Po pierwsze odpowiednia lokalizacja

Odpowiednie miejsce na naszą konferencję powinno być tak zlokalizowane, aby każdy z uczestników konferencji mógł łatwo się na nią dostać, przy czym okolica powinna pozwolić na chwilę wytchnienia. Otoczenie musi pozytywnie wpływać na wydajność pracy jak i sprzyjać chwilom relaksu. Z pewnością lepiej będzie jeśli wybierzemy hotel nad jeziorem, taki jak Centrum MOLO, aniżeli w otoczeniu robót drogowych.

Poznaj –

Tablica suchościeralna, marker, projektor, czyli co potrzebujesz, aby zorganizować udaną konferencję?

Weź pod uwagę rekomendacje oraz oceny klientów

Jeśli znasz kogoś, kto organizował już konferencję- zapytaj tej osoby o szczegóły! Być może ułatwi to cały proces i nie będziesz musiał przez kilka godzin przeglądać setek ofert. Osoba ta będzie w stanie opowiedzieć Ci o zaletach oraz mankamentach danego miejsca. Powie czego jej brakowało oraz co mogło ją pozytywnie zaskoczyć. Weź pod uwagę, że wymagania poszczególnych osób biorących udział w konferencjach mogą być bardzo różne. Jeśli nie znasz nikogo kto organizował konferencję, bardzo pomocne mogą okazać się strony internetowe ośrodków, w których będziemy chcieli się zatrzymać. Zwracaj uwagę na oceny wcześniejszych klientów. Czytając komentarze poprzednich gości, możemy dowiedzieć się wielu rzeczy, w tym takich, które hotel chciałby przemilczeć (na zdjęciach piękne pokoje i sale konferencyjne, a w opiniach dowiadujemy się, że korytarze i cała elewacja budynku były ostatnio odnawiane w latach sześćdziesiątych).

Mamy już kilka propozycji- co dalej?

• Ilość miejsc

Upewnij się czy hotel, który zwrócił Twoją uwagę niebagatelnym wystrojem pokoi oraz sal konferencyjnych ma możliwości, żeby w zaproponowanym przez Ciebie terminie pomieścić wszystkie osoby. Dopytaj o konfiguracje łóżek w pokojach żeby każdy z uczestników mógł czuć się komfortowo.

• Klimatyzacja i oświetlenie

Sprawdź, czy hotel oferuje klimatyzację w pokojach, oraz przede wszystkim w salach konferencyjnych. Siedzenie przez kilka godzin w pomieszczeniu z ograniczoną dostępnością świeżego powietrza, z pewnością nie wpłynie pozytywnie na uczestników konferencji. Bardzo ważnym elementem, który również warto omówić z hotelowym personelem jest oświetlenie. Upewnijmy się, że nie będzie ono ani za mocne ani za słabe. Musimy brać pod uwagę, że światło ma wpływ na naszą wydajność- może ją skutecznie zwiększyć jak i zmniejszyć. Nie chcesz chyba, żeby w trakcie przemówienia jednego z gości, połowa sali zaczęła ziewać?

• Wyposażenie sal konferencyjnych

Mam tutaj na myśli wszelkie sprzęty audiowizualne umożliwiające wszystkim prelegentom konferencji zakomunikowanie tego czego chcą. Ergonomiczne krzesła, fotele i kanapy- musimy brać pod uwagę takie szczegóły jeśli chcemy żeby uczestnicy spotkania byli zadowoleni. Odpowiedni kształt i wygoda miejsc siedzących z pewnością ułatwią wytrwanie kilku godzin słuchania przemówień.

• Doświadczenie hotelowego personelu

Biorąc pod uwagę to, że z obsługą będziemy ustalać szczegóły naszej konferencji, od ustawienia łóżek w pokojach, po oświetlenie na salach i skład menu, bardzo ważne jest doświadczenie personelu hotelowego. Chcielibyśmy raczej unikać sytuacji, w których kelner nie jest w stanie nam powiedzieć jakie dania oferowane są w menu, szef kuchni serwuje nieświeże lub rozgotowane dania, a obsługa recepcji nie odpowiada na skargi gości. Dobre centrum konferencyjne powinno posiadać specjalny zespół, zajmujący się organizacją takich wydarzeń. Zdecydowanie ułatwia to cały proces, szczególnie, jeśli nie mamy w tej dziedzinie wielkiego doświadczenia.

Czytaj również – Hotele z salami konferencyjnymi – dlaczego warto przeprowadzić spotkanie biznesowe w Sopocie?

Zwracajmy uwagę na elastyczność hotelu, czy jest on w stanie dostosować się do naszych wymagań. Każda konferencja jest inna i wymagane jest odpowiednie spersonalizowanie oferty aby móc zadowolić gości. Hotel musi być otwarty na nasze propozycje i sugestie.

Jeśli słowami kluczowymi przy Twoim wyszukiwaniu są „hotel na konferencje łódzkie”, skontaktuj się z Centrum Konferencyjno-Rekreacyjnym MOLO. Ich ofertę konferencyjną znajdziesz na stronie https://centrummolo.pl/