Halo, Warszawa, tu Londyn
Rozwiązania wideokonferencyjne dla firm od lat cieszą się niemałą, stale rosnącą popularnością. Jeszcze kilkadziesiąt lat temu wszystkie strony biorące udział w rozmowie musiały znajdować się w tej samej przestrzeni fizycznej, ale dziś, dzięki rozwojowi technologii, ważne spotkania biznesowe mogą odbywać się w pełni online, nawet między osobami przebywającymi w innych krajach.
Wideokonferencja może pomóc zorganizować naradę bądź zebranie, podczas których omówione zostaną zadania, prezentacje, dokumenty, bieżące problemy i wiele innych. Niezależnie od tego, w jakim kraju się znajdujesz, możesz być na bieżąco ze sprawami firmy i brać czynny udział w jej życiu. Nie musisz więc martwić się nadrabianiem mnóstwa zaległości po powrocie do domu i pracy.
Wideokonferencja efektywna, znaczy jaka?
Spotkanie pracowników lub partnerów biznesowych, również to w cztery oczy, a nie za pośrednictwem internetu, nie będzie przebiegało dobrze bez odpowiedniego planu działania. Rozwiązania wideokonferencyjne dla firm oferują nam dziś tyle różnorodnych możliwości, że w zasadzie nie ma większej różnicy czy spotkanie odbędzie się osobiście, czy za pośrednictwem narzędzi do kontaktu zdalnego.
Plan działania przed spotkaniem na wideokonferencji to świetny pomysł – warto skonstruować możliwie dokładną listę zagadnień do omówienia, by każda ze stron miała szansę przygotować się do rozmowy. Polepszy to organizację i zwiększy efektywność pracy. Warto wyznaczyć moderatora, tj. osobę, która będzie dbała o przestrzeganie zasad i planu, pokieruje rozmową.
Przed rozpoczęciem wideokonferencji warto upewnić się, że wszystko działa, jak należy; większość technicznych usterek można naprawić w kilka minut, ale warto pokazać innym pracownikom, że szanujemy ich czas i przystąpić do konferencji w pełni przygotowanym. Dotyczy to również zadbania o nienaganną płynność łącza internetowego poprzez wyłączenie aplikacji obniżających jego prędkość.
Konferencje przebiegają tym płynniej i lepiej, im mniejsza liczba osób bierze w nich udział. Należy więc ograniczyć liczbę uczestników do możliwie jak najmniejszej. Jeśli chcemy zaoszczędzić sobie stresu, warto skorzystać z takiej platformy, którą zdążyliśmy już poznać lub wiemy, że zagwarantuje ona najwyższą jakość usług.
Należy trzymać się planu spotkania. Nie warto usilnie przedłużać, bo inni rozmówcy mogą mieć swoje plany. Wideokonferencja powinna zakończyć się podsumowaniem podjętych decyzji i omówionych spraw. Jednym słowem – tak przygotowane spotkanie wirtualne, przy zastosowaniu nowoczesnych technologii, powinno znacznie ułatwić funkcjonowanie każdej firmy, która posiada liczne oddziały i w której raz na jakiś czas zachodzi potrzeba zwołania formalnego meetingu przedstawicieli różnych filii. Dziś rozwiązania wideokonferencyjne dla firm stoją na takim poziomie, że nic nie stoi na przeszkodzie, by właśnie w ten sposób oszczędzać czas, który w dzisiejszych czasach jest już niemal walutą.
