Konferencje to możliwość spotkania się w jednym miejscu większej liczby osób, które łączy wspólna tematyka zawodowa. Dzięki takim wydarzeniom mają one możliwość wymiany swoich poglądów na różnych płaszczyznach – mniej i bardziej oficjalnych.
Plan to podstawa
Profesjonalne przygotowanie konferencji to zawsze wielkie wyzwanie dla jej organizatorów. Plan tego wydarzenia powinien być bardzo szczegółowo rozpisany. Przy opracowywaniu koncepcji należy jasno określić, jaki jest temat konferencji, do kogo kierowane są poszczególne zagadnienia (jaka branża, grupa zawodowa), a także ustalić termin, miejsce oraz budżet (łącznie z budżetem awaryjnym). Następnie zapraszamy uczestników (dla których również organizujemy nocleg, jeśli jest to konferencja trwająca dłużej niż jeden dzień) i rozpoczynamy kampanię reklamową tego przedsięwzięcia. Warto więc zainwestować w informacje ogłaszane w mediach tradycyjnych i internetowych (łącznie z portalami społecznościowymi) oraz plakaty, stworzenie logo oraz strony internetowej poświęconej w całości temu zagadnieniu.
Wygoda uczestników
Dbając o wygodę uczestników konferencji, trzeba dobrze zaplanować umeblowanie sali wykładowej. W tym przypadku można skorzystać z pomocy wypożyczalni mebli, które oferują wsparcie w zakresie foteli, sof, krzeseł czy stołów. Ponadto wypożyczalnia może zaoferować także stojaki na ulotki oraz wieszaki typu szatnia. Komfort gości to również zapewnienie im miejsca do zaparkowania samochodu i wysokiego standardu pokojów. Każdy uczestnik powinien też otrzymać okazjonalny identyfikator i materiały konferencyjne.
Aspekt techniczny i gastronomiczny
Niezwykle istotnymi elementami są także odpowiednie nagłośnienie, sprzęt multimedialny (projektory, rzutniki multimedialne, rzutniki na folie) oraz sprzęt RTV, taki jak np. ściany ledowe, odtwarzacze DVD, a także dostęp do internetu.
Równie ważne są też np. klimatyzacja oraz bogata oferta gastronomiczna. Uczestnicy konferencji powinni mieć nieograniczony dostęp do zimnych i gorących napojów; należy ponadto zapewnić im lunch, ciepłe posiłki (tu można pomyśleć np. o wypożyczeniu podgrzewaczy do potraw) oraz przekąski w przerwach pomiędzy poszczególnymi panelami dyskusyjnymi. Nie można również zapomnieć o miłej i sprawnej obsłudze. Więcej na ten temat można znaleźć na stronie meblostrefa.com.
Część mniej oficjalna
Po dniu wypełnionym poszerzaniem wiedzy i dyskusjami goście chętnie zrelaksują się na bankiecie lub uroczystej kolacji. W tę część można wpleść atrakcje dodatkowe w postaci np. koncertu jakiejś gwiazdy muzycznej, występu kabaretu, DJ’a i imprezy tanecznej czy pokazu barmańskiego.
Jednym z ostatnich punktów organizacyjnych jest archiwizacja konferencji – czyli zdjęcia, film oraz zaproszenie mediów.
Przy wykorzystaniu wszystkich tych pomysłów można liczyć na to, że zostaniemy sklasyfikowani jako profesjonalny organizator konferencji.
