Organizacja tłumaczeń konferencyjnych może być wyzwaniem dla początkujących organizatorów wydarzeń. Co więcej, należy liczyć się z kosztami — taka usługa wykonana przez profesjonalne biuro tłumaczeń i doświadczonych tłumaczy nie może być tania. Dlatego warto zając się zabudżetowaniem tłumaczeń konferencyjnych już na wczesnym etapie organizacji konferencji. Jak ocenić realną kwotę, jaką należy przeznaczyć na tą usługę?

Biuro czy tłumacze freelancerzy?

Pierwszą kwestią, jaka powinna zostać rozwiązana jest to, czy zatrudniamy biuro tłumaczeń czy może na własną rękę szukamy tłumaczy freelancerów. W przypadku organizacji konferencji z wielojęzyczną publiką lub prelegentami, lepiej jednak zaufać większej agencji. Dlaczego?

Przewagą biura tłumaczeń nad freelancerami jest na pewno rozbudowane zaplecze ludzkie i techniczne. Z rozbudowaną szeroką bazą tłumaczy współpracujących, budowaną  przez kilka lat, biuro tłumaczeń może nie tylko zatrudnić takiego, który najbardziej pasuje do danego zlecenia, ale zapewnić zastępstwo w nagłej sytuacji lub znaleźć tłumacza mało popularnego języka.

Należy także wziąć pod uwagę techniczne szczegóły tłumaczenia konferencyjnego. Nie bez powodu nazywane ono jest także kabinowym — tłumacze pracują w specjalnie przygotowanych do tego kabinach, używając mikrofonów i słuchawek. Potrzebne są także odbiorniki dla słuchaczy i sprzęt nagłośnieniowy. Do obsługi sprzętu należy wynająć dodatkowe osoby. Nawet jeśli biuro tłumaczeń nie posiada własnych kabin, można się spodziewać że współpracuje z ich dostawcą. Tłumacze freelancerzy raczej nie mają takiej możliwości.

Racjonalizacja kosztów

Tłumaczenie symultaniczne (kolejna nazwa tłumaczenia konferencyjnego) jest najdroższym rodzajem tłumaczenia, szczególnie jeśli wymaga specjalistycznej wiedzy lub wykonywane jest w obrębie mało popularnej pary językowej. Na etapie negocjacji z biurem tłumaczeń warto zapytać o możliwość optymalizacji kosztów.

Jeśli mamy w perspektywie organizację kilku wydarzeń, warto wybrać takiego dostawcę usług językowych, z którym będziemy współpracować stale. Biura tłumaczeń często bowiem oferują rabaty dla swoich stałych klientów.

Możliwość optymalizacji kosztów daje także użycie nowych technologii, takich jak aplikacja do zdalnego tłumaczenia symultanicznego Interprefy. Dzięki prostej aplikacji, tłumacze nie muszą podróżować do miejsca, w którym odbywa się konferencja, co obniża koszty ich transportu i zakwaterowania. Co więcej, praca zdalna wyklucza konieczność wynajmowania kabin i sprzętu nagłośniającego. Obecnie, licencję na wykorzystywanie aplikacji w Polsce ma jedno biuro tłumaczeń — Summa Linguae z Krakowa.

W związku ze wzrostem znaczenia wydarzeń takich jak konferencje, kongresy czy targi, jako narzędzia marketingowego i HRowego, rośnie także zaplecze tego typu eventów. Dla uczestników przygotowywane są gry, przewodniki, aplikacje, po konferencji najczęściej tworzona jest relacja wideo. Jeśli wydarzenie ma charakter międzynarodowy, każdy element będzie wymagał tłumaczenia. Szukając biura tłumaczeń, zorientujmy się czy ma w swojej ofercie usługi dodatkowe, takie jak voice-over, dodawanie napisów do filmów wideo czy analiza danych wielojęzycznych. Zatrudnienie jednego dostawcy usług językowych wyjdzie zawsze taniej niż kilku osobnych firm.

Tłumaczenia konferencyjne to konieczny element każdego wydarzenia o charakterze międzynarodowym. Wczesne zbadanie rynku tłumaczeń oraz uprzednie zabezpieczenie funduszy na tłumaczenie w budżecie wydarzenia może okazać się dużym ułatwieniem w pracy event managera. 

Artykuł przy współpracy z Summa Linguae S.A. – Biurem tłumaczeń, oferującym m.in. tłumaczenia konferencyjne. Więcej informacji: https://summalinguae.pl/oferta/tlumaczenia-konferencyjne