Na konferencję można pojechać po wiedzę, inspirację albo informacje o nowych trendach. Dla przedsiębiorcy bardzo często równie ważny jest jednak jeszcze jeden element wydarzenia – możliwość poznania ludzi, z którymi w przyszłości można zrobić biznes. Właśnie dlatego networking od lat pozostaje jednym z najważniejszych powodów uczestnictwa w konferencjach, targach, kongresach i spotkaniach branżowych. Czasem jedna rozmowa przeprowadzona podczas przerwy kawowej okazuje się bardziej wartościowa niż kilka godzin prezentacji.
Nie oznacza to jednak, że samo pojawienie się na wydarzeniu automatycznie przyniesie nowych klientów. Skuteczny networking wymaga przygotowania, otwartości i przede wszystkim odpowiedniego podejścia do ludzi. Osoba, która przychodzi na konferencję wyłącznie po to, aby rozdać jak najwięcej wizytówek i opowiedzieć wszystkim o swojej ofercie, może wrócić z wydarzenia z pełną kieszenią kontaktów, z których nigdy nic nie wyniknie. Znacznie lepsze efekty daje skupienie się na jakości rozmów i budowaniu relacji.
Konferencja skraca dystans między firmami
Jedną z największych zalet wydarzeń biznesowych jest możliwość spotkania w jednym miejscu osób, do których w normalnych warunkach trudno byłoby dotrzeć. Na konferencji można spotkać właścicieli firm, dyrektorów, specjalistów odpowiedzialnych za zakupy, ekspertów, przedstawicieli mediów, dostawców czy potencjalnych partnerów.
W codziennej działalności dotarcie do takich osób często oznacza wysyłanie wiadomości, telefonowanie do sekretariatu albo próbę nawiązania kontaktu przez LinkedIn. Podczas konferencji bariery są znacznie mniejsze. Przedsiębiorca, z którym trudno byłoby umówić półgodzinne spotkanie, może akurat stać obok przy ekspresie do kawy albo czekać na rozpoczęcie kolejnego panelu.
To właśnie w takich sytuacjach często zaczynają się wartościowe relacje biznesowe.
Bezpośrednie spotkanie ma także tę przewagę, że pozwala szybko zbudować podstawowe zaufanie. W przypadku wiadomości wysłanej do nieznanej firmy odbiorca widzi przede wszystkim nazwę nadawcy i ofertę. Podczas rozmowy poznaje człowieka, jego sposób komunikacji, wiedzę i podejście do biznesu. To może znacznie ułatwić późniejsze rozmowy handlowe.
Networking to coś więcej niż wymiana wizytówek. To świadome budowanie relacji, które mogą prowadzić do nowych klientów, partnerstw i ciekawych możliwości zawodowych. Sprawdź, czym jest networking, jak działa w praktyce i dlaczego warto rozwijać sieć kontaktów podczas konferencji oraz spotkań biznesowych.
Networking to nie sprzedaż przy pierwszym spotkaniu
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych podczas konferencji jest traktowanie każdej poznanej osoby jak potencjalnego klienta, któremu trzeba natychmiast coś sprzedać.
Rozmowa rozpoczynająca się od prezentacji oferty zazwyczaj nie tworzy dobrych warunków do budowania relacji. Znacznie skuteczniejsze jest zainteresowanie się drugą osobą.
Można zapytać, czym zajmuje się jej firma, jakie wyzwania obecnie przed nią stoją, co zainteresowało ją w programie konferencji albo z jakiego powodu zdecydowała się wziąć udział w wydarzeniu. Z takich pytań często naturalnie wyłaniają się tematy, przy których można opowiedzieć również o własnym biznesie.
Dzięki temu rozmowa nie wygląda jak prezentacja handlowa.
Dobra relacja networkingowa może przebiegać według bardzo prostego schematu:
rozmowa → poznanie potrzeb → znalezienie wspólnego tematu → wymiana kontaktów → dalsza rozmowa → potencjalna współpraca.
W praktyce właśnie takie podejście pozwala budować kontakty, które nie kończą się kilka minut po wymianie wizytówek.
Lepiej odbyć pięć wartościowych rozmów niż zebrać pięćdziesiąt kontaktów
Networking przez wiele lat kojarzył się przede wszystkim z liczbą zebranych wizytówek. Dzisiaj coraz większe znaczenie ma jakość kontaktów.
Osoba uczestnicząca w konferencji nie powinna więc stawiać sobie celu: „zdobędę 50 wizytówek”. Znacznie rozsądniejszym założeniem będzie przeprowadzenie kilku konkretnych rozmów z ludźmi, z którymi rzeczywiście istnieje przestrzeń do dalszego kontaktu.
Może to być potencjalny klient, ale równie dobrze partner technologiczny, podwykonawca, ekspert, dostawca albo przedsiębiorca działający na tym samym rynku.
Czasami właśnie takie kontakty okazują się najbardziej wartościowe. Firma może dzięki nim wejść w nowy segment rynku, wspólnie przygotować ofertę, zorganizować wydarzenie, stworzyć raport branżowy albo otrzymać polecenie do klienta, do którego samodzielnie bardzo trudno byłoby dotrzeć.
Networking warto rozpocząć jeszcze przed konferencją
Najbardziej efektywni uczestnicy wydarzeń biznesowych często nie zaczynają networkingu dopiero po wejściu do sali konferencyjnej. Przygotowują się wcześniej.
Warto sprawdzić program wydarzenia, prelegentów, partnerów, sponsorów oraz wystawców. Jeśli organizator udostępnia aplikację konferencyjną lub listę uczestników, można wcześniej zobaczyć, które firmy będą obecne.
Nie chodzi o przygotowanie szczegółowej listy osób, które za wszelką cenę trzeba „złapać” podczas przerwy. Wystarczy wytypować kilka firm lub branż, z którymi szczególnie warto porozmawiać.
Dobrze również zastanowić się, jak w dwóch lub trzech zdaniach przedstawić własną działalność. Taki opis powinien być prosty i zrozumiały. Zamiast wymieniać wszystkie usługi firmy, lepiej powiedzieć, komu się pomaga i jaki problem się rozwiązuje.
Dzięki temu druga osoba znacznie szybciej zrozumie, czy istnieje przestrzeń do dalszej rozmowy.
Najlepszy networking nie zawsze odbywa się na sali konferencyjnej
Organizatorzy coraz częściej świadomie projektują przestrzenie wydarzeń w taki sposób, aby uczestnicy mieli możliwość swobodnej rozmowy. Dlatego tak ważne są foyer, strefy kawowe, przestrzenie lounge, restauracje, tarasy czy miejsca wspólnych posiłków.
Paradoksalnie bardzo często najważniejsze kontakty podczas konferencji nie powstają w czasie oficjalnej sesji networkingowej.
Zaczynają się w kolejce po kawę, podczas lunchu albo przed wejściem na kolejną prelekcję.
W takich sytuacjach rozmowa jest mniej formalna i łatwiej rozpocząć ją od prostego komentarza dotyczącego wydarzenia. Właśnie dlatego w przypadku konferencji biznesowych ogromne znaczenie ma nie tylko główna sala, lecz również cała infrastruktura obiektu.
Dobre miejsce na konferencję powinno umożliwiać uczestnikom spotkanie poza częścią oficjalną. Czasami kilka wygodnych stolików, przestronne foyer albo wspólna strefa gastronomiczna mogą mieć dla biznesowych rezultatów wydarzenia większe znaczenie niż kolejny element technicznego wyposażenia sceny.
Jeden kontakt może otworzyć dostęp do całej sieci biznesowej
W networkingu warto patrzeć szerzej niż tylko przez pryzmat bezpośredniej sprzedaży.
Osoba poznana podczas konferencji może nigdy nie zostać klientem firmy, ale za kilka miesięcy może polecić ją swojemu partnerowi biznesowemu. Może również zaprosić przedsiębiorcę do wspólnego projektu, przedstawić go potencjalnemu inwestorowi albo przekazać kontakt do firmy poszukującej dokładnie takiej usługi.
Właśnie dlatego sieć kontaktów jest jednym z najważniejszych kapitałów biznesowych.
W wielu branżach decyzje zakupowe podejmowane są również przez kilka osób. Handlowiec może rozmawiać z jedną osobą w firmie, ale później decyzję muszą zaakceptować jej przełożeni, dział finansowy, dział techniczny lub zarząd. Konferencje umożliwiają czasem poznanie kilku przedstawicieli tej samej organizacji, dzięki czemu firma przestaje być anonimowym dostawcą.
Konferencje pomagają znajdować nie tylko klientów
Networking może przynosić rezultaty, które na początku trudno przewidzieć.
Podczas konferencji można znaleźć partnera do wspólnego projektu, firmę uzupełniającą własną ofertę, dostawcę technologii, podwykonawcę albo eksperta potrzebnego do realizacji konkretnego zlecenia.
Dwie firmy obsługujące podobnych klientów, ale oferujące inne usługi, mogą zacząć wzajemnie się polecać. Agencja marketingowa może nawiązać współpracę z firmą tworzącą oprogramowanie. Hotel może poznać organizatora wydarzeń, który w kolejnych latach będzie regularnie korzystać z jego sal. Firma szkoleniowa może nawiązać kontakt z ekspertem, który zostanie później prowadzącym kilku projektów.
Networking może także prowadzić do wspólnego marketingu. Firmy poznane podczas wydarzenia mogą przygotować razem webinar, artykuł ekspercki, raport, szkolenie lub konferencję.
Dlatego przedsiębiorca jadący na wydarzenie z nastawieniem wyłącznie na pozyskanie klientów może nie zauważyć wielu innych możliwości.
Najważniejsza część networkingu zaczyna się po powrocie z konferencji
Spotkanie jest dopiero początkiem.
Jednym z największych błędów jest powrót z konferencji z kilkunastoma kontaktami i pozostawienie ich bez dalszego działania. Po kilku tygodniach druga osoba może już nie pamiętać, gdzie i w jakich okolicznościach doszło do rozmowy.
Dlatego warto wykonać szybki follow-up.
Nie powinien jednak wyglądać jak automatyczna kampania sprzedażowa. Znacznie skuteczniejsza będzie krótka, spersonalizowana wiadomość odnosząca się do konkretnej rozmowy.
Można przypomnieć temat, o którym rozmawiano, przesłać obiecany materiał, podesłać interesujący raport albo zaproponować krótkie spotkanie online.
Jeżeli podczas konferencji rozmowa dotyczyła konkretnego problemu biznesowego, follow-up może być naturalnym przedłużeniem tej rozmowy.
Znacznie lepiej napisać:
„Rozmawialiśmy podczas konferencji o planach rozwoju Państwa firmy na rynku niemieckim. Wspominałem o jednym rozwiązaniu, które może być pomocne. Przesyłam materiał, o którym mówiłem.”
niż:
„Miło było Pana poznać. W załączniku przesyłam pełną ofertę naszej firmy.”
Różnica jest ogromna. Pierwsza wiadomość przypomina relację. Druga wygląda jak kolejna wiadomość sprzedażowa.
Rezultaty networkingu często pojawiają się po miesiącach
Nie każda dobra rozmowa podczas konferencji zakończy się zapytaniem ofertowym w następnym tygodniu.
W biznesie B2B proces podejmowania decyzji może trwać miesiącami. Firma poznana jesienią może potrzebować konkretnej usługi dopiero wiosną. Wtedy jednak znacznie łatwiej zwrócić się do osoby, którą już się zna, niż rozpoczynać poszukiwanie całkowicie nowego dostawcy.
Dlatego warto utrzymywać relacje również wtedy, gdy aktualnie nie ma możliwości sprzedaży.
Może wystarczyć kontakt na LinkedIn, przesłanie od czasu do czasu ciekawego materiału albo ponowne spotkanie podczas kolejnej konferencji.
W ten sposób pojedyncza rozmowa zamienia się w znajomość, a znajomość może po pewnym czasie przekształcić się we współpracę.
Czy networking podczas konferencji można mierzyć?
Tak. Szczególnie jeżeli firma regularnie wysyła swoich przedstawicieli na wydarzenia albo uczestniczy w nich jako wystawca.
Po konferencji można analizować między innymi liczbę wartościowych rozmów, wymienionych kontaktów, wykonanych follow-upów, umówionych spotkań, zapytań ofertowych oraz projektów, które ostatecznie powstały dzięki wydarzeniu.
Nie każdy efekt musi mieć jednak charakter sprzedażowy.
Warto również zapisywać nowe partnerstwa, polecenia, kontakty medialne czy relacje z ekspertami. Dzięki temu łatwiej ocenić, które wydarzenia rzeczywiście przynoszą firmie wartość i w których warto uczestniczyć ponownie.
Konferencja może być początkiem wieloletniej współpracy
Networking nie powinien być traktowany jako sztuka szybkiego zdobywania wizytówek. Jego prawdziwa wartość polega na budowaniu sieci ludzi, którzy wiedzą, czym zajmuje się firma i z czym można się do niej zwrócić.
Dobra konferencja tworzy do tego wyjątkowo sprzyjające warunki. W jednym miejscu spotykają się ludzie mający podobne zainteresowania zawodowe, problemy i cele biznesowe. Dzięki temu znalezienie wspólnego tematu jest znacznie łatwiejsze niż podczas przypadkowego kontaktu.
Nie każda rozmowa przyniesie klienta. Nie każda znajomość zakończy się współpracą. Czasami jednak wystarczy jedna osoba poznana podczas przerwy kawowej, aby kilka miesięcy później pojawił się nowy kontrakt, wspólny projekt albo wejście na zupełnie nowy rynek.
I właśnie dlatego podczas dobrej konferencji warto słuchać nie tylko tego, co dzieje się na scenie. Równie ważne może być to, kto siedzi obok.
