Dobra organizacja to umiejętność połączenia wielu elementów w harmonijną całość. To trudna praca zespołowa, która wymaga twórczej inwencji i wyobraźni nie mniej, niż drobiazgowego planowania i zdolności przewidywania, czy systematyczności i cierpliwości.
Dziś kilka cennych porad o profesjonalnej organizacji konferencji.
Zorganizowanie konferencji rozpoczyna się od starannego i rzetelnego opracowania projektu i jego budżetu. Profesjonalna organizacja konferencji wiąże się z wyborem odpowiedniej lokalizacji, przygotowaniem agendy spotkania, sprawnym wdrożeniem systemu rejestracji uczestników, a także fachową obsługą gości w zakresie zakwaterowania, cateringu oraz transportu w wyznaczone miejsce. Organizacja konferencji to wreszcie dbałość o rzetelne wykonanie materiałów konferencyjnych takich jak: torby zjazdowe, druki reklamowe, ulotki, teczki, płyty z prezentacjami, zdjęcia, filmy itp.
Dla osób, które po raz pierwszy planują organizację konferencji, szkoleń czy imprez integracyjnych nie jest to proste. Co więcej – może przerosnąć najśmielsze wyobrażenia o trudnościach i pułapkach, które napotyka na swej drodze organizator. Dlatego na początku warto zaufać profesjonalnej agencji, która zajmie się organizacją imprezy.
Poznaj –
Specjalistyczne agencje.
Agencje specjalizujące się w kompleksowej obsłudze i organizacji konferencji. To agencje, które poprzez swoje doświadczenie gwarantują wysoki poziom usług, indywidualne podejście do klienta, sprawność w zakresie działań organizacyjnych, aktywność na płaszczyźnie wzmacniania relacji z partnerami biznesowymi klientów. Niezależnie od skali i charakteru przedsięwzięcia agencje są w stanie zorganizować każde – niemalże – przedsięwzięcie i dokonać tego na najwyższym poziomie, gdyż dysponują narzędziami, które im to umożliwiają – zespołem sprawdzonych ludzi, bogatym doświadczeniem, szeroką wiedzą i znajomością lokalnego rynku.
Jeśli jednak zdecydujecie się Państwo na organizację profesjonalnej konferencji samodzielnie, w poniższym artykule znajdziecie najważniejsze informacje.
1. Start: Budżet przedsięwzięcia.
Budżet to jedna z kluczowych spraw w organizacji konferencji. Jego wysokość determinuje dalsze działania. Imprezę można zorganizować niemal za każde pieniądze – od ich ilości zależeć będzie jednak jej poziom. Niewielkie środki pozwolą jedynie na niezbędne minimum. Duży fundusz pozwala zorganizować obok posiedzenia naukowego ciekawy koncert, urozmaicić menu, kupić materiały konferencyjne wyższej jakości czy zatrudnić więcej osób do pomocy. Przede wszystkim jednak daje pewien margines swobody w planowaniu, np. zawsze zdarzają się wahania w ilości uczestników. Jeśli jest taka możliwość, dobrze jest postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe: w zależności od charakteru imprezy mogą to być fundusze unijne czy też sponsorzy związani z branżą, dla których udział w przedsięwzięciu będzie też znakomitą reklamą.
Należy zastanowić się także nad tym, gdzie i w jaki sposób można obniżyć koszta. A można na pewno. Warto zebrać kilka ofert na każdą usługę i porównać je ze sobą. Normalną praktyką jest też negocjowanie cen z dostawcami -przy dużym, hurtowym zamówieniu bez większych problemów można uzyskać preferencyjną stawkę. Elastycznym podejściem do daty i miejsca przedsięwzięcia również można zaoszczędzić sporo – np. kilka dni po tzw. sezonie jest sporo taniej. Wolontariusze pracujący przy obsłudze konferencji to kolejny pomysł na cięcie kosztów. Pomysłów jest mnóstwo.
Najprostszy sposób na ogarnięcie bałaganu finansowego to współpraca z doradcą podatkowym, lub specjalistami od organizacji takich imprez!
Uwaga! Budżet musi się “zamknąć” , gdy mamy obawy co do spełnienia tego warunku warto zastanowić się, czy jesteśmy w stanie podołać przedsięwzięciu .
2. Dotarcie do klienta.
Gdy już zdecydowaliśmy się na organizację konferencji oraz mamy wstępny kosztorys wydatków-zaczynamy od umieszczenia informacji o konferencji .
Przygotowanie każdej imprezy wymaga stałego kontaktu z uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania im aktualnych informacji. W dobie Internetu, to właśnie on jest najszybszą i najtańszą drogą komunikacji. Strona WWW konferencji, na której zostaną umieszczone wszystkie aktualności, formularz rejestracyjny, informacje o płatnościach i inne ważne komunikaty to strzał w dziesiątkę. Warto pamiętać, aby na bieżąco wprowadzać na nią wszelkie zmiany, by nie – zamiast informować – dezinformowała. Oczywiście nie może to być jedyna “tablica ogłoszeniowa”. Nie wszyscy mają dostęp do Internetu, nie wszyscy lubią i potrafią z niego korzystać. By uniknąć nieporozumień – trzeba ważniejsze informacje przesyłać e-mailem lub tradycyjną pocztą.
3. Promocja konferencji.
Konferencja powinna być ważnym i prestiżowym wydarzeniem. Trzeb zrobić wszystko by nadać jej odpowiedni rozgłos. Znajdź patronów – koniecznie w mieście w którym spotkanie ma się odbyć. Burmistrz czy prezydent reprezentujący miasto winien się czuć zaszczycony, że TWÓJ zjazd ma się odbyć w JEGO mieście! Niech Twój Kongres znajdzie się w oficjalnym kalendarzu miasta. Proś władze o udostępnienie (nawet za darmo) prestiżowych obiektów np. na ceremonię Otwarcia! Twoi uczestnicy będą radzi, gdy miasto zaopatrzy Was w materiały promocyjne – turystyczne! Zawiadom o swym Kongresie internetowe portale ( zazwyczaj możesz to zrobić za darmo!), skontaktuj się z mediami prosząc o objęcie prasowego patronatu! Przygotuj materiały informacyjne, rozsyłaj je do odpowiednich kręgów, zwołaj konferencję prasową. Wszystko po to, żeby zadbać o skuteczną promocję imprezy.
Zapraszamy do promowania konferencji w serwisie – http://www.konferencje24h.pl
4. Rejestracja uczestników.
Informując uczestników o konferencji-zwróć uwagę na terminem końcowy opłat czyli Deadline
Warto wprowadzić i zachęcać uczestników do wstępnej rejestracji. Pozwoli to zorientować się w zainteresowaniu imprezą.
Warto także zmobilizować gości, by rejestrowali się jak najszybciej. Z wielką rozwagą podejmuj decyzję czy prowadzić rejestrację uczestników na ostatnią chwilę! Ta uprzejmość wobec niezdecydowanych może Cię niemało kosztować! Musisz przecież z wyprzedzeniem zamówić konkretną liczbę materiałów konferencyjnych, teczek, zamówić catering, itd. Jak więc wybrnąć z takiego problemu? Jeżeli wiesz, że musisz rejestrować uczestników “on-site” to przynajmniej wprowadź znacząco wyższą opłatę rejestracyjną dla tej kategorii gości. Wyższa stawka za rejestrację na miejscu zdopinguje gości, by się zarejestrować (i wnieść opłaty!) np. najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem Zjazdu. Ty, jako organizator, możesz wówczas dokonać jeszcze wielu korekt w wydatkach i zaoszczędzić niemało pieniędzy!
5. Catering.
Spotkania przy posiłkach są dla uczestników pierwszorzędną okazją nawiązywania kontaktów i odnawiania starych znajomości. Dlatego w ramach obsługi cateringowej zadbajcie Państwo o to, żeby posiłki były smaczne i przebiegały zgodnie z planem, ale przede wszystkim, by sprzyjały wymianie wrażeń, dyskusji i nawiązywaniu relacji.
Zwróć szczególna uwagę na:
- # Ocenę zapotrzebowania na posiłki i napoje podczas przerw w zajęciach oraz uwzględnienie ich w programie konferencji
- # menu z uwzględnieniem wymogów programu, względów dietetycznych i budżetu
- # Aranżację sal sprzyjających nawiązywaniu kontaktów i realizacji celów konferencji (np. wyróżnienie liderów, gości specjalnych, ustawienia sprzyjające integracji)
- # Zapewnienie oprawy posiłków (muzyka, scenografia, atrakcje )
- # Obsługę
Pomysłem sprawdzonym jest zrobienie wywiadu w środowisku lub porozmawianie z innymi organizatorami o firmach cateringowych, które mogą polecić. Nawet piknik z grillem nie każda firma jest w stanie dobrze zorganizować. Twoi goście nie będą zachwyceni, gdy postoją pół godziny po kawałek niedopieczonej kiełbasy! W każdym mieście są firmy cateringowe na różnym poziomie – np. na przyjęcie dla koronowanych głów nie sposób zatrudnić firmę, która sprawnie karmi studentów na Juwenaliach. Pamiętaj – referencje i rekomendacje to niezwykle istotna sprawa!
6.Zakwaterowanie.
Zanim zaproponujesz hotele, warto zrobić “wywiad” na rynku hoteli w miejscu konferencji – zarówno pod względem cen, jak i jakości obsługi. Trzygwiazdkowy hotel, w którym obsługa recepcji nie potrafi posługiwać się językiem angielskim, podczas gdy Twoi goście to międzynarodowa kadra medyczna…
Na stronie https://nocleg24h.pl/ – noclegi, zakwaterowania w Polsce.
Jeśli nie śledzisz na bieżąco rynku hotelarskiego nigdy się nie dowiesz, ile naprawdę uczestnicy muszą zapłacić za noclegi. Także w tej sprawie lepiej skonsultować się z fachowcami – firmą od dawna współpracującą z hotelem lub ich siecią. W innym razie – łatwo przepłacisz ! Polecamy naszą stronę – hotele/obiekty konferencyjne.
7.Obsługa techniczna.
Komputery muszą działać bez zarzutu, także urządzenia peryferyjne – najbezpieczniej jest się oprzeć na specjalistach! To samo dotyczy obsługi sprzętu audiowizualnego. Zawodowiec ma zawsze zamienniki sprzętu na wszelki wypadek! Wyobraź sobie horror spowodowany awarią rzutnika podczas któregoś z najważniejszych wykładów!
Uczestnicy będą zadowoleni z konferencji a organizator osiągnie zamierzone rezultaty tylko wtedy, jeśli komfort i warunki techniczne nie będą przeszkodą w realizacji celów.
Uwaga ! Dużą wagę należy przywiązać do takich szczegółów jak: przestronność recepcji, czytelność znaków informacyjnych, efektywne wykorzystanie powierzchni sal oraz doskonały sprzęt
audiowizualny.
8. Obiekt konferencyjny.
Może to być część konferencyjna hotelu w którym goście mieszkają, może też to być inny obiekt do którego z hotelu trzeba się dostać . Zły wybór to niewygoda dla gości i wyższe koszty organizacji.
Szukaj odpowiednich hoteli, miejsc na konferencje na stronie http://www.konferencyjne.pl/ – sale konferencyjne i szkoleniowe na tej stronie.
Znalezienie dobrego miejsca na konferencję jest nie lada wyzwaniem. Wymaga wielu rozmów telefonicznych w poszukiwaniu wolnego terminu i stek przejechanych kilometrów. Czasem na miejscu okazuje się, że rzeczywistość znacznie odbiega od zapewnień właściciela i zdjęć w katalogu. Przepiękny hotel, który polecają wszyscy znajomi okazuje się kompletnie nieprzygotowany do świadczenie usług konferencyjnych… To tylko niektóre z niespodzianek, które czyhają na organizatora…
Ważne, by w obiekcie była odpowiednia powierzchnia nie tylko do sprawnego przeprowadzenia obrad! Goście muszą zjeść w odpowiednich warunkach, a bez rezerwy powierzchni w pobliżu nie będziesz w stanie zapewnić należytych warunków wystawcom.
Pod uwagę trzeba też wziąć miejscowość, w jakiej ma się odbyć konferencja. Zła dostępność komunikacyjna, brak wystarczającej liczby hoteli (różnej kategorii), zbyt droga lokalizacja to czynniki, które mogą spowodować niską frekwencję na imprezie.
9. Transport.
Transport w dużej mierze decyduje o tym, czy program spotkania przebiegnie zgodnie z planem. Dlatego oferujemy tylko sprawdzone rozwiązania, dzięki którym goście dotrą do celu wygodnie i na czas – od prostych transferów z lotniska do skomplikowanych logistycznie systemów komunikacji.
Warto zadbać o środki transportu tj. autobusy, minibusy itp.
10. ATRAKCJE I PROGRAMY TOWARZYSZĄCE.
Programy towarzyszące
Część rekreacyjno-rozrywkowa, w małej czy dużej skali, ma ogromne znaczenie dla powodzenia programu całej konferencji. To właśnie w trakcie nieformalnych elementów imprezy ludzie naprawdę się poznają i wymieniają poglądy. Wspólne przeżycia łączą ich w silne zespoły. Dlatego, staramy się wyważyć odpowiednie proporcje wypoczynku i rozrywki dla danej grupy.
Wycieczki
Uwieńczeniem konferencji jest ciekawy i dopracowany program turystyczny. Pozwoli on gościom na chwilę oddechu po całodziennych obradach, da możliwość poznania najbardziej interesujących miejsc regionu. Zwiedzanie lokalnych atrakcji to prawdziwa gratka, zwłaszcza dla gości z daleka.
Dobrze jest zadbać też o osoby towarzyszące, i gdy uczestnicy spędzają czas na salach wykładowych, zorganizować dla nich specjalny program.
Na każdą konferencję warto stworzyć indywidualny program zwiedzania miasta oraz grupowych i indywidualnych wycieczek. Starajmy się, żeby uczestnicy (zwłaszcza zagraniczni) mogli wygodnie poznać to, co w Polsce najlepsze.
Każdy program traktujmy z myślą o konkretnych potrzebach uczestników, biorąc pod uwagę takie czynniki jak profil grupy, budżet oraz zainteresowania.
Warto zaplanować:
- # Wycieczki przed konferencją
- # Wycieczki po konferencji
- # Programy dla osób towarzyszących
- # Zwiedzanie miast (także jako gry miejskie)
- # Wycieczki krajoznawcze
- # Programy kulturalne
- # Programy rekreacyjne
Atrakcje w dzień
W chwilach wolnych od zajęć proponujmy różnorodne formy aktywności, które zaspokoją nawet najbardziej wyrafinowane gusta. Przygotowując atrakcje towarzyszące konferencji, zwróćcie Państwo na specyfikę Klienta, jego założenia i cele oraz historię, profil i dynamikę grupy.
Warto zadbać o takie atrakcje jak:
- # Integracyjne gry fabularne i strategiczne (miejskie i terenowe)
- # Coś dla duszy i ciała – degustacje win, zabiegi SPA, lekcje gotowania, stylu, makijażu
- # Sporty lotnicze – loty samolotem, balonem, paralotnią, motolotnią, skoki spadochronowe
- # Sporty wodne – kajaki, rafting, nurkowanie, żeglarstwo, poduszkowce, skutery i narty wodne
- # Sporty motorowe – quady, gokarty, samochody rajdowe, skutery śnieżne, czołgi i amfibie
- # Przygody – bungee, jaskinie, wspinaczka, zjazdy na linie, jazda konna, kulig, psie zaprzęgi, paintball, zawody narciarskie, fotosafari, golf, strzelanie z broni i łuku…
Imprezy tematyczne i imprezy wieczorne.
Pole golfowe, korty tenisowe lub inne nietypowe miejsce to doskonały pomysł na oryginalną imprezę. Wieczór spędzony na żaglowcu, w kuchni zamkowej w Malborku czy na plaży przed sopockim Grand Hotelem na długo zostanie w pamięci Twych gości. Dotyczy to głównie imprez towarzyszących konferencji, seminarium czy spotkania firmowego lub szkolenia. Integralnym elementem każdej konferencji są wieczorne imprezy towarzyszące: może to być interesujący koncert, elegancki bankiet, wytworna kolacja w nietypowych wnętrzach, spotkanie towarzyskie w plenerze czy nocne zwiedzanie miasta. Interesujące miejsce, wspaniała kuchnia, dobra muzyka i niezwykła atmosfera, jednym słowem – to właśnie one decydują o niezapomnianych wrażeniach z konferencji.
11. Materiały konferencyjne i oprawa plastyczna.
Bardzo ważne, by konferencja miała spójny wizerunek plastyczny. Składają się na to zarówno materiały konferencyjne, które otrzymuje każdy uczestnik: identyfikatory, certyfikaty, teczki konferencyjne z programem, jak i elementy oprawy plastycznej: loga, oznakowanie, banery informacyjne.
Pamiętaj! Budynek w którym odbywa się impreza musi być dobrze oznakowany zarówno na zewnątrz, jak i w środku – by nikt nie miał ani wątpliwości, gdzie odbywa się konferencja ani problemów ze znalezieniem właściwej sali.
12. Sponsorzy
Pamiętaj, że Twoja impreza może być łakomym kąskiem dla sponsorów – wystawców! Obecność na prestiżowej imprezie to znakomita szansa na reklamę. Jeżeli w krótkim czasie w jednym miejscu zgromadzisz kilkuset gości, to możesz się np. spodziewać, że niejeden fundusz inwestycyjny lub towarzystwo ubezpieczeniowe zechce zainwestować znaczące środki, by móc przedstawić swą ofertę takiemu gronu! W wielu firmach planowanie środków w budżecie na w/w cele niezbędne jest z minimum rocznym wyprzedzeniem! Warto pamiętać, że część sponsorów chętniej pomoże dając coś w barterze niż przelewając znaczące sumy. To też jest znakomite rozwiązanie – może to być pomysł na upominki na gości które dostarczy właśnie sponsor.
13. Wolontariusze.
Niezwykle przydatni – pracują za darmo, ale jednocześnie z entuzjazmem zdobywają doświadczenie, wnosząc sporo świeżości i dobrych pomysłów. Zastanów się jednak, czy stać Cię na to, by mieć współpracowników, którzy w każdej chwili mogą Cię opuścić, albo nie wywiązać się należycie z obowiązków. Czasem sprawdza się zasada, że tylko opłacany pracownik to dobry pracownik. Wytłumacz na specjalnym spotkaniu brzemię odpowiedzialności spoczywające na każdym. Tylko zdeterminowani, zainteresowani wolontariusze mogą być skarbem! I to pod warunkiem, że ich do kongresu dobrze przygotujesz, przeszkolisz, przydzielisz odpowiednie zadania i nimi pokierujesz!
14. Uczestnicy.
Dostosuj charakter konferencji do jej odbiorców. Zadbaj o najdrobniejsze szczegóły.
Powitanie na lotnisku gości zagranicznych:
Pierwsze wrażenie jest zawsze najważniejsze. Dlatego staramy się, żeby goście już na lotnisku, w pierwszych chwilach pobytu w Polsce zaznali słynnej polskiej gościnności.
Warto pomyśleć o:
- # Powitaniu na lotnisku przez uśmiechnięte hostessy
- # Drobnych upominkach dla przylatujących gości
- # Wygodnym transporcie do hotelu
- # Jednolitym oznakowaniu personelu i środków transportu
- # Sporządzenie listy gości
Zapewnienie parkingu dla uczestników konferencji:
Tu będzie potrzebna:
- # Rezerwacja i wynajem miejsc parkingowych
- # Uzyskanie pozwoleń na parkowanie w nietypowych miejscach
- # Zatrudnienie personelu do obsługi parkingu
- # Dystrybucja kart parkingowych
- # Przygotowanie specjalnych znaków drogowych
- # Informowanie uczestników o możliwościach parkingowych
15. Zakończenie. Podziękowanie uczestnikom konferencji.
Jakże to miło podziękować uczestnikom za udział w przedsięwzięciu, przesłać ankietę z prośbą o ocenę (najlepiej anonimowo) różnych obszarów organizacji kongresu. Użyj do tego oczywiście e-maili, skorzystaj z okazji, by na stronie WWW umieścić fotografie z imprezy, umieść tam tekst najważniejszych wystąpień, przekaż zainteresowanym ciekawe linki na temat swego regionu, miasta, swego środowiska, atrakcji turystycznych, podaj tam także adres WWW kolejnego Zjazdu ( o ile jest to wydarzenie cykliczne).
Po przeprowadzonej konferencji, w dobrym tonie jest wysłanie materiałów zaproszonym jak i również nieobecnym uczestnikom.
Zorganizowanie profesjonalnej konferencji wymaga zaangażowania wielu sił i środków. Sama rezerwacja sali oraz postawienie na stołach wody mineralnej i delicji to zdecydowanie za mało. Dziś należy zadbać o odpowiedni wygląd obiektu konferencyjnego, zaplanować przebieg konferencji, znaleźć zakwaterowanie dla jej uczestników oraz wynająć odpowiednią firmę cateringową. Realizacja wszystkich tych etapów gwarantuje organizację profesjonalnej konferencji.
Organizacja konferencji nie jest jednak łatwym zadaniem. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji może nam zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy. Co należy zrobić i o czym trzeba pamiętać chcąc zorganizować udaną konferencje mam nadzieję, że przeczytaliście Państwo w powyższym artykule.
