Kraków będzie gospodarzem MCE Central & Eastern Europe 2027, jednego z branżowych wydarzeń B2B skierowanych do organizatorów spotkań, konferencji, eventów i podróży incentive zainteresowanych regionem Europy Środkowo-Wschodniej. Forum odbędzie się w dniach 14–16 lutego 2027 roku w kompleksie Fabryczna City, a organizatorzy zapowiadają udział ponad 70 międzynarodowych hosted buyerów. Dla polskiej branży MICE będzie to nie tylko okazja do bezpośrednich rozmów biznesowych, lecz także możliwość pokazania Krakowa jako kompletnej destynacji konferencyjnej.
Formuła MCE Central & Eastern Europe została oparta na wcześniej umawianych spotkaniach pomiędzy dostawcami usług a osobami odpowiedzialnymi za organizację wydarzeń. Uczestniczący w forum dostawcy będą mogli odbyć nawet do 28 spotkań B2B z hosted buyerami, czyli przedstawicielami agencji eventowych, korporacji oraz stowarzyszeń poszukujących miejsc i partnerów do realizacji przyszłych projektów. W praktyce oznacza to intensywny networking nastawiony nie na przypadkowe rozmowy przy stoisku, ale na wcześniej zaplanowane kontakty biznesowe z potencjalnie zainteresowanymi klientami.
Międzynarodowi plannerzy przyjadą do Krakowa
Według informacji publikowanych przez Poland Convention Bureau i organizatora wydarzenia w Krakowie spodziewanych jest ponad 70 hosted buyerów. Znaczną część tej grupy mają stanowić przedstawiciele agencji, ale obecni będą również reprezentanci firm i stowarzyszeń organizujących konferencje, kongresy, spotkania biznesowe oraz wydarzenia incentive.
Uczestnicy mają przyjechać z wielu rynków europejskich i pozaeuropejskich, między innymi z Niemiec, Austrii, Szwajcarii, Wielkiej Brytanii, Irlandii, Francji, krajów Beneluksu i Skandynawii. Reprezentowane mają być również Europa Południowa, Ameryka Północna, Bliski Wschód i Azja.
Dla lokalnych hoteli, centrów konferencyjnych, DMC, PCO oraz innych firm obsługujących wydarzenia może być to cenna okazja do dotarcia bezpośrednio do osób, które na co dzień podejmują decyzje dotyczące wyboru destynacji, obiektów i partnerów lokalnych.
Nie tylko sala konferencyjna, ale całe miasto
Najciekawszym elementem MCE CEE 2027 jest jednak to, że Kraków ma być prezentowany nie tylko jako miejsce, w którym odbywa się forum, ale również jako część produktu eventowego. Uczestnicy mają poznawać lokalną infrastrukturę konferencyjną, ofertę hoteli, gastronomię, atrakcje oraz możliwości organizowania wydarzeń towarzyszących i czasu wolnego.
To dobrze pokazuje zmianę, która coraz wyraźniej zachodzi na rynku MICE. Organizatorzy dużych wydarzeń nie analizują już wyłącznie parametrów sali, liczby pokoi hotelowych czy wyposażenia technicznego. Coraz częściej oceniają całą destynację: dostępność komunikacyjną, atmosferę miasta, jakość gastronomii, możliwości integracji uczestników, ofertę kulturalną oraz to, co można zaproponować gościom po zakończeniu oficjalnej części wydarzenia.
W tym kontekście Kraków ma wiele elementów, które mogą być wykorzystane jako argument w rozmowach z zagranicznymi plannerami. Rozbudowana baza hotelowa, centra konferencyjne, historyczna przestrzeń miasta, oferta restauracyjna i kulturalna pozwalają budować program wydarzenia znacznie szerzej niż tylko wokół części konferencyjnej.
Fabryczna City jako miejsce spotkania branży
MCE Central & Eastern Europe 2027 ma odbywać się w kompleksie Fabryczna City, obejmującym między innymi Mercure Kraków Fabryczna City oraz Centrum Konferencyjne Fabryczna 13. To przestrzeń łącząca funkcje konferencyjne, hotelowe, gastronomiczne i rekreacyjne, dlatego dobrze wpisuje się w formułę wydarzenia, w której networking i doświadczenie uczestnika są równie istotne jak same spotkania biznesowe.
Tego rodzaju kompleks pozwala organizatorom ograniczyć konieczność przemieszczania się uczestników pomiędzy wieloma lokalizacjami. Spotkania, zakwaterowanie, posiłki, networking i część wydarzeń dodatkowych mogą odbywać się w jednym otoczeniu, co w przypadku międzynarodowego forum ma duże znaczenie organizacyjne.
Jednocześnie program MCE CEE ma wyjść poza sam obiekt. Zapowiadane są city tours, aktywności dodatkowe, wydarzenia networkingowe i prezentacje destynacji. Dzięki temu uczestnik nie tylko wysłucha prezentacji Krakowa, ale będzie miał możliwość doświadczyć miasta bezpośrednio.
Do 28 wcześniej zaplanowanych rozmów B2B
Mocną stroną wydarzenia jest model spotkań jeden na jeden. Dostawcy uczestniczący w MCE CEE 2027 będą mogli odbyć do 28 wcześniej umówionych rozmów biznesowych z hosted buyerami.
To zupełnie inny model niż tradycyjne targi, podczas których część kontaktów zależy od ruchu przy stoisku, przypadku lub intensywności działań handlowych prowadzonych przez wystawcę. Tutaj harmonogram jest przygotowywany wcześniej, a uczestnicy otrzymują konkretne możliwości spotkania z osobami potencjalnie zainteresowanymi współpracą.
Dla obiektów konferencyjnych, hoteli czy lokalnych organizatorów może to oznaczać możliwość przedstawienia swojej oferty w bardziej konkretnym kontekście. Zamiast ogólnej promocji destynacji można rozmawiać o rzeczywistych planach wydarzeń, potrzebach klientów, liczbie uczestników, logistyce czy oczekiwaniach dotyczących programu dodatkowego.
Kraków będzie miał okazję sprzedać doświadczenie
Największą wartością wydarzenia może być jednak coś, czego nie da się w pełni pokazać w katalogu, prezentacji czy podczas rozmowy online. Hosted buyerzy będą przez kilka dni przebywać w Krakowie i sami oceniać, jak funkcjonuje miasto jako miejsce organizacji wydarzeń.
To właśnie ten element coraz częściej decyduje o skuteczności promocji destynacji MICE. Planner może znać dane dotyczące liczby hoteli, pojemności sal czy dostępności lotów, ale dopiero pobyt na miejscu pozwala mu zobaczyć odległości, standard obsługi, atmosferę miasta czy realne możliwości organizacji programu po konferencji.
Jeżeli uczestnik w ciągu kilku dni zobaczy dobry obiekt, sprawnie działającą logistykę, interesujące miejsca na wieczorne wydarzenia i atrakcyjną ofertę gastronomiczną, Kraków może przestać być dla niego jedną z wielu potencjalnych lokalizacji, a stać się konkretną propozycją dla kolejnego projektu.
Znaczenie dla polskiego rynku MICE
Organizacja MCE Central & Eastern Europe 2027 w Polsce może mieć znaczenie szersze niż promocja samego Krakowa. Międzynarodowe wydarzenie branżowe przyciąga osoby, które mogą w kolejnych latach rozważać organizację konferencji, kongresów, spotkań korporacyjnych i wyjazdów incentive również w innych częściach kraju.
Polska branża ma dzięki temu możliwość bezpośredniego zaprezentowania swojej oferty zagranicznym organizatorom, a jednocześnie budowania relacji, które często stanowią początek dłuższego procesu sprzedaży. Decyzje o lokalizacji dużych wydarzeń rzadko zapadają po jednym spotkaniu, dlatego obecność międzynarodowych plannerów na miejscu może mieć znaczenie także w perspektywie kolejnych sezonów.
MCE CEE 2027 będzie więc nie tylko wydarzeniem branżowym, ale także swoistą prezentacją polskiej oferty konferencyjnej w praktyce.
Destynacja coraz ważniejsza przy wyborze miejsca wydarzenia
Przykład Krakowa dobrze pokazuje szerszy kierunek rozwoju rynku MICE. Coraz trudniej konkurować wyłącznie liczbą metrów kwadratowych sali konferencyjnej albo standardem hotelu. Podobnych obiektów na europejskim rynku jest wiele. Różnicę coraz częściej tworzy otoczenie wydarzenia.
Organizatorzy patrzą więc na możliwość połączenia konferencji z networkingiem, gastronomią, aktywnościami integracyjnymi czy poznawaniem miasta. Wydarzenie zaczyna się od momentu przyjazdu uczestnika, a nie dopiero od pierwszego wystąpienia na scenie. Kończy się natomiast później niż ostatni punkt oficjalnego programu.
Dlatego zaplanowane na luty 2027 roku MCE Central & Eastern Europe może być dla Krakowa czymś więcej niż kilkudniowym spotkaniem branży. To możliwość pokazania zagranicznym organizatorom, że produktem MICE nie jest pojedyncza sala czy hotel, ale całe doświadczenie związane z pobytem w mieście.
Jeżeli właśnie taki obraz Krakowa zapamiętają uczestnicy, efekty wydarzenia mogą być widoczne jeszcze długo po zakończeniu ostatniego spotkania B2B.
