Wygodne siedzenia, dobre oświetlenie i nagłośnienie, bezprzewodowy dostęp do Internetu, sprzęt audiowizualny oraz zaplecze parkingowe to absolutne minimum w ofercie firm  wynajmujących sale konferencyjne. Także wybór lokalizacji decyduje o atrakcyjności eventu, stąd organizatorzy spotkań szukają coraz bardziej ciekawych miejsc. Współczesne szkolenia odbywają się więc w  muzeach, teatrach czy kinach, a nawet w tak oryginalnych obiektach jak Kopalnia Soli Wieliczka czy Poznańska Palmiarnia. Dla przeprowadzenia większych konferencji i zjazdów organizatorzy wykorzystują wielkie przestrzenie przy halach targowych i w salach konferencyjnych zlokalizowanych przy centrach nauki. Ciekawie zostanie zagospodarowana powierzchnia w nowo powstającym Stadionie Narodowym w Warszawie. Pod trybunami zlokalizowane będzie centrum konferencyjne, które pomieścić ma nawet półtora tysiąca osób, a w razie potrzeby będzie je można podzielić za pomocą przesuwanych ścianek dźwiękoszczelnych na dziesięć sal konferencyjnych na 50-300 osób .

Nadal jednak najchętniej na organizację konferencji wybierane hotele, ze względu na bazę noclegową i restauracyjną. Oferują także liczne dodatkowe atrakcje dla gości konferencji takie jak baseny, siłownie czy zabiegi SPA. W ostatnich latach szczególnie atrakcyjne dla organizatorów spotkań i eventów są hotele usytuowanych poza dużymi aglomeracjami. Takie obiekty oprócz zapewnienia odpowiedniej infrastruktury dysponują na ogół większymi terenami rekreacyjnymi oraz oferują organizację imprez towarzyszących, np. przejażdżek konnych, spotkań w plenerze przy ognisku czy programu turystycznego nastawionego na  poznanie walorów regionu i lokalnych atrakcji. Organizatorzy konferencji często zwracają uwagę nie tylko na pełne wyposażenie sali i hotelu, ale zależy im na możliwości wykorzystania naszego XIX-wiecznego parku dla integracji swoich uczestników – potwierdza Beata Dankowska, Manager Park Hotelu Rosana w Klęce, leżącego 50 km od Poznania. Spokojne miejsce z charakterem i nietypowa atmosfera mogą okazać się kluczem do sukcesu podczas organizacji konferencji. W takich warunkach uczestnicy spotkań są bardziej zrelaksowani i otwarci.

Wyzwaniem dla firm oferujących wynajem sal szkoleniowo-konferencyjnych są wkraczające do Polski trendy związane z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. W dobie globalizacji i informatyzacji coraz większą popularność zyskują konferencje internetowe, gdzie dochodzi do wirtualnego spotkania kilku grup uczestników, oddalonych od siebie nawet o tysiące kilometrów. Takie rozwiązania popularne są jednak na razie w krajach Europy Zachodniej i USA. W Polsce nadal najważniejszą rolę odgrywają konferencje tradycyjne, gdzie dochodzi do osobistego spotkania grupy ludzi.