Krok 1. Temat przewodni i cel konferencji

Podstawowe pytania, na które musisz sobie odpowiedzieć to: co? i w jakim celu? Od tego wszakże zależy, kogo trzeba będzie zaprosić i co uda się danym wydarzeniem osiągnąć. Temat spotkania winien być interesujący dla potencjalnych uczestników i odpowiadać na potrzeby rynkowe. Warto także stworzyć scenariusz, który pomoże w zaplanowaniu całego przedsięwzięcia. Jego szczegółowość powinna zależeć od rangi spotkania – dla rutynowych wydarzeń mogą to być tylko ramy czasowe, ważniejsze powinny zawierać jak najwięcej szczegółów, aby można było przewidzieć zawczasu ewentualne trudności. Na tym etapie można także rozpisać wstępny kosztorys.

Krok 2. Data i czas trwania

Mając już obmyślony temat, pora zająć się ramami czasowymi. Termin musi być dostosowany do osób, do których skierowane będzie wydarzenie. Długość powinna być dobrana do treści, którą chcesz zawrzeć – jeśli materiału masz najwyżej na kilka godzin, nie ma sensu przeciągać sprawy na cztery dni. Nie może być też tak, że skompresujesz wszystko w jednym dniu, nie dając gościom możliwości odetchnięcia – nikt nie lubi wielogodzinnych posiedzeń przeładowanych treścią.

Krok 3. Lista gości i zaproszenia

Nakreśliwszy ogólny profil gości i ramy czasowe, pora zająć się konkretnymi osobami. Zastanów się, na czyjej obecności zależy Ci z punktu widzenia realizacji celów biznesowych i przygotuj ich listę. Oczywiście zaliczać się będą do nich także prelegenci. Forma zaproszeń również zależeć będzie od grupy docelowej, np. w branży IT mogą wystarczyć maile. Nie wszyscy jednak mają dostęp do komputera lub chcą z niego korzystać, dlatego warto też rozesłać je w formie fizycznej pocztą lub dostarczyć osobiście, jeśli jest taka możliwość. Absolutnie trzeba pamiętać, aby zrobić to odpowiednio wcześnie, dając gościom czas na wplecenie wydarzenia w swoje grafiki. Tak samo ważne jest zawarcie w nich prośby o wcześniejsze potwierdzenie uczestnictwa. Każdy z gości powinien także otrzymać plan wydarzenia, podstawowe informacje z wytłumaczeniem, dlaczego zajmujesz się danym tematem, krótką informację o prelegentach oraz kontakt do osób, które mogą udzielić więcej informacji.

Krok 4. Prowadzący

Oprócz tematyki, ważne jest także, kto ową treść przekaże. Prelegent musi być nie tylko przygotowany merytorycznie, ale także umieć nawiązać kontakt z publicznością i zainteresować ją tematem. W tej roli przewagę nad teoretykami będą mieli praktycy o wieloletnim doświadczeniu w swoim fachu – zwykle są bardziej komunikatywni i mogą  zdradzić publiczności ciekawe triki, które przydadzą się podczas wykonywania różnego rodzaju czynności.

Krok 5. Odpowiednie miejsce

Dobrze, masz już liczbę uczestników, pora na dobranie właściwej lokalizacji. Najodpowiedniejsze miejsce na konferencję związane jest zwykle z jego szczegółami – liczbą gości, terminem i rozmachem. Dobrym pomysłem może być także zorganizowanie spotkania biznesowego w atrakcyjnym turystycznie obiekcie poza miastem, z dala od zgiełku i ciągłych korków. A skoro o korkach mowa – idealna lokalizacja powinna odznaczać się łatwością dojazdu różnymi środkami transportu. Trzeba także zadbać o wystarczającą ilość miejsc parkingowych. Przykładowo, organizując konferencje pod Warszawą, warto rozejrzeć się za dworkiem lub pałacykiem. Taki obiekt będzie klimatyczny i doda prestiżu całemu wydarzeniu, a także zapewni dodatkowe atrakcje.

Krok 6. Zaplecze techniczne

Wybrane miejsce musi odznaczać się właściwym zapleczem technicznym. Szwankujący sprzęt całkowicie przekreśla jakiekolwiek szanse na powodzenie przedsięwzięcia. Wszystko musi działać bez zarzutu a najlepiej, jeśli na miejscu będą także technicy odpowiedzialni za sprawność sprzętu. Warto także upewnić się, czy wszystko jest wliczane w cenę, czy wymagana jest dopłata, np. za wstawienie mównicy. Nieodzowna będzie także próba generalna przed wydarzeniem, która pozwoli upewnić się, czy wszystko jest dobrze widoczne i słyszalne dla widzów.

Krok 7. Catering oraz baza noclegowa

Niemniej ważnym aspektem konferencji jest zapewnienie zaproszonym gościom posiłków. Jedzenie musi być smaczne i dostosowane do uczestników, a więc uwzględniać ich diety. Warto przeprowadzić pod tym kątem wcześniejszy wywiad środowiskowy, aby uniknąć wpadki. Posiłki powinny być dostarczane na czas, tak aby dania gorące faktycznie podawane były gorące. Najlepiej postawić w tym zakresie na sprawdzoną firmę cateringową. Jeśli wydarzenie trwa kilka dni, trzeba także zadbać o nocleg. Baza noclegowa nie powinna być zbytnio oddalona od miejsca konferencji, a jej standardy muszą być dostosowane do prestiżu wydarzenia – przecież nie umieścisz znamienitych gości w pierwszym lepszym trzygwiazdkowym hotelu. Idealnym rozwiązaniem jest, gdy wybrana lokalizacja zapewnia nie tylko salę konferencyjną, ale także wyżywienie i miejsca noclegowe.

Krok 8. Dodatkowe atrakcje dla uczestników konferencji

Są idealnym uzupełnieniem wydarzenia, jakim jest kilkudniowa konferencja czy spotkanie biznesowe. Pozwolą one gościom zrelaksować się i zintegrować po prelekcjach. Możliwości jest wiele, choć zależą od danego miejsca i samych uczestników. Zwiedzanie okolicznych zabytków prawdopodobnie umili czas osób przyjeżdżających z daleka lub zagranicy, koncert pozwoli zrelaksować się przy dobrej muzyce a wspólna wycieczka czy bankiet dadzą szansę bliższego poznania się i zacieśnienia więzi. Atrakcją może być nawet live cooking lub zajęcia w stylu „zrób to sam” – wszystko zależy od grupy docelowej i dostępnych funduszy. Jeśli przewidujesz udział osób towarzyszących, musisz także pomyśleć o zorganizowaniu dla nich specjalnego programu w czasie, gdy uczestnicy przebywają na sali konferencyjnej.