Sama organizacja szkolenia jest jednak nieco bardziej skomplikowana. Potrzebna jest sala i co najmniej jeden ekspert, który będzie w stanie przekazać uczestnikom wiedzę w przystępnej formie. Jest też wiele czynników, które mają wpływ na to, czy samo szkolenie będzie skuteczne. Jak zorganizować szkolenie krok po kroku, aby uzyskać pożądane efekty?

Najważniejsza kwestia – czyli miejsce. Gdzie odbędzie się szkolenie? Wynajem sali w hotelu czy biurowcu?

Wybór sali do szkolenia może wydawać się prosty. Niestety jednak już na tym etapie wiele osób nie radzi sobie zbyt dobrze. Wybiera bowiem “pierwszą lepszą” salę, nie sprawdzając nawet, czy oferuje ona wszystko, co niezbędne do przeprowadzenia skutecznego szkolenia. Oto najważniejsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas wyboru sali konferencyjnej:

• Liczba uczestników – na tej podstawie trzeba wybrać rozmiar sali
• Temat szkolenia – od niego zależy, jakie narzędzia będą potrzebne w trakcie
• Forma szkolenia – jeśli np. będzie to aktywizacja ruchowa uczestników, przestrzeń musi to umożliwić
• Czas trwania szkolenia – jeśli będzie to długie spotkanie, konieczne jest zapewnienie większego komfortu, niż w przypadku krótkich szkoleń. Przestrzeń musi też umożliwiać odpoczynek w przerwach od części merytorycznej
• Odległość sali od miejsca zbiórki lub biura – jeśli bowiem po odbyciu szkolenia uczestnicy będą musieli spędzić jeszcze kilka godzin na jeździe, zapamiętają jedynie zmęczenie i frustrację

Każdą z powyższych kwestii należy dokładnie przeanalizować. Gdy zostanie określone zapotrzebowanie – można przystąpić do poszukiwania konkretnej sali. Mogą w tym pomóc różnego rodzaju portale internetowe, które zbierają sale konferencyjne i podobne lokalizacje w jednym miejscu. Przykładem takiego portalu jest http://www.konferencyjne.pl/ oraz na stronie http://www.szkolenia24h.pl/obiekty/ znajdziemy wiele ciekawych obiektów na szkolenia. Można tam znaleźć informacje na temat ilości sal, dostępnego miejsca i innych kwestii, które odgrywają ważną rolę podczas wyboru sali.

Czytaj również:

• Wyposażenie sal konferencyjnych i szkoleniowych

• Profesjonalna organizacja konferencji. Poradnik krok po kroku.

• Usługa konferencyjna – czym jest i jak ją rozliczyć?

• Nocleg w hotelu – czym kierować się podczas wyboru?

• Sale konferencyjne i szkoleniowe – różnice i zastosowanie

• Czym są ośrodki konferencyjne?

• Hotele butikowe – wysoki standard dla osób ceniących intymność

• Popularne kursy oraz szkolenia, po których jest praca

• Czy warto organizować szkolenia oraz konferencje online?

Warstwa merytoryczna – czyli fundament każdego szkolenia. Komu zlecić przeprowadzenie go?

Drugim krokiem w procesie organizacji szkolenia jest wybór prowadzącego eksperta. Może to być samodzielny specjalista z danej dziedziny. Takowego jednak trzeba najpierw znaleźć – a to już nie jest takie proste. W zdecydowanej większości przypadków szybszym i wygodniejszym rozwiązaniem będzie zwrócenie się do firmy szkoleniowej.

Warto przy tym zwrócić uwagę na dwie kwestie.

1. Czy dana firma oferuje najwyższy poziom merytoryki? Jakie są opinie na jej temat? Czy przedstawiana wiedza jest aktualna?
2. Jakie metody edukacyjne wykorzystuje firma? Co ważne – nie powinny się one ograniczać jedynie do formy wykładowej, ponieważ ta jest bardzo nieskuteczna. Lepiej sprawdzą się różnego rodzaju metody aktywizujące, bardziej zbliżone do warsztatów niż stricte szkolenia.

Warto się również zastanowić, czy dane zagadnienie może być zrealizowane przez jednego eksperta, czy raczej przez kilku. Bardzo często najlepszym rozwiązaniem jest ta druga opcja. Wtedy organizacja szkolenia uwzględnia cały dzień, a uczestników dzieli się na grupy. Najlepiej będzie to wyjaśnić na przykładzie.

Zakładając, że tematem szkolenia jest “Efektywna sprzedaż”, najlepiej będzie podzielić to zagadnienie na kilka aspektów. Najważniejszym będzie psychologia procesu. Powinien je omawiać ekspert – psycholog.

Z drugiej strony podczas sprzedaży bardzo istotna jest również kultura języka, sposób wypowiadania się, ton głosu i tak dalej. Tutaj psycholog raczej nie będzie miał zbyt wiele do powiedzenia, ale już językoznawca jak najbardziej. Oto więc drugi ekspert, który jest niezbędny.

Trzecim aspektem sprzedaży jest merytoryka. Będzie więc potrzebny ktoś, kto bardzo dobrze zna produkt, który jest sprzedawany. Tutaj akurat najlepiej sprawdzi się osoba z kadry zarządzającej firmą. Obniży to też koszty zatrudnienia firmy szkoleniowej.

Całodzienne szkolenie będzie więc prowadzone przez trzech ekspertów. Należy więc podzielić uczestników na trzy grupy. Będą oni symultanicznie uczestniczyć w tych trzech segmentach – konieczne będzie więc zapewnienie trzech sal. Co więcej – rozmiar grupy powinien umożliwiać skuteczną aktywizację.

Gdy czas jednego szkolenia dobiega końca – grupy wymieniają się między sobą i są zapoznawane z kolejnym zagadnieniem, aż skompletują wszystkie trzy.

Jak można łatwo zauważyć – proces organizacji szkolenia wymaga zaangażowania wielu ekspertów z bardzo różnych dziedzin. Można ich znaleźć na dedykowanych stronach, jak na przykład Szkolenia24h.

Szczegółowy plan szkolenia – dlaczego jest konieczny?

Gdy już sala szkoleniowa została zarezerwowana, a eksperci zatrudnieni – trzeba jeszcze stworzyć szczegółowy plan szkolenia. Znacznie usprawni on organizację całego wydarzenia – zarówno uczestnikom i prowadzącym, jak i samym organizatorom.

Co powinien zawierać plan szkolenia? Przede wszystkim rozpiskę krok po kroku z konkretnymi godzinami. Muszą tam zostać zawarte nazwy poszczególnych modułów i numery sal, w których będą się one odbywały. Warto również przy każdym szkoleniu umieścić nazwisko prowadzącego.

Wyszczególnione muszą zostać przede wszystkim godziny przerw i posiłków, a także rozpoczęcie i zakończenie każdego szkolenia.

Podczas tworzenia planu trzeba pamiętać o tym, że długość warstwy merytorycznej i przerw musi być dostosowana do możliwości uczestników. Z racji tego, że człowiek nie może pozostać w stanie intensywnego skupienia dłużej niż godzinę – jest to górny limit jednego ciągu podczas szkolenia. Jeśli na przykład dany moduł trwa półtorej godziny – najlepiej będzie podzielić go na dwie części po 45 minut z 15-minutowymi przerwami pomiędzy.

Dzięki temu uczestnicy będą mieli czas na uporządkowanie wiedzy i podzielenie się refleksjami, a także przygotowanie do dalszej części szkolenia.

Warto zawsze na samym początku zapytać ekspertów, ile czasu będą potrzebować na omówienie danego zagadnienia. Dzięki temu organizator będzie w stanie optymalnie zaplanować całe przedsięwzięcie.

Podsumowanie jako dodatek do szkolenia

Choć oficjalne zakończenie nie jest stricte związane z warstwą merytoryczną szkolenia – warto je zrobić. Wystarczy krótkie, 5-minutowe przemówienie organizatora, który w paru zdaniach podsumuje, dlaczego szkolenie musiało się odbyć i jakich najważniejszych rzeczy można było się na nim nauczyć.

Warto też zrobić coś analogicznego na początku – czyli omówić z całą grupą uczestników szczegółowy plan. Dzięki temu organizator zyska pewność, że uczestnicy nie zagubią się podczas szkolenia i będą zaznajomieni z jego strukturą.