Wybór miasta na konferencję coraz rzadziej sprowadza się wyłącznie do znalezienia odpowiedniej sali, liczby pokoi hotelowych i dogodnego dojazdu. Organizatorzy patrzą na wydarzenie szerzej. Uczestnicy przyjeżdżający z różnych części Polski spędzają w danym miejscu często cały dzień, a podczas kilkudniowych spotkań także kilka wieczorów. Warto więc zastanowić się, co wydarzy się po ostatniej prezentacji, panelu dyskusyjnym czy warsztacie. Wrocław daje pod tym względem wiele możliwości, ponieważ część biznesową można stosunkowo łatwo połączyć ze zwiedzaniem, integracją, kolacją, rejsem czy mniej formalnym spotkaniem w centrum miasta.
To właśnie możliwość zbudowania całego programu wokół jednego wyjazdu jest jednym z największych atutów Wrocławia. W ciągu dnia uczestnicy mogą brać udział w konferencji lub szkoleniu, a wieczorem poznawać Rynek, spacerować nad Odrą, odwiedzić Ostrów Tumski albo przenieść spotkanie na pokład statku. Przy odpowiednim wyborze lokalizacji często nie trzeba nawet organizować skomplikowanych transferów. Miasto samo może stać się częścią scenariusza wydarzenia.
Konferencja nie musi kończyć się wraz z ostatnim slajdem
W wielu wydarzeniach firmowych część wieczorna jest traktowana jako dodatek. Najpierw powstaje program konferencji, rezerwowane są sale i noclegi, a dopiero później pojawia się pytanie: co zrobić z uczestnikami wieczorem? We Wrocławiu warto odwrócić tę kolejność i już podczas wyboru obiektu zastanowić się nad całym przebiegiem wydarzenia.
Jeżeli konferencja odbywa się w centrum, naturalnym przedłużeniem dnia może być spacer po Starym Mieście, kolacja w okolicach Rynku albo przejście w kierunku Odry i Ostrowa Tumskiego. Gdy wydarzenie zorganizowane jest w rejonie Hali Stulecia, program można budować wokół Wielkiej Wyspy, Parku Szczytnickiego, Pergoli czy innych atrakcji znajdujących się w tej części Wrocławia.
Takie podejście ma znaczenie nie tylko organizacyjne. Po kilku godzinach prezentacji uczestnicy zazwyczaj potrzebują zmiany otoczenia. Wyjście z hotelu lub centrum konferencyjnego, spacer i mniej formalna aktywność pomagają wyraźnie oddzielić część biznesową od integracyjnej. Wieczór przestaje być kolejnym punktem programu odbywającym się w tej samej sali, a zaczyna stanowić osobne doświadczenie.
Centrum Wrocławia daje dużą swobodę organizatorowi
Jednym z najłatwiejszych scenariuszy jest organizacja konferencji w hotelu lub obiekcie położonym w centrum Wrocławia. W takim przypadku po zakończeniu części merytorycznej uczestnicy mogą rozpocząć wieczorny program praktycznie od razu.
Rynek i otaczające go ulice oferują bardzo wiele możliwości. Można zaplanować zwykły spacer z przewodnikiem, grę miejską, zadania zespołowe, degustację albo przejście do restauracji. Jeżeli grupa przyjechała do Wrocławia po raz pierwszy, nawet stosunkowo krótki spacer pozwala pokazać jej najbardziej charakterystyczne miejsca miasta bez konieczności przeznaczania na zwiedzanie całego dnia.
To ważne szczególnie podczas krótkich wyjazdów firmowych. Organizator często nie może pozwolić sobie na dodatkowy dzień turystyczny. Jeżeli jednak konferencja kończy się o godz. 16.30 lub 17.00, do dyspozycji pozostaje jeszcze kilka godzin, które można wykorzystać znacznie ciekawiej niż na powrót uczestników bezpośrednio do pokojów hotelowych.
Rynek może być początkiem, a nie końcem wieczoru
Wrocławski Rynek jest naturalnym punktem orientacyjnym dla osób odwiedzających miasto. Wokół niego można zbudować wiele wariantów integracji. Najprostszy scenariusz to wspólny spacer i kolacja, ale program może być zdecydowanie bardziej angażujący.
Dobrym pomysłem jest gra miejska wykorzystująca charakterystyczne elementy Wrocławia. Uczestnicy mogą zostać podzieleni na zespoły i wykonywać zadania związane z historią miasta, architekturą, mostami czy wrocławskimi krasnalami. Tego typu aktywność nie wymaga bardzo intensywnego wysiłku fizycznego, dzięki czemu dobrze sprawdza się po całym dniu konferencji.
Inną możliwością jest spokojny spacer z przewodnikiem zakończony kolacją. W wydarzeniach dla kadry zarządzającej, klientów czy partnerów biznesowych często właśnie prostszy, bardziej elegancki program okazuje się lepszy niż rozbudowana rywalizacja zespołowa. Najważniejsze jest dopasowanie charakteru wieczoru do uczestników.
Ostrów Tumski po zmroku może stać się częścią programu
Wrocław daje także możliwość pokazania uczestnikom zupełnie innego oblicza miasta po zachodzie słońca. Jednym z najbardziej charakterystycznych miejsc jest Ostrów Tumski. Wieczorny spacer w tej części miasta może być ciekawym zakończeniem intensywnego dnia biznesowego.
Program można połączyć z wcześniejszą wizytą na Rynku lub spacerem wzdłuż Odry. Dzięki temu uczestnicy nie otrzymują klasycznej wycieczki turystycznej, lecz naturalnie przechodzą z konferencji do mniej formalnej części spotkania.
W przypadku wydarzeń organizowanych jesienią lub zimą trzeba oczywiście uwzględnić temperaturę, opady i wcześniejszy zachód słońca. Nie oznacza to jednak rezygnacji z programu miejskiego. Często wystarczy skrócić spacer i połączyć go z kolacją lub inną atrakcją pod dachem.
Planując wydarzenie w stolicy Dolnego Śląska, warto wcześniej sprawdzić dostępne sale konferencyjne we Wrocławiu oraz hotele konferencyjne we Wrocławiu, zwracając uwagę nie tylko na zaplecze biznesowe, ale także lokalizację względem atrakcji, restauracji i miejsc odpowiednich na wieczorną integrację.
Konferencja i rejs po Odrze? We Wrocławiu to naturalne połączenie
Odra jest jednym z elementów najbardziej wyróżniających Wrocław i warto wykorzystać ją również podczas wydarzeń firmowych. Rejs może stanowić główną atrakcję wieczoru albo tylko etap prowadzący uczestników z konferencji na kolację.
Taki scenariusz ma dużą zaletę: nie wymaga tworzenia skomplikowanego programu integracyjnego. Samo wejście na pokład, zmiana perspektywy i możliwość oglądania miasta od strony rzeki tworzą atmosferę inną niż ta znana z hotelowej sali konferencyjnej.
Przykładowy plan może być bardzo prosty. Konferencja kończy się późnym popołudniem, następnie grupa przechodzi nad Odrę, uczestnicy biorą udział w rejsie, a później udają się na kolację. W zależności od dostępnej oferty można również rozważyć bardziej rozbudowane wydarzenie odbywające się bezpośrednio na pokładzie.
W przypadku większych grup warto odpowiednio wcześniej sprawdzić pojemność jednostek, godziny rejsów, dostępność transportu oraz rozwiązania awaryjne na wypadek niesprzyjającej pogody.
Hala Stulecia i Wielka Wyspa dają zupełnie inny scenariusz
Wrocław nie oznacza wyłącznie konferencji organizowanych wokół Rynku. Bardzo ciekawą przestrzeń dla wydarzeń biznesowych stanowi rejon Hali Stulecia i Wielkiej Wyspy.
Sama Hala Stulecia jest jednym z najbardziej rozpoznawalnych obiektów miasta i znajduje się na liście światowego dziedzictwa UNESCO. W jej otoczeniu znajdują się także Pergola, Park Szczytnicki, Ogród Japoński oraz wrocławskie zoo. Dzięki temu organizator może zbudować program, w którym uczestnicy przez cały dzień pozostają w jednej części miasta, ale zmieniają charakter aktywności.
Po zakończeniu konferencji można zaplanować spacer, krótkie zwiedzanie lub przejście w stronę Pergoli. W sezonie dodatkową atrakcją mogą być pokazy Fontanny Multimedialnej. Z punktu widzenia organizatora jest to ciekawe rozwiązanie, ponieważ nie trzeba transportować uczestników przez cały Wrocław tylko po to, aby zapewnić im interesującą część wieczorną.
Hydropolis może wypełnić czas między konferencją a kolacją
Nie każdy program integracyjny musi kończyć się grą miejską czy imprezą do późnej nocy. W przypadku bardziej kameralnych spotkań, konferencji branżowych czy wyjazdów dla klientów ciekawą propozycją może być odwiedzenie Hydropolis.
Multimedialne centrum wiedzy o wodzie znajduje się w historycznym obiekcie i może być potraktowane jako atrakcja pomiędzy zakończeniem konferencji a późniejszą kolacją.
Taki układ dobrze sprawdza się również wtedy, gdy organizator chce uniknąć bardzo długiej przerwy. Uczestnicy kończą część biznesową, wspólnie jadą lub przechodzą do kolejnego punktu, spędzają tam określony czas, a następnie kontynuują wieczór. Cały program pozostaje uporządkowany i nie pojawia się kilkugodzinne „okno”, podczas którego grupa rozchodzi się po hotelu.
Wrocławskie krasnale jako pomysł na integrację
Jednym z symboli Wrocławia są krasnale rozsiane po wielu częściach miasta. Dla turystów stanowią atrakcję, natomiast dla organizatora wydarzenia mogą być gotowym punktem wyjścia do stworzenia gry miejskiej.
Grupy mogą otrzymać mapy, wskazówki lub zadania związane z odnajdywaniem konkretnych figurek. Do tego można dołączyć elementy fotograficzne, pytania o miasto albo zadania wymagające współpracy. Dzięki temu uczestnicy rzeczywiście poruszają się po Wrocławiu, zamiast wykonywać ćwiczenia integracyjne w zamkniętej sali.
Zaletą takiego rozwiązania jest również jego elastyczność. Program można skrócić do godziny albo rozbudować do kilku godzin. Może być lekki i humorystyczny albo bardziej wymagający. Wszystko zależy od charakteru wydarzenia.
Zabytkowy tramwaj może sam stać się atrakcją
Ciekawym sposobem na pokazanie Wrocławia jest również wykorzystanie komunikacji miejskiej lub zabytkowych pojazdów. W sezonie po mieście kursują turystyczne linie obsługiwane zabytkowymi tramwajami i autobusami.
Dla uczestnika przyjeżdżającego z innego miasta przejazd takim pojazdem może być znacznie ciekawszy niż zwykły transfer autokarem. Organizator zyskuje przy tym możliwość połączenia transportu z elementem zwiedzania.
Przy planowaniu wydarzeń zamkniętych należy oczywiście wcześniej sprawdzić aktualną możliwość wynajmu konkretnego pojazdu, trasę oraz warunki organizacyjne. Sam pomysł pokazuje jednak, że nawet przemieszczanie grupy pomiędzy poszczególnymi punktami programu nie musi być wyłącznie kwestią logistyczną.
Kolacja integracyjna nadal ma znaczenie
Przy wszystkich atrakcjach nie warto zapominać o najprostszym i często najważniejszym elemencie wieczoru — wspólnej kolacji. Dla wielu uczestników właśnie wtedy odbywają się rozmowy, na które podczas oficjalnych paneli i prezentacji zwyczajnie nie ma czasu.
Wrocław daje pod tym względem dużą swobodę. Restaurację można dobrać zarówno w centrum, jak i w innych częściach miasta. Warto jednak zwrócić uwagę nie tylko na menu, lecz także na możliwość przyjęcia całej grupy w wydzielonej przestrzeni, poziom hałasu, układ stołów czy czas potrzebny na dojście lub transfer.
Jeżeli celem wyjazdu jest networking, lepiej unikać miejsca, w którym uczestnicy zostaną podzieleni na wiele małych, odizolowanych stolików. Jeżeli natomiast chodzi przede wszystkim o integrację i swobodne rozmowy, odpowiednia restauracja może okazać się ważniejsza niż kolejna atrakcja wpisana do programu.
Dobrze zaplanowana integracja nie musi być bardzo długa
Jednym z błędów w programach konferencyjnych jest próba wypełnienia uczestnikom każdej minuty. Po ośmiu godzinach konferencji trzy kolejne atrakcje, kolacja i impreza do drugiej w nocy nie zawsze będą odebrane jako dodatkowa wartość.
Znacznie lepiej może sprawdzić się jeden wyraźny punkt wieczoru. Przykładowo: 90-minutowy spacer po Wrocławiu i kolacja. Albo rejs i kolacja. Albo gra miejska zakończona wspólnym posiłkiem.
Warto pozostawić również czas wolny. Część uczestników będzie chciała porozmawiać we własnym gronie, wrócić wcześniej do hotelu albo samodzielnie zobaczyć miasto. Dobrze przygotowany program powinien dawać taką możliwość.
Lokalizacja hotelu wpływa na koszty integracji
Program wieczorny trzeba brać pod uwagę już podczas wyboru hotelu lub centrum konferencyjnego. Obiekt oddalony od miejsca planowanej kolacji o kilka kilometrów może być tańszy, ale oszczędność szybko zniknie, jeżeli trzeba będzie zorganizować kilka transferów autokarowych.
Przy grupie liczącej kilkadziesiąt czy kilkaset osób logistyka zaczyna odgrywać bardzo dużą rolę. Każdy przejazd oznacza określoną godzinę zbiórki, sprawdzanie uczestników, oczekiwanie i ryzyko opóźnień.
Dlatego w przypadku Wrocławia warto zwrócić uwagę na możliwość organizacji znacznej części programu pieszo. Jeżeli hotel, sala konferencyjna, atrakcje i restauracje znajdują się stosunkowo blisko siebie, przebieg wydarzenia jest prostszy, a uczestnicy spędzają więcej czasu razem zamiast w autokarach.
Trzy przykładowe scenariusze konferencji we Wrocławiu
Konferencja w centrum i wieczór na Starym Mieście
Pierwszy wariant dobrze sprawdzi się podczas jednodniowej konferencji z noclegiem.
Od godz. 9.00 do 17.00 odbywa się część biznesowa. Po krótkiej przerwie uczestnicy wychodzą z hotelu i rozpoczynają spacer lub grę miejską. Trasa prowadzi przez Rynek i wybrane miejsca Starego Miasta. Około godz. 19.30 grupa spotyka się na wspólnej kolacji.
Taki program jest stosunkowo prosty i nie wymaga bardzo rozbudowanej logistyki.
Konferencja, Odra i kolacja
Drugi wariant wykorzystuje charakter Wrocławia jako miasta związanego z rzeką.
Po zakończeniu konferencji uczestnicy przechodzą lub są przewożeni do miejsca rozpoczęcia rejsu. Około godz. 18.00 rozpoczyna się rejs po Odrze. Po jego zakończeniu grupa udaje się na wspólną kolację.
W tym przypadku sama atrakcja pełni jednocześnie funkcję integracyjną i turystyczną.
Konferencja w rejonie Hali Stulecia
Trzeci scenariusz pozwala ograniczyć liczbę przejazdów.
Po zakończeniu części biznesowej uczestnicy mogą zobaczyć najbliższe otoczenie Hali Stulecia, przejść w stronę Pergoli albo Parku Szczytnickiego, a następnie udać się na kolację.
Ten wariant jest szczególnie ciekawy w cieplejszych miesiącach, kiedy większą część wieczoru można spędzić na zewnątrz.
Co trzeba sprawdzić przed zaplanowaniem części wieczornej?
Największym błędem byłoby potraktowanie atrakcji jako czegoś, co „jakoś się uda”. W praktyce część integracyjna wymaga podobnego przygotowania jak konferencja.
Trzeba sprawdzić czas przejazdów, możliwości przyjęcia konkretnej liczby osób, godziny otwarcia atrakcji, dostępność przewodników, pogodę, możliwości gastronomiczne oraz powrót uczestników do hotelu. Warto przygotować również plan awaryjny, szczególnie wtedy, gdy głównym punktem programu jest spacer, rejs lub aktywność na świeżym powietrzu.
Przy dużych grupach szczególnie istotny jest czas. Przejście 15 osób z hotelu do restauracji wygląda zupełnie inaczej niż przemieszczanie 200 uczestników konferencji.
Biznes i integracja powinny tworzyć jedno wydarzenie
Największy potencjał Wrocławia nie polega na tym, że można znaleźć tu długą listę atrakcji turystycznych. Podobne listy można przygotować dla wielu polskich miast. Znacznie ważniejsze jest to, że poszczególne elementy programu można ze sobą logicznie łączyć.
Konferencja może płynnie przejść w spacer. Spacer może zakończyć się nad Odrą. Rejs może doprowadzić do kolacji. Spotkanie organizowane w rejonie Hali Stulecia można połączyć z programem na Wielkiej Wyspie. Dzięki temu wieczorna integracja nie wygląda jak doklejony na końcu punkt harmonogramu.
To właśnie taki sposób planowania może zrobić największą różnicę w odbiorze całego wydarzenia.
Wrocław warto wykorzystać również po godzinie 17.00
Wybierając Wrocław na miejsce konferencji, warto spojrzeć poza samą ofertę sal i hoteli. Miasto może stać się dodatkową przestrzenią wydarzenia, a część integracyjna nie musi oznaczać wyłącznie kolacji w hotelowej restauracji.
Rynek, Ostrów Tumski, Odra, Hala Stulecia, Wielka Wyspa czy Hydropolis dają organizatorowi możliwość stworzenia kilku zupełnie różnych scenariuszy — od spokojnego wieczoru dla klientów po aktywną integrację dla zespołu.
Najważniejsze jest jednak odpowiednie planowanie. Jeżeli jeszcze przed wyborem obiektu wiadomo, gdzie uczestnicy spędzą wieczór, łatwiej dobrać lokalizację hotelu, ustalić harmonogram i ograniczyć liczbę transferów.
Wówczas konferencja przestaje być tylko kilkoma godzinami spędzonymi w sali. Staje się całym doświadczeniem związanym z miastem. I właśnie w takim modelu Wrocław może pokazać jeden ze swoich największych atutów: biznes w dzień i miasto, które wieczorem nadal ma uczestnikom bardzo wiele do zaoferowania.
