W praktyce istnieje mnóstwo czynników, które bezpośrednio będą miały wpływ na płynność przebiegu oraz jakość samego wydarzenia. Pod lupę szczególnie warto wziąć pod uwagę aspekty takie jak rodzaj sali, który sprawdzałby się najlepiej przy określonej liczbie osób oraz miejscowość, gdzie członkowie wydarzenia mieliby jak najbardziej dogodny i dostępny dojazd. My polecamy Lublin ze względu na swoje dość scentralizowane położenie względem okolicznych miejscowości, optymalność dojazdu bez większych utrudnień drogowych oraz pociągowych i obszerność wyboru rozmaitych rodzajów pomieszczeń o dostosowanej przestrzeni dla określonej liczby uczestników.
Ile m2 na osobę w sali konferencyjnej
Ogólnie zakłada się iż na jednego uczestnika spotkania powinno być przeznaczone około 2m2 sali konferencyjne w układzie teatralnym, jest zgodne ze standardem unijnym. Jednak aby zaoszdzęcić miejsca używany jest przelicznik – pomnożyć powierzchnię sali razy 0,9.
Gdy już ostatecznie zdecydujemy się na wybór najodpowiedniejszej lokalizacji, należy w następnej kolejności dokonać wyboru konkretnej sali. Zanim jednak to zrobimy, konieczne będzie przeanalizowanie precyzyjnej liczby uczestników, którą mamy zamiar gościć. Tu również należy zwrócić uwagę na przewidywaną atmosferę wydarzenia, którą planujemy zaimplementować, gdyż wpłynie ona bezpośrednio na właściwe pozycjonowanie siedzeń wraz ze stolikami. Układ ten ponownie zależy od całościowej powierzchni przestrzennej, na którą zechcemy się zdecydować, a powinna ona być możliwie optymalna dla zachodzących warunków danego układu.
Wybierz odpowiednią salę konferencyjną w okolicach Lublina → http://dworekarkadia.pl/konferencje.html
Jak zatem podejść do tematu powierzchni sali konferencyjnej względem przewidywanej liczby uczestników oraz jakie układy zagospodarowania pomieszczenia mogą się sprawdzić najlepiej w naszym przypadku? Odpowiedzi na te pytania oraz inne zagadnienia z nimi związane znajdziecie już w naszym artykule.
W jak dużym stopniu liczba uczestników spotkania konferencyjnego przekłada się na zapotrzebowaną przestrzeń w m2?
W dużej ilości przypadków prawidłowe określenie ilości członków spotkania przez nas organizowanego wraz z przewidywanym układem krzeseł zdecydowanie pozwoli nam wskazać wystarczającą ilość przestrzeni, której będziemy potrzebować. Zawsze opcją jest wynajęcie na zapas większego pomieszczenia bez większych obliczeń w zależności od osoby, niemniej wiąże się to z oczywistymi większymi kosztami, ale także potencjalnie ze zbyt dużą ilością pustych miejsc. To może powodować pewien dyskomfort wśród uczestników, a musimy mieć jednak na względzie, żeby każdy czuł się możliwie jak najwygodniej i najswobodniej w danej przestrzeni, aby możliwe było wyniesienie z takiego spotkania jak najwięcej pozytywnych rezultatów oraz dobrych wrażeń.
W takiej sytuacji ciasnota absolutnie nie wchodzi w grę, zatem taka inicjatywa nie może zostać zorganizowana w zupełności oszczędnie, jeśli zależy nam jednak na względach obecnych tam uczestników. Podczas takich posiedzeń szczególnie istotne jest zapewnienie członkom spotkania własnej przestrzeni, aby mogli się wygodnie usytuować w komfortowy dla nich sposób. W Lublinie istnieje całkiem spore spektrum pomieszczeń, które umożliwiają personalizację będących tam układów dla takich właśnie udogodnień.
Jak prezentuje się układ teatralny?
Układ teatralny nazywany często również kinowym charakteryzuje się ułożeniem siedzeń w rzędach skierowanych w stronę prelegenta. Układ ten pozwala na pomieszczenie rekordowej ilości osób względem wykorzystywanej przestrzeni, niemniej odbywa się to kosztem braku stolików, które w niektórych przypadkach są zastąpione specjalistycznymi wysuwanymi pulpitami.
Warto mieć na względzie, że standard unijny w układzie teatralnym przewiduje aż 2 metry kwadratowe przestrzeni dla jednej osoby. Jest to niezwykle dużo miejsca, które przypada wyłącznie na jednego uczestnika, zatem jeżeli konferencja przez nas organizowana nie musi spełniać standardów unijnych, możliwe jest zaoszczędzenie sporej sumy pieniędzy przy jednoczesnym zachowaniu komfortu przez każdego z członków wydarzenia.
Aby zatem przeliczyć jak dużo miejsca powinno przypadać na jedną osobę, zaleca się pomnożyć powierzchnię sali razy 0,9. Przykładowo, jeżeli nasza sala ma 75 m2 powierzchni, należy pomnożyć 75 razy 0,9. Wynikiem tego obliczenia jest 67, zatem tyle właśnie osób zdołamy pomieścić w tej przestrzeni przy zastosowaniu układu teatralnego. To daje nam blisko 1,12 m2 miejsca przypadającego na jedną osobę, co jest wciąż komfortową ilością, mając na uwadze, że sale konferencyjne niemal zawsze mają zaimplementowaną kompleksową klimatyzację.
Jak prezentuje się układ w kształcie litery U?
Układ ten znany również jako układ w kształcie podkowy charakteryzuje się sporą ilością przestrzeni nie tylko w środku układu, ale także poza jego obszarem, wliczając w to także przestrzeń dla prelegenta. Tym razem mamy już do czynienia z układem wyposażonym w stoły, zatem należy mieć na względzie takie rozstawienie, aby uczestnicy nie zderzali się łokciami oraz aby mogli swobodnie rozstawić swoje przedmioty na stole.
Przy obliczeniach przestrzeni na osobę zastosujemy w tym przypadku przelicznik wynoszący 0,4. Zatem przy założeniu Sali o powierzchni 75 m2, uzyskamy wynik 30 osób. To przekłada się natomiast na 2,5 m2 przestrzeni na osobę.
Jak prezentuje się układ szkolny?
Układ szkolny jak można się domyśleć, będzie przypominał swoim wyglądem warunki wnętrza klas szkolnych. Naszym przelicznikiem w tym wypadku jest liczba 0,58 co przekłada się na 43 osoby przy wymiarach 75 m2 danego pomieszczenia. To daje blisko 1,74 m2 miejsca każdemu uczestnikowi.
Jak prezentuje się układ bankietowy?
Ten układ wyróżnia się szczególnie dużą ilością przestrzeni w porównaniu do poprzedników. Stosowany przelicznik wynosi tym razem 0,33, zatem pomnożone przez 75 m2 daje nam rezultat 25 osób. To aż 3 m2 przestrzeni przypadającej na jedną osobę, która zapewnia tym samym ogrom przestrzeni do wygodnego umiejscowienia się.
