Elegancka i funkcjonalna sala konferencyjna

Pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Jeśli konferencja jest jedno lub kilkudniowa, wszystko musi być precyzyjnie zaplanowane. Lobby, w którym następuje rejestracja gości, rozdawanie pakietów, identyfikatorów, zestawów konferencyjnych lub upominków. W konferencjach z noclegiem, goście mogą przyjeżdżać o różnych porach, dlatego warto zadbać o to, by mogli w komfortowych warunkach odebrać klucze, przebrać się przed obradami i zostawić bagaże.

Sala konferencyjna powinna być przestronna, nowoczesna i zarazem elegancka. Funkcjonalność ma tutaj duże znaczenie. Wiele miejsc, w tym przykładowo Hotel Gal w Tarnowie, posiada eleganckie i dobrze wyposażone sale konferencyjne. W takich miejscach goście mogą czuć się wygodnie i skupić się na obradach, panelach, dyskusjach, prezentacjach. Wybierając salę konferencyjną, koniecznie sprawdźmy stan jej wyposażenia. Meble powinny być czyste, odnowione, estetyczne. Wygodne krzesła, dobrze widoczne podium dla referentów, wyposażenie multimedialne – to wszystko składa się na sukces naszej konferencji. Pierwsze wrażenie możemy zrobić tylko raz, zatem skupmy się na tym, by wszystko było na właściwym miejscu.

Układ i oświetlenie sali konferencyjnej

Sale konferencyjne dzielą się na kilka typów. Popularne jest ustawienie amfiteatralne rzędów krzeseł. Taki układ dobrze sprawdza się przy dużych imprezach i znacznej liczbie uczestników. Małe spotkania o charakterze szkoleń, warsztatów, można zorganizować przy stołach ustawionych w podkowę. Ułatwia to wymianę zdań, wszyscy uczestnicy widzą się nawzajem. Podkowa jest odpowiednia na seminaria i konferencje małej oraz średniej wielkości, obejmujące od kilkunastu, do kilkudziesięciu osób. Układ amfiteatralny, stosowany często na uniwersyteckich salach wykładowych, jest odpowiedni dla bardzo dużej grupy osób. Popularnym rozwiązaniem jest też warsztatowy układ krzeseł, w prostych rzędach.

Konferencje odbywają się zazwyczaj w trybie całodziennym, dlatego dużą rolę odgrywa również światło. Sala z dostępem do światła dziennego i możliwością regulacji natężenia, spełni oczekiwania organizatorów konferencji. Otwierane okna dają możliwość przewietrzenia sali podczas przerw. Najlepsza sala konferencyjna nie posiada barier architektonicznych. Wybierając salę sprawdźmy, jakie są podłogi. Najlepiej sprawdzają się wykładziny i specjalne powierzchnie wygłuszające hałas. Duża, nieograniczona przestrzeń bez filarów, kolumn i innych przesłon, pozwala na swobodna komunikację miedzy uczestnikami.

Wyposażenie sali konferencyjnej

Konferencje łączą słowo mówione i obraz. Dlatego podstawowym wyposażeniem sal są sprzęty multimedialne. Dobry projektor umożliwia pracę nawet przy świetle dziennym, w jasnej sali, bez konieczności zasłaniania okien. Rzutnik powinien współgrać z ekranem, dlatego warto zwracać uwagę na parametry i jakość sprzętu. Flipchart przydaje się podczas szkoleń, warsztatów i konferencji w kameralnym gronie. Znajdziemy go właściwie w każdym ośrodku konferencyjnym. Nowoczesne wyposażenie to także tablice i ekrany projekcyjne z wieloma zaawansowanymi funkcjami wspomagającymi komunikację podczas wydarzenia.

Sprzęt nagłaśniający powinien być dostosowany do wielkości sali. Mowa tu o mikrofonach przewodowych z regulowaną wysokością, wzmacniaczach, głośnikach i mikrofonach bezprzewodowych (służą do zadawania pytań podczas dyskusji). Nie zapomnijmy zapytać, czy sala posiada laptop połączony z rzutnikiem, na którym uczestnicy mogą otworzyć swoje prezentacje. Laptop w sali konferencyjnej jest dużym ułatwieniem. Podobnie, jak wskaźniki laserowe, czy pilot do zmiany slajdów.

Zakwaterowanie uczestników konferencji

Organizacja miejsc noclegowych jest ważnym elementem i warto, by organizator odpowiednio wcześnie o nie zadbał. Ośrodki konferencyjne są zwykle połączone z hotelem, barem i restauracją. Wówczas to ośrodek konferencyjny przedstawia ofertę wyżywienia. Posiłki mogą być serwowane w restauracji lub w ramach bufetu. Wszystko zależy od ilości uczestników oraz budżetu. Śniadania można jeść przy stołach lub samemu je sobie nakładać ze stołu szwedzkiego. Przerwy kawowe lepiej zorganizować w osobnym pomieszczeniu, by zapewnić uczestnikom możliwość swobodnej rozmowy i zacieśniania kontaktów.

Jeśli miejsce, w którym wynajmujemy salę konferencyjną nie posiada własnego zaplecza gastronomicznego, wówczas pozostaje zamówienie cateringu – posiłków na dowóz. Konferencja kilkudniowa toczy się właściwie przez całą dobę. Dlatego zwróćmy uwagę, czy w ośrodku znajduje się lobby, dodatkowy bar lub miejsce, w którym po obradach można spokojnie usiąść i porozmawiać.

Lokalizacja sali konferencyjnej

Na konferencje przyjeżdżają goście z różnych stron naszego miasta, kraju, czy nawet świata, dlatego sprawdźmy możliwości komunikacyjne: jak dojechać z lotniska, dworca kolejowego, jaki jest dostępny transport publiczny w okolicach ośrodka. Obowiązkowo przy obiekcie powinien znaleźć się parking dla samochodów osobowych, względnie też autokarów. Eventy o międzynarodowej skali wymagają dobrej logistyki, dlatego przed podjęciem decyzji o rezerwacji obiektu na dany termin, należy poznać wszystkie atuty jego lokalizacji.

Przed wyborem miejsca na konferencję, możemy samodzielnie sprawdzić, jak wygląda ośrodek. Warto wcześniej obejrzeć salę i dowiedzieć się o innych opcjach, dostępnych na miejscu. To ułatwi dalsze planowanie i logistykę związaną z konferencją. Możemy też wspomagać się opiniami o ośrodku i poszukać informacji o konferencjach, które już się w nim odbyły.