Kiedy trzeba zorganizować zgromadzenie wspólników?
Zgromadzenie wspólników to jeden z organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Oprócz niego, w podmiocie tym wyróżnić można też zarząd, radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Jednak to właśnie zgromadzenie wspólników podejmuje najistotniejsze, z punktu widzenia funkcjonowania spółki, decyzje.
Kiedy jest konieczne zorganizowanie zgromadzenia wspólników? Jest kilka sytuacji, w których, aby spółka mogła funkcjonować, potrzebna jest uchwała wspólników. Do takich spraw należy na przykład nabycie i zbycie nieruchomości, zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa, rozpatrzenie i przyjęcie sprawozdań: z działalności spółki, które przygotowuje zarząd czy finansowego. Uchwałą postanawia się też o zwrocie dopłat, rozporządzeniu prawem lub o zaciągnięciu zobowiązania do świadczenia, którego wartość przynajmniej dwa razy przewyższa wysokość kapitału zakładowego.
Czy można podjąć uchwałę bez zorganizowania zgromadzenia wspólników? Jest taka możliwość, aby zrobić to w drodze wyjątku, pod warunkiem, że wszyscy wspólnicy na piśmie zgodzą się na treść uchwały, która ma być powzięta, albo na głosowanie pisemne.
W zwykłym trybie jednak, zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki lub w innym miejscu wskazanym w umowie spółki. Kolejną opcją jest organizacja zgromadzenia w lokalizacji na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, na którą na piśmie zgodzą się wszyscy wspólnicy.
Zgromadzenie wspólników online
Pandemia postawiła przed wszystkimi nowe wyzwania. Izolacja, kwarantanny w dużej mierze utrudniały funkcjonowanie wielu podmiotów. Co prawda jeszcze przed 2020 rokiem w Kodeksie spółek handlowych istniała możliwość zdalnego przeprowadzenia zgromadzenia wspólników, jednak dopiero w czasie pandemii uproszczono przepisy.
Przedtem można było dopuścić udział w zgromadzeniu wspólników w formie elektronicznej, pod warunkiem, że dokonana zostanie zmiana w umowie spółki (i wpisana w KRS). Obecnie, forma online jest dopuszczalna, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej. Oznacza to więc, że nie trzeba już dokonywać zmian w umowie, a o samym przeprowadzeniu zgromadzenia na odległość zadecyduje osoba, które je zwołuje. W czasie zgromadzenia odbywa się komunikacja uczestników oraz branie przez nich udziału w głosowaniach. Istotne jest także, stworzenie regulaminu, który w szczegółowy sposób będzie określać jak ma przebiegać spotkanie online.
Jak przeprowadzić głosowanie online?
Problematyczne może wydawać się przeprowadzenie głosowania online, z zachowaniem wszelkich zasad, szczególnie jeśli ma zostać przeprowadzone głosowanie tajne. Na szczęście istnieją proste i intuicyjne systemy do przeprowadzania zgromadzeń online. Nie trzeba mieć specjalnych sprzętów – wystarczy urządzenie mobilne z kamerą, mikrofonem i dostępem do internetu. Uczestnicy mogą wybrać preferowany język interfejsu. Całość posiedzenia można nagrać. Na życzenie klienta, usługodawca może potwierdzić wiarygodność głosowania kwalifikowaną pieczęcią firmową. Co więcej, dane osobowe uczestników zgromadzenia są całkowicie bezpieczne.
Dzięki tego rodzaju systemowi, bez problemu można przeprowadzić zgromadzenie wspólników online i w sprawny sposób działać w spółce.
