoli odpowiednio wcześniej przewidzieć ewentualne trudności i przeszkody oraz poradzić sobie z powstającymi problemami. Jest to też odpowiednia pora na wykonanie kosztorysu. W przypadku ograniczonego budżetu możliwe będzie ustalenie, z jakich elementów konferencji można zrezygnować, a które z nich powinny pozostać niezmienione.

Miejsce idealne

Chociaż sal konferencyjnych nie brakuje w żadnym większym mieście, wybór jednej z nich może sprawiać niemałe trudności. Wiele zależy od tego, jak wielu uczestników zgromadzi całe przedsięwzięcie. Warto też zadbać, aby miejsce nie było przypadkowe, ale nawiązywało do tematyki konferencji, np. jeśli ma ona dotyczyć architektury, idealny będzie ciekawy pod względem konstrukcyjnym budynek, zaś w przypadku spotkania nawiązującego przykładowo do nowoczesnych rozwiązań stosowanych w biznesie, dobrym wyborem okazać się może lokalizacja w centrum biznesowym. Oprócz samej lokalizacji należy też zwrócić uwagę na wyposażenie sali konferencyjnej. Zdarza się, że pomimo odpowiedniej wielkości i idealnej lokalizacji, trzeba nieco ją zmodyfikować, np. wykorzystując podesty sceniczne do wynajęcia.

Zadbaj o wygodę uczestników

Komfort gości zgromadzonych na konferencji zależy od kilku czynników. Jednym z nich jest na pewno łatwy dojazd, stąd też wybór miejsca na całe przedsięwzięcie powinien uwzględniać nie tylko dostosowaną do liczby uczestników wielkość sali, ale też lokalizację, która nikomu nie sprawi trudności. Ważne jest też, aby każdy z słuchaczy miał wygodne miejsce siedzące, a nagłośnienie zapewniało dotarcie głosu prelegenta do wszystkich zgromadzonych. Warto też zadbać o catering – przerwa na kawę i coś słodkiego bądź gorący posiłek to doskonały sposób, aby uczestnicy nabrali sił przed kolejnymi wystąpieniami.

Informacja zwrotna

Pod koniec konferencji warto rozdać ankietę dotyczącą kwestii organizacyjnych. Powinna ona zawierać pytania odnoszące się do lokalizacji, dojazdu, cateringu i oczywiście wystąpień prelegentów. Informacje te będzie można wykorzystać w przyszłości podczas przygotowywania kolejnych przedsięwzięć tego typu, co z pewnością zapewni idealne dostosowanie oferty do potrzeb i oczekiwań uczestników następnych spotkań.

Szukasz podestów scenicznych do wynajęcia? Sprawdź ofertę firmy BSC System!